Kép: Fotolia

A partnerek ellenőrzése nem egy egyszeri folyamat, hiszen már az ajánlatadási, szerződéskötés előtti szakaszban is szükséges ugyanúgy, mint a számla befogadásakor, számla kiegyenlítésekor, illetve mindaddig, amíg az üzleti kapcsolat fennáll.

„Minél korábbi fázisban el kell kezdeni a partnerek ellenőrzését, ugyanis a leendő partner cég kiválasztásakor a vállalatnak is kiemelt érdeke, hogy olyat válasszon, aki megbízhatóan teljesíti majd a szolgáltatásokat vagy termékértékesítéseket. A kezdeti partnerátvilágítást követően javasolt bizonyos időszakonként (a vállalati szektortól, piactól függően) rendszeresen ellenőrzést tartani. Érdemes több platformon utánanézni az ügyfélnek, hiszen minél szélesebb körben, módon dokumentáljuk a folyamatot, annál nagyobb eséllyel tudjuk kiszűrni a megbízhatatlan, esetlegesen adókijátszásban résztvevő társaságokat.” - javasolta H. Nagy Dániel, a Mazars adóigazgatója.

Az üzleti ellenőrzési eljárás fogalmát az általános forgalmi adóról szóló törvény is hangsúlyozza, mind a számla kibocsátása, mind a befogadása során. Ugyanis biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig. A számlán minden esetben ellenőrizni kell, hogy a feltüntetett szolgáltatás, termékértékesítés kapcsán megfelelő mennyiséget és minőséget jelöltek-e meg, továbbá számla befogadásakor, kiegyenlítés előtt a fizetési igényt és a bankszámlaszámot is érdemes ellenőrizni. A számla áfa szempontból való kezelésekor pedig ellenőrizni kell a számla tartalmi elemeit is.

A partnerek átvilágításához elérhető, ingyenes adatbázisok is rendelkezésre állnak, amelyek segíthetnek az ellenőrzési folyamatok végrehajtásához, íme pár javaslat, hogy hol és mit érdemes ellenőrizni:

• e-cégjegyzékben vagy egyéni vállalkozói nyilvántartásban a vállalkozás hivatalos létezéséről győződhetünk meg, főbb adatait ellenőrizhetjük;
• az adóhatóság adatbázisaiban további lényegi információk, adatok ellenőrizhetők, néhány példa az adatbázisok közül:
  1. megbízható adózók nyilvántartása,
  2. adóalanyok lekérdezése,
  3. adóhiányosok, hátralékosok, végrehajtás alattiak,
  4. törölt adószámok,
  5. alkalmazottakat bejelentés nélkül foglalkoztatók,
  6. köztartozásmentes adózók,
  7. nyomdai sorszámintervallumok igénylése és lekérdezése,
  8. jövedéki engedéllyel rendelkezők,
  9. reklámadó nyilvántartás stb.;
• adószámok ellenőrzése, hogy valós, érvényes adószámot adott-e meg részünkre a partner, különösen közösségi ügyletek esetében az áfa szabályokban bekövetkezett változások kapcsán is létfontosságúak;
• milyen tevékenységei vannak a vállalkozásnak, van-e elegendő létszámú alkalmazottja, képes-e a vállalt szolgáltatás, termékértékesítés teljesítésére;
• az online számla rendszerben a számlák hitelességének ellenőrzése - az adatszolgáltatás azokra a számlákra kötelező jelenleg, amelyek áfa tartalma legalább 100 ezer forint (ez a kör hamarosan bővül), - a partner online adatszolgáltatási gyakorlatának, esetleges adatszolgáltatási hiányosságainak észlelése;
• beszámolók közzététele, beszámolókban szereplő adatok ellenőrzése;
• partner ellenőrző weboldalakon elérhetők a társaság kapcsán az esetleges negatív események listája is (különösen hasznos, hiszen itt látható, ha bármilyen eljárás, végrehajtás van esetleg folyamatban, vagy történt a múltban a céggel kapcsolatban).

A fentiekre tekintettel érdemes átgondolni, hogy a vállalat jelenleg rendelkezik-e partnerellenőrzési folyamatokkal, azok belső szabályzatban rögzítve vannak-e, a folyamatok dokumentálása megtörtént-e.