Mintegy százötven cég osztozhat a rendezvényszervezés piacán forgó évi 3-4 milliárd forintos rendezvénybevételen – mondja Novák László, a Gála Party Service Kft. ügyvezető igazgatója. A V.I.P. Arts Kft. illetékese, Bán Teodóra szerint, ha a rendezvények teljes körű kivitelezésének – így a pályáztatásoknak, a kampányoknak, a kiadványoknak, a hirdetéseknek – a költségeit is tekintetbe vesszük, még nagyobb összegről beszélhetünk. Felbecsülni azért nehéz, mert a szakma és a piac igen heterogén, az esemény kivitelezésétől, célközönségétől, helyszínétől és közreműködőitől függően hatalmas eltérések lehetségesek a végösszeget tekintve. Rendezhetnek zártkörű, tucatnyi embernek szóló partit, több száz fős bált és több tízezres fesztivált. Ezt felismerve a cégek nagy része is specializálódott, és csupán egyes kategóriákon belül tekinthetők profinak.

Profik és élelmesek

A rendezvényszervezői piac első szereplői a rendszerváltás előtti gyorsan ébredők; azok, akik az egykori nagy, állami tulajdonban lévő szállodák bankettjeiről még időben „kimentették”, amit lehetett, és beindították a „saját eszközpark”-ra épülő, kitelepüléses vendéglátást. Novák László szerint a tanult menedzserek a rendszerváltás után jelentek meg. Ők felépítették minőségre törekvő cégeiket, ahol a nyereség visszaforgatása és a képzés volt a legfontosabb. Kezdetben még a cégalapítók is aktívan részt vállaltak a napi munkában, később a szervezet átalakításával kiléptek a közvetlen „termelésből”, és az ügyfélkapcsolat javításán dolgoztak. Utóbbinak a rendszerváltozást megelőzően nem volt oly meghatározó szerepe, mint manapság, ugyanis akkor a kereslet jóval nagyobb volt a kínálatnál.

A mai kínálati piacon a megrendelő már számos jelölt közül választhat, és – a szakma bizalmi jellegéből fakadóan – csak a jó minőséget nyújtó, üzletileg korrekt szervezők képesek megtartani ügyfeleiket.

Új megrendelések megszerezése érdekében azonban beszállnak a versenybe a tapasztalatlan, ám alkalmi üzleti lehetőséget sejtő cégek is, amelyek olykor az etikátlan eszközöktől, a hamis ígéretektől sem riadnak vissza. Ezek azonban semmiképpen nem keverendők össze azokkal a gyorsan reagáló kisebb, kreatív, ügynökségként működő társaságokkal, amelyek egy-egy projektre szervezik meg kapacitásukat, vonzóbb kínálatot nyújtva, mint az olykor lomha, komoly apparátust fenntartó, nagy rendezvényszervező cégek.

Nehéz meglepni őket

Novák László három nagy csoportba sorolja a rendezvényeket: privát, protokoll és üzleti. A privát szféra megrendelései az elmúlt öt-hat évben látványosan megszaporodtak, egyre több magánember szervez kerti partit, családi összejövetelt.

A megrendelések elnyerése terén tehát a cégek a következő erényekben – ha rendelkeznek ilyesmivel – bízhatnak: minőség, megbízhatóság, gyorsaság, jó ügyfélkapcsolat és kreativitás.

– Ne vegye szerénytelenségnek, de nem tudnak meglepni bennünket – fogalmaz Novák László. – Rendeztünk már esküvőt a János-hegyi kilátónál, a Monarchia hangulatát idéző századfordulós bált, továbbá szocialista bulit lepukkant művelődési házban, gyárcsarnokban, szándékosan alkalmazott negyvenwattos égők által „okozott” félhomályban. A trendet azonban, hogy milyen egy komoly, színvonalas rendezvény, még mindig az állami szféra megrendelései jelzik.

– A nagy állami és kulturális események terén azonban egyre szigorúbbak a pályáztatási szabályok, már csak az uniós csatlakozás miatt is – teszi hozzá Bán Teodóra.

Helyszínek, ételek, italok

Az ismert, népszerű helyeket – ilyen a Néprajzi Múzeum, a Gellért Szálloda, a Millenáris Park, az Iparművészeti Múzeum, az Opera – nemegyszer már az előző év nyarán lekötik helyszínként, egész évre előre.

– Egy szezonban több kisebb esemény mellett négy–hat nagy bált rendezünk – felel a Piac és Profit kérdésére Szűcs Pál, a Gellért Szálloda éttermi igazgatója. – Előnyben részesítjük, ha az alapítványok, cégek, kamarák közvetlenül keresnek fel bennünket, és nem rendezvényszervező cégen keresztül jut el hozzánk a megrendelés. Ráadásul így kedvezőbb feltételekben is meg lehet velünk állapodni, megspórolva a szervezői jutalékot.

Ebben a szakmában tehát nem érvényesül az, hogy ha valaki nagyobb megrendelő – mint például az idegenforgalomban az utazási iroda –, akkor jobb árakat érhet el. Ami egyébként az árakat illeti: az Operaház kibérlése 4-5 millió, a Vigadóé 1,5-2 millió forintba kerülhet, a kisebb helyeké 150–450 ezer forintos összegből megúszható. Nyolcvan-száz vendég átlagos rendezvényén az étel-ital 5–9 ezer forint fejenként. A zenekarok ára 50–150 ezer, a fény- és hangtechnikáé 200–300 ezer forintra tehető.

A terembérletet természetesen sok egyéb befolyásolja: másképp számolnak, ha csak a helyszínt kérik, és máshogyan, ha egy adott konferencia résztvevői naponta háromszor a szálláshelyen étkeznek. Egy átlagos, kétszáz fős rendezvény professzionális és gördülékeny megszervezéséhez legkevesebb hét-nyolcmillió forintra van tehát szükség.

A bálozás reneszánsza

A bálozás – amely manapság sem olcsó mulatság – újra a társasági élet szerves része. Magyarországon évente mintegy harminc nagyobb bált rendeznek; a kisebb fővárosi és vidéki rendezvények számát pedig becsülni is nehéz.

A hazai csúcsrendezvény az Operabál, büdzséje százmilliós nagyságrendű. A szervező Boavi Kft. illetékese, Maráczi Ákos szerint a vállalkozás így is csak néhány éve lett nyereséges, annak köszönhetően, hogy már nem kell újra és újra elkészíteni a rendkívül drága díszleteket. A legnagyobb költséget az illusztris vendégek és neves előadók meghívása, valamint a nagyterem táncparketté történő kialakítása jelenti. A páholyjegyek 800 euróért kaphatók, 400 euró a különtermi jegy és 200 az úgynevezett sétálójegy, ebben szabad italfogyasztás van, a vacsorát pedig meg lehet pluszként rendelni. Az Operabál látogatóinak mintegy harminc százaléka külföldi, körülbelül kétezer-ötszáz főre számítanak évente, és a jegyek kilencven százaléka már decemberben elkel.