Bár az e-számlázás uniós liberalizációja, és az áfa jogszabályok módosítása az elektronikus számlázás elterjedését vetítik elő az elkövetkező évekre, az e-számlázástól még mindig sokan idegenkednek. Legalábbis ez derül ki a rEVOLUTION Software mikro- és kisvállalati körben végzett, 500 válaszadót meghaladó felméréséből. A Billentis független nemzetközi e-számlázási tanácsadó és piacelemző cég felmérése szerint hazánkban az e-számla forgalom nem éri el a teljes számlaforgalom 15%-át, a Számlaközpont Zrt. adatai alapján a pontos szám mindössze 2-3%. A penetráció jelentős növekedéséhez hozzájárulhat, hogy ettől az évtől már az EU számlázási irányelvének megfelelő, az elektronikus számlázás és a számlázással kapcsolatos egyéb szabályok egyszerűsítése irányába mutató szabályozás él. (Erről lásd keretes írásunkat.)
A felmérés alapján az elektronikus számlát kiállítók kétharmada bocsát ki hitelesített e-számlát. A nem hitelesített számlát kiállítók 60%-a azért elégszik meg a sima PDF-es számlával, mert vevői ezt is befogadják. 42% pedig csupán a fizetés meggyorsítására használja az elektronikus számlát, ugyanis mellette elpostázza a papír alapú számlát is.
Megéri váltani
Az e-számla ugyan még nem terjedt el széles körben hazánkban, de hosszú távon megéri áttérni erre a megoldásra. Ezt bizonyítja az Európai Bizottság egy korábbi becslése is: eszerint az így elérhető megtakarítások mértéke hat év alatt elérheti a 240 milliárd eurót a térségben. Kevesebb papírhasználattal nem csak a környezetet óvják a vállalkozások, de időt, pénzt és helyet is spórolnak. Az elektronikus számlázás bevezetése nem csak jelentős költségmegtakarítást jelent, de a fizetési fegyelem javításához is hozzájárul. Az elektronikus számlázás bevezetése akár hatvan-kilencven százalékos megtakarítást is jelenthet a cégeknek a hagyományos, papír alapú számlázás költségeihez képest. Becslések szerint az e-számlázás révén elérhető költségmegtakarítás kimenő számlánként öt euróra, bejövő számlánként akár húsz euróra is tehető-a megtakarítás mértéke függ a számlák mennyiségétől. A rEVOLUTION saját kimutatása szerint a nyomtatási, postázási és tárolási költségeket is beleszámítva havi 20 számla kiállítása esetén havi 6.100 , 70 számla esetén azonban már 21.700 havonkénti megtakarítást is jelenthet az elektronikus számlázásra való áttérés.
El kell oszlatni a tévhiteket
Az e-számlától való távolmaradást a leggyakrabban azzal indokolták a kérdőív kitöltők, hogy vevőik nem fogadják be azt (2012. január 1-től úgy módosult a törvény, hogy ezentúl a számlakibocsátónak előzetes hozzájárulást kell kérnie a befogadótól ahhoz, hogy a számlát elektronikusan állítsa ki.) A második leggyakoribb indok az volt, hogy kevés számlát állítanak ki, ezért nem érzik az e-számla szükségességét. Ezt követte az elektronikus számlázás bonyolultsága, valamint annak magas költségei. Többen hivatkoztak még a saját informatikai hálózatuk fejletlenségére, az archiválás biztonsági kérdéseire, illetve arra a tényre, hogy szerintük a könyvelők nincsenek megfelelően felkészülve az elektronikus számlák kezelésére.
„Sok válaszadó azzal indokolta az e-számlázástól való tartózkodását, hogy vevői anélkül is pontosan fizetnek. Ez mutatja, hogy a legtöbben még mindig nincsenek teljesen tisztában az e-számlázás lényegével, és csupán annak fizetést meggyorsító funkcióját látják” – magyarázza Ransburg Beatrix. „Hiába kedvez a jogszabályi környezet az elektronikus számlázás terjedésének, ahhoz, hogy ez a számlázási forma valóban népszerűvé váljon, fontos, hogy ezeket a tévhiteket el tudjuk oszlatni, a szolgáltatók pedig olyan rendszert és infrastruktúrát építsenek ki, amely megoldást jelent az összes bizonytalansági tényezőre.”
„A szolgáltató végezheti a számla hitelesítését, így a kibocsátó félnek nincs szüksége semmiféle egyedi fejlesztésre vagy tanúsítvány megvásárlására. Szintén a szolgáltató gondoskodhat az elektronikus számlák törvényben előírt T+8 évig történő megőrzéséről. Leegyszerűsíti a befogadó féllel való együttműködést, ugyanis nincs szükség külön megállapodásra, elég, ha a befogadó letölti az e-számlát a megadott linkről, ezzel automatikusan beleegyezik a számla befogadásába. A szolgáltató emellett vállalja a számla státuszfigyelését és ellátja a számlakezelési funkciókat – mint amilyenek például az automatikus számlaemlékeztető vagy az automatikus fizetési felszólítás.” – mondja Ransburg Beatrix.
