Távmunka 2020-ban
2020 új kihívásokat hozott szinte minden iparág számára. Amikor az óriások és a kis startupok márciusban irodákból otthonokba költöztek, kevesen számíthattak arra, hogy valószínűleg örökre elbúcsúzunk a távmunka átmeneti jellegétől. Jelenleg a munkavállalók 75%-a állítja, hogy az otthoni munkavégzés első heteiben megtartotta vagy növelte a termelékenység szintjét (a BCG felmérése szerint), és 55%-uk új munkaadót keresne, ha a jelenlegi munkáltató már nem engedné meg, hogy "home office" módban végezzenek feladatokat (az OWL Labs kutatása szerint).
A távmunka növeli a hatékonyságot, lehetővé teszi az idő hatékonyabb felhasználását, nem igényli az ingázást, de az erre az üzemmódra váltás bizonyos kellemetlenségekkel is jár. Figyelembe véve, hogy a "home office" kisebb-nagyobb mértékben örökre velünk lesz, megfelelő módszereket kell kidolgozni a vele kapcsolatos későbbi folyamatok javítására.
Kommunikáció távmunkában
Milyen nehézségekkel kell megküzdenie mind a vezetőknek, mind a többi alkalmazottnak, miután átálltak az "home office-ra"? Az otthon dolgozó emberek a kommunikációs problémákat jelzik e mód második legnagyobb kihívásaként, közvetlenül azután, hogy olyan helyzeteket kezelnek, amelyek elvonják a figyelmüket a feladataiktól. A ZDNet felmérése szerint az alkalmazottak 35%-a fél a csapattagokkal vagy az ügyfelekkel való távoli együttműködéstől. Az, hogy egy fórumon nem lehet feltenni egy kérdést, vagy gyorsan megbeszélni egy projektet egy szomszéd kollégával, frusztrációt és következésképpen rosszabb eredményeket okozhat. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a megfelelő eszközök bevezetése lehetővé teszi a problémamentes kommunikációt.
A vállalatok által bevezetett egyik legnépszerűbb megoldás a videohívások. Az egyes osztályok naponta üléseznek, hogy megvitassák az aktuális feladatokat, mások inkább heti összefoglalót adnak az elértekről és a kudarcokról. Videokonferenciát kínál például a Google Workspace csomag (korábban G Suite). A Google Meet teljes mértékben integrálódik a Google Naptárba és a Gmailbe, így az értekezletek ütemezése másodperceket vesz igénybe. Akár 250 ember is részt vehet a konferencián, amely lehetővé teszi, hogy ne csak szűk csoportokban beszéljenek, hanem ismétlődő alapon is találkozzanak a vállalatokkal.
Kommunikáció az ügyfélszolgálatban
A kommunikáció azonban nem csak a problémák megvitatásáról szól, hanem a hatékony együttműködés lehetőségéről is. Ez nagy kihívást jelent, például az ügyfélszolgálati részlegek számára. A különböző csatornákon keresztül érkező lekérdezések kezelése sok fegyelmet és jó munkamegosztást igényel. Manapság ez szinte lehetetlen az omnichannel eszköz használata nélkül, amelynek egy példája lehet a Zendesk.
Mit nyerünk vele? A távolról dolgozó ügyfélszolgálat egy helyen gyűjthet információkat az ügyfélről, amelyeket különféle hírvivőktől gyűjtenek: élő csevegéssel a weboldalon, csevegéseken a közösségi médiában vagy e-mailen keresztül. Az alkalmazottaknak már nem kell manőverezniük az eszközök között, hogy adatokat gyűjtsenek az ügyfélről, és megbízhatóan kezeljék a problémáját. Sőt, az ügynökök hatékonyan kommunikálhatnak egymással a válasz gyorsabb kialakítása érdekében. Ezt a megoldást olyan óriások használják, mint a Tesco és az Udemy.
Marketing és kommunikáció
A marketing, mint a kevés iparág egyike, megengedheti magának a távmunkára való teljes átállást anélkül, hogy ez negatív következményekkel járna az elvégzett feladatok minőségére nézve. A tartalommarketing, a közösségi média és a pozicionálás függetlenül attól, hogy a csapat úgy dönt, hogy otthon vagy az irodában dolgozik. Ebben az esetben azonban az alkalmazottaknak hiányozhat a kreatív munkához jól használható dinamikus kommunikáció.
Hogyan birkóznak meg a marketing részlegek ezzel a kihívással? Bevált módszer a teljes részleg (vagy annak egyes tagjai) munkája egy dokumentumon - mindezt távoli módban. A Google Workspace eszközei is jól működnek ezen a területen. Rendkívül fontos, hogy az úgynevezett elosztott csapatok képesek legyenek valós időben szerkeszteni a dokumentumokat. Ennek köszönhetően hatékonyan elkészíthetjük a szöveg vázlatát, és a dokumentumon belül folyamatosan megvitathatjuk a különféle kérdéseket online módban. A Google Workspace eszközei kiküszöbölik a fájlok e-mailben történő küldésének és a bennük bekövetkező változások keresésének szükségességét. Az alkalmazottak hozzáférnek a dokumentum legújabb verziójához, és megtekinthetik a dokumentumban bekövetkezett összes frissítést is.
A webes szemináriumok vagy cikkek összefogásán túl a marketing részlegek biztonságosan tárolják a fájlokat és megoszthatják azokat a Google Drive-on. A fényképeket, videókat és más fájlokat biztonságos adatközpontokban lehet tárolni. Csak a csapattagok vagy mások, akikkel együtt kívánnak működni a fájlban, hozzáférhetnek a tartalomhoz.
HR távoli módban
Az otthoni munkavégzés sem a legegyszerűbb munka a HR osztályokon is. Számos szakember számára kihívást jelent a távoli toborzás lebonyolítása és a munkavállalók magas moráljának biztosítása a közvetlen kapcsolat felvételének lehetősége nélkül. Azonban, mint a Fishbowl kutatása megerősíti, a HR alkalmazottak több mint a fele nem támogatja a visszatérés az irodába. Ez azt jelenti, hogy az általuk használt eszközök elegendőek feladataik ellátásához a nappaliból, a teraszról vagy a világ bármely pontjáról.
Milyen megoldások lehetnek hasznosak a HR osztályokon?
A felelősségek nagy részét, például az állásinterjúk előkészítését, lebonyolítását és elemzését, szétszórt csapat végezheti el. A beszélgetési jegyzeteket el lehet menteni, majd meg lehet osztani más toborzókkal a Google Dokumentumokban. A táblázatok pedig lehetővé teszik számos pályázó interjútervének elkészítését, későbbi értékelését és beszámolását. Maguk a távhívások viszont a Google Meet-en keresztül hajthatók végre. Az interjú során a jelentkezőnek átadhatunk egy dokumentumot, amelyben felkérést kapunk a feladat elvégzésére és valós idejű értékelésére. Ily módon a személyes találkozók már nem feltétlenül szükségesek.
Hol találnak magyar vállalatok ismereteket és inspirációt a távmunkáról?
A járvány kitörése elárasztotta az internetet az önjelölt szakértők hullámával a távmunka, a kommunikáció és az online értékesítés területén. Nincs ebben semmi baj, ha nem az a tény, hogy ezen emberek többségének kevés tapasztalata van többek között az elosztott csapatokkal való munkában.
A Fly On The Cloud észrevette ezt a hiányosságot, ezért rendszeres események és webes szemináriumok révén oktatja a magyar piacot, amelyek során az előadók többek között a Google-lel megosztják tapasztalataikat és értékes tanácsaikat a távmunka területén a felhő előnyeinek felhasználásával kapcsolatban.
