hirdetés

Hogyan javítják a vállalkozások a távoli kommunikációs folyamatokat?

2020-ban semmi sem biztos, mint az, hogy a távmunka hosszabb ideig marad velünk - és ráadásul nagyobb mértékben. Így a kommunikáció továbbra is hatalmas kihívást jelent. Hogyan javíthatják a vállalkozások?
hirdetés

Távmunka 2020-ban

2020 új kihívásokat hozott szinte minden iparág számára. Amikor az óriások és a kis startupok márciusban irodákból otthonokba költöztek, kevesen számíthattak arra, hogy valószínűleg örökre elbúcsúzunk a távmunka átmeneti jellegétől. Jelenleg a munkavállalók 75%-a állítja, hogy az otthoni munkavégzés első heteiben megtartotta vagy növelte a termelékenység szintjét (a BCG felmérése szerint), és 55%-uk új munkaadót keresne, ha a jelenlegi munkáltató már nem engedné meg, hogy "home office" módban végezzenek feladatokat (az OWL Labs kutatása szerint).

A távmunka növeli a hatékonyságot, lehetővé teszi az idő hatékonyabb felhasználását, nem igényli az ingázást, de az erre az üzemmódra váltás bizonyos kellemetlenségekkel is jár. Figyelembe véve, hogy a "home office" kisebb-nagyobb mértékben örökre velünk lesz, megfelelő módszereket kell kidolgozni a vele kapcsolatos későbbi folyamatok javítására.

Company employees sitting at conference table in office having online meeting with their director using desktop computer. Happy senior executive controlling his workers video calling them from home

Kommunikáció távmunkában

Milyen nehézségekkel kell megküzdenie mind a vezetőknek, mind a többi alkalmazottnak, miután átálltak az "home office-ra"? Az otthon dolgozó emberek a kommunikációs problémákat jelzik e mód második legnagyobb kihívásaként, közvetlenül azután, hogy olyan helyzeteket kezelnek, amelyek elvonják a figyelmüket a feladataiktól. A ZDNet felmérése szerint az alkalmazottak 35%-a fél a csapattagokkal vagy az ügyfelekkel való távoli együttműködéstől. Az, hogy egy fórumon nem lehet feltenni egy kérdést, vagy gyorsan megbeszélni egy projektet egy szomszéd kollégával, frusztrációt és következésképpen rosszabb eredményeket okozhat. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a megfelelő eszközök bevezetése lehetővé teszi a problémamentes kommunikációt.

A vállalatok által bevezetett egyik legnépszerűbb megoldás a videohívások. Az egyes osztályok naponta üléseznek, hogy megvitassák az aktuális feladatokat, mások inkább heti összefoglalót adnak az elértekről és a kudarcokról. Videokonferenciát kínál például a Google Workspace csomag (korábban G Suite). A Google Meet teljes mértékben integrálódik a Google Naptárba és a Gmailbe, így az értekezletek ütemezése másodperceket vesz igénybe. Akár 250 ember is részt vehet a konferencián, amely lehetővé teszi, hogy ne csak szűk csoportokban beszéljenek, hanem ismétlődő alapon is találkozzanak a vállalatokkal.

Kommunikáció az ügyfélszolgálatban

A kommunikáció azonban nem csak a problémák megvitatásáról szól, hanem a hatékony együttműködés lehetőségéről is. Ez nagy kihívást jelent, például az ügyfélszolgálati részlegek számára. A különböző csatornákon keresztül érkező lekérdezések kezelése sok fegyelmet és jó munkamegosztást igényel. Manapság ez szinte lehetetlen az omnichannel eszköz használata nélkül, amelynek egy példája lehet a Zendesk.

Mit nyerünk vele? A távolról dolgozó ügyfélszolgálat egy helyen gyűjthet információkat az ügyfélről, amelyeket különféle hírvivőktől gyűjtenek: élő csevegéssel a weboldalon, csevegéseken a közösségi médiában vagy e-mailen keresztül. Az alkalmazottaknak már nem kell manőverezniük az eszközök között, hogy adatokat gyűjtsenek az ügyfélről, és megbízhatóan kezeljék a problémáját. Sőt, az ügynökök hatékonyan kommunikálhatnak egymással a válasz gyorsabb kialakítása érdekében. Ezt a megoldást olyan óriások használják, mint a Tesco és az Udemy.

Marketing és kommunikáció

A marketing, mint a kevés iparág egyike, megengedheti magának a távmunkára való teljes átállást anélkül, hogy ez negatív következményekkel járna az elvégzett feladatok minőségére nézve. A tartalommarketing, a közösségi média és a pozicionálás függetlenül attól, hogy a csapat úgy dönt, hogy otthon vagy az irodában dolgozik. Ebben az esetben azonban az alkalmazottaknak hiányozhat a kreatív munkához jól használható dinamikus kommunikáció.

