A pénzügyi tervezés legelső alapelve az, hogy ez egyszemélyes feladat. Ahol egy csoport (tehát több személy) felel a pénzügyi helyzetért, nincs senki, aki „behúzza a kéziféket” a költekezésben, és a csoport gyorsan elherdálja a rendelkezésére álló pénzt – rendszerint többet is.
A tervezés első lépése: lista a működéshez szükséges dolgokról
Ahhoz, hogy kézbe vegyük és be tudjuk osztani egy cég pénzét, a legelső lépés összeírni egy listát azokról a dolgokról, amelyek nélkülözhetetlenek a cég működtetéséhez. Egyszer egy cégvezető azt mondta nekem erre, hogy neki már évek óta van ilyen listája. Igen, pont ez a baj: a lista több éves. Lehet, hogy volt néha javítva, de most arra van szükség, hogy ránézzünk ezekre a szükséges dolgokra tiszta fejjel – mintha most csinálnánk először –, és átgondoljuk, mire van szükség ténylegesen a cég fenntartásához és működtetéséhez. Erről szólt a cikksorozat első része.
Második lépés: ellenőrizni a ténylegesen befolyt bevétel nagyságát
Van tehát egy listánk arról, hogy mire van szüksége a cégnek a működéshez, és hogy mennyibe kerülnek ezek a dolgok havonta. A kérdés az, hogy a vállalkozás kitermeli-e ezt az összeget? Mivel a folyamatos kiadásokat ténylegesen ki kell fizetni (áfástul mindenestül), azt kell ellenőrizni, hogy az ügyfelektől havonta ténylegesen befolyt bevétel fedezi-e a fennmaradáshoz szükséges kiadásokat.
Írjuk össze, hogy az elmúlt néhány hónapban mennyi volt a ténylegesen befolyt bevétel (tehát nem az az összeg, amit kiszámláztunk, és várjuk, hogy majd beérkezik), hanem a bankszámlára és pénztárba beérkezett összegeket! Lehet, hogy ehhez segítséget kell kérni a könyvelőtől, vagy elő kell venni a bankkivonatokat és a pénztárkönyvet – de mindez nem megoldhatatlan. Például vehetjük az elmúlt három hónapot, és mindegyik hónapra megkapjuk a ténylegesen befolyt bevételt: azaz van három számunk.
Ha a "halálvonal" alatt vagyunk
Ha az átlagos bevétel alacsonyabb a fennmaradáshoz összeírt listának a végösszegénél, akkor bizony le kell faragnunk a szükséges dolgok listáját, amíg alatta nem lesz a ténylegesen befolyt összegnek. Magyarul össze kell húzni a nadrágszíjat.
Az így kapott végleges összeget nevezhetjük úgy is, hogy „halálvonal”. Nem szép név, de igazat mond: ennyi pénzre van szükség ahhoz, hogy a cég életben maradjon – és a lista megadja, mely dolgok jelentik az életben maradást.
És most jön a legfontosabb lépés: döntse el, hogy nem hagyja magát, és a következő hónapban – bármi történjék is – elvégzi a lehetetlen küldetést, és a föld alól is előkerít annyi pénzt, amennyi a havi megélhetéshez szükséges! Hagyja abba az aggódást azzal kapcsolatban, hogy „mit miért nem lehet”, és kezdjen el azon gondolkozni „hogyan tudnám…”!
Most tehát megvan a két legalapvetőbb pénzügyi mutatószámunk: minden hónapban tudjuk, hogy 1. mennyi pénz kell havonta a fennmaradáshoz, és 2. mennyi folyt be ténylegesen az adott hónapban. Érdemes rajzolni egy grafikont, a „halálvonalat” meghúzni rajta pirossal (egy vízszintes vonal lesz), és azután berajzolni a havi bevételeket, hogy szembe tudjunk nézni a tényekkel.
Biztos vagyok benne, ez a legjobb támpontot adja ahhoz, hogy dönteni tudjunk, mire költhet a cég, és mire nem, valamint ahhoz is, hogy lássuk, mennyire kell rákapcsolnunk a termelésre.
A cikksorozat következő része arról szól, hogy a nadrágszíj meghúzása után valójában mit tehetünk egy nehéz pénzügyi helyzet kimozdítására. Látogasson vissza holnap!
Matovics Klára közgazdász, tréner www.megertesakonyvelesrol.hu
