Egyes vélekedések szerint a hallgatás is lehet beleegyezés: ha a befogadó a pdf formátumban küldött számlát utóbb kifizeti, az többnyire arra utal, hogy a teljesítést és az arról készült számlát – a küldött formátumban – elfogadta. Erről azonban az adóhatóságnak más a véleménye: egy állásfoglalás szerint előzetes és lehetőség szerint írásbeli megállapodás szükséges az elektronikus számlázásról.

Hogyan értelmezhető tehát egy pdf-ben érkező számla? – tette fel a kérdést az ABT Treuhand szakértője blogbejegyzésében.

Kép: SXC

Egészen biztosan nem elektronikus számlaként, ha a kapott pdf-fájl kizárólag nyomtatható, és elmentése nem lehetséges, hiszen ekkor az elektronikus megőrzésről nem tudunk gondoskodni. Így lényegében egy papír alapú számla képét kaptuk meg. Ha a fájlt el is tudjuk tárolni, akkor több eset lehetséges:

• Ha nem volt előzetes megállapodás az elektronikus számlázásról, akkor szintén nem tekinthetjük a kapott fájlt elektronikus számlának, csupán a papír alapú számla képének.
• Ha előzetesen beleegyezésünket adtuk az elektronikus számlázáshoz, akkor sem lehetünk biztosak benne, hogy igazi elektronikus számlát kaptunk.

Ha ugyanis csak egy „csupasz” pdf-fájl érkezett minősített elektronikus aláírás nélkül, akkor ahhoz, hogy ezt elektronikus számlának tekinthessük, nekünk kellene gondoskodnunk egyrészt egy olyan üzleti ellenőrzési eljárásról, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít, másrészt az elektronikus megőrzésről oly módon, hogy kizárjuk az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védjük a fájlt a törlés, megsemmisítés/megsemmisülés, sérülés, jogosulatlan hozzáférés ellen.

Ezt a digitális archiválás szabályai szerint vagy fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy akkreditált szervezet tanúsítványával igazolt zárt rendszerrel tudnánk biztosítani. Ha ezt befogadóként a költségek és a többletadminisztráció miatt nem akarjuk vagy tudjuk vállalni, célszerű a kibocsátó felé jelezni, hogy a kapott „csupasz” pdf-fájlt elektronikus számlaként nem tudjuk elfogadni. Ilyen esetben marad az a megoldás, hogy továbbra is a papír alapú számla képének tekintjük a kérdéses dokumentumot.

Ha minősített elektronikus aláírással ellátott pdf-fájlt kaptunk, örülhetünk, hiszen a megfelelő megőrzéshez szükséges hitelesítési feladatok legfontosabb részét a kibocsátó elvégezte helyettünk, így nyugodtan tekinthetjük a számlát elektronikus számlának. (Arról, hogy az elektronikus aláírás hitelességét miként tudjuk ellenőrizni, majd egy más alkalommal szólunk.) Az „igazi” elektronikus számlával nincs más dolgunk, mint hogy egy biztonságos helyre lementsük, ahol bármikor megtaláljuk, és szükség esetén az adóhatóság részére át tudjuk adni. (Ehhez külső szolgáltatót is igénybe vehetünk.)

A fenti esetekkel kapcsolatban meg kell jegyezni, hogy ismert olyan adóhatósági vélemény, mely szerint a papír alapú számla puszta képének minősülő fájlra nem alapozható adólevonási jog. Ez vajon mit jelent?

A papír alapú számlának mindenképpen postán kell érkeznie, vagy azt személyesen kell átvenni, pdf-ben megkapni és kinyomtatni nem ér? Vagy: a papír alapú számlát pdf-ben is be lehet fogadni, de mindenképpen ki kell nyomtatni, és nem a kapott fájlt, hanem a nyomtatott számlát kell adóellenőrzés esetén bemutatni (lehetőség szerint nem hangsúlyozva az érkezés módját)?

Tekintettel arra, hogy a papír alapú számlát már régóta nem kell aláírni, megoldható, hogy a pdf-ből kinyomtatott számla tartalmilag és formailag tökéletesen megegyezzen azzal, amit egyébként postán kapnánk. Ilyen esetben véleményem szerint a 2. pont szerinti eljárás és az áfalevonás nem kifogásolható (a tapasztalatok szerint ezt az adóhatóság is „eltűri”).

Mindenképpen célszerű tehát előzetesen írásban rögzíteni, hogy a szállító papír alapon vagy elektronikusan kíván-e felénk számlázni pdf-ben.  Előbbi esetben arra kell ügyelnünk, hogy az eredetivel megegyező hiteles formában tudjuk a számlát kinyomtatni (ez sajnos nem fog menni, ha a szállító pl. ragaszkodik az aláírásához), utóbbi esetben pedig arra, hogy a számla minősített elektronikus aláírással legyen ellátva.