Hogyan birkóznak meg a marketing részlegek ezzel a kihívással? Bevált módszer a teljes részleg (vagy annak egyes tagjai) munkája egy dokumentumon - mindezt távoli módban. A Google Workspace eszközei is jól működnek ezen a területen. Rendkívül fontos, hogy az úgynevezett elosztott csapatok képesek legyenek valós időben szerkeszteni a dokumentumokat. Ennek köszönhetően hatékonyan elkészíthetjük a szöveg vázlatát, és a dokumentumon belül folyamatosan megvitathatjuk a különféle kérdéseket online módban. A Google Workspace eszközei kiküszöbölik a fájlok e-mailben történő küldésének és a bennük bekövetkező változások keresésének szükségességét. Az alkalmazottak hozzáférnek a dokumentum legújabb verziójához, és megtekinthetik a dokumentumban bekövetkezett összes frissítést is.

A webes szemináriumok vagy cikkek összefogásán túl a marketing részlegek biztonságosan tárolják a fájlokat és megoszthatják azokat a Google Drive-on. A fényképeket, videókat és más fájlokat biztonságos adatközpontokban lehet tárolni. Csak a csapattagok vagy mások, akikkel együtt kívánnak működni a fájlban, hozzáférhetnek a tartalomhoz.

HR távoli módban

Az otthoni munkavégzés sem a legegyszerűbb munka a HR osztályokon is. Számos szakember számára kihívást jelent a távoli toborzás lebonyolítása és a munkavállalók magas moráljának biztosítása a közvetlen kapcsolat felvételének lehetősége nélkül. Azonban, mint a Fishbowl kutatása megerősíti, a HR alkalmazottak több mint a fele nem támogatja a visszatérés az irodába. Ez azt jelenti, hogy az általuk használt eszközök elegendőek feladataik ellátásához a nappaliból, a teraszról vagy a világ bármely pontjáról.

Milyen megoldások lehetnek hasznosak a HR osztályokon?

A felelősségek nagy részét, például az állásinterjúk előkészítését, lebonyolítását és elemzését, szétszórt csapat végezheti el. A beszélgetési jegyzeteket el lehet menteni, majd meg lehet osztani más toborzókkal a Google Dokumentumokban. A táblázatok pedig lehetővé teszik számos pályázó interjútervének elkészítését, későbbi értékelését és beszámolását. Maguk a távhívások viszont a Google Meet-en keresztül hajthatók végre. Az interjú során a jelentkezőnek átadhatunk egy dokumentumot, amelyben felkérést kapunk a feladat elvégzésére és valós idejű értékelésére. Ily módon a személyes találkozók már nem feltétlenül szükségesek.

Hol találnak magyar vállalatok ismereteket és inspirációt a távmunkáról?

A járvány kitörése elárasztotta az internetet az önjelölt szakértők hullámával a távmunka, a kommunikáció és az online értékesítés területén. Nincs ebben semmi baj, ha nem az a tény, hogy ezen emberek többségének kevés tapasztalata van többek között az elosztott csapatokkal való munkában.

A Fly On The Cloud észrevette ezt a hiányosságot, ezért rendszeres események és webes szemináriumok révén oktatja a magyar piacot, amelyek során az előadók többek között a Google-lel megosztják tapasztalataikat és értékes tanácsaikat a távmunka területén a felhő előnyeinek felhasználásával kapcsolatban.

 

hirdetés

Véleményvezér

Erősödik a nemzeti valuta és nő a tanárok fizetése a közelben

Erősödik a nemzeti valuta és nő a tanárok fizetése a közelben

Úgy néz ki a csehek pont fordítva csinálnak mindent, mint mi, pedig a szankciós politika őket ugyanúgy érinti, mint minket.
Megfenyegették Hadházy Ákost

Megfenyegették Hadházy Ákost

A falusi szálláshely pályázatból kastélyt építő fideszes polgármester megfenyegette Hadházy Ákos független országgyűlési képviselőt.
Hogyan soroznak az ukránok?

Hogyan soroznak az ukránok?

A rém és álhírek minden háborúnak természetes velejárói. Ezek között kiigazodni viszont fontos egy végzetes konfliktus idején.
Korrupció elleni front indult Ukrajnában

Korrupció elleni front indult Ukrajnában

Szomorú, de a nagy számok azt mutaják, hogy a korrupció nyugatról keletre tartva csak egyre nő. Hogyan lehetne megállítani?
Mi történne ha holnap megszűnnének az ársapkák itthon? Pontos számítás

Mi történne ha holnap megszűnnének az ársapkák itthon? Pontos számítás

Nagy vitatéma, hogy hasznosak-e az ársapkák, vagy nem. A benzin esetében nagy volt a bukta, de kérdés, mi lenne az élelmiszerek esetében.
Imádja a közpénzből vett luxust a fideszes polgármester

Imádja a közpénzből vett luxust a fideszes polgármester

Pétervására város fideszes polgármestere nemcsak kastélyt épített uniós pénz felhasználásával magának.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo