Az üzleti életben, legyen bármilyen jó is a viszonyunk és lazuljon fel általánosságban bármennyire is a kommunikációs és viselkedési kultúra – sosem szabad szem elől tévesztenünk: attól a viszonyunk a partnerünkkel nem változik meg (azaz marad üzleti kapcsolat), hogy újabb és újabb technikai vívmányok szegődnek az üzleti ügyeink intézésének szolgálatába.
Tekintettel arra, hogy az SMS a legkevésbé formális üzenetküldési eszköz, még jobban érdemes figyelnünk kinek, mikor, milyen üzenetet küldünk.
1. Figyeljünk a formákra
Az SMS-nek is legyen megszólítása, álljon kerek – még ha tömör – mondatokból is és szerepeljen a lezárás mellett az aláírás is. Amellett, hogy az üzleti kapcsolattartásban még régi jó ismerősök között sem elegáns, egy figyelmesebb szemlélő messzemenő (és meglepően pontos) következtetéseket vonhat le egy megszólítás nélküli, aláírás helyett monogrammal jegyzett, trendi rövidítésekkel és hangulatjelekkel fűszerezett üzenetből.
2. Az SMS-re is igaz: … az írás megmarad.
Nemcsak a stílus, a tartalom is. Jogi szempontból pedig, ha megfelel a törvényes jellemzőknek, elektronikus dokumentummá avanzsálhat – annak minden joghatásával.
Az utóbbi időben az SMS az egyik leggyakoribb eszköz a munkatársak privát szférájának a megsértésére. Gyakori baki, hogy a vezetőnek még valami az eszébe jut és hogy el ne felejtse, SMS-ben tudatja ezt a munkatársával, nemcsak munkaidő után, de hétvégén vagy a késő éjszakai órákban is. Noha a szabály itt is egyszerű: ne küldjünk olyankor SMS-t, amikor a másikat egyébként nem hívnánk!
4. Csak a teljesség kedvéért említsük meg:
SMS-ben nem küldünk kellemetlen híreket. Ha egy üzlet kútba esett, ha egy munkatárstól kell megválnunk – egyikre sem az SMS a megfelelő forma.
5. Az SMS legyen a végső mentsvár
Az üzleti életben akkor – és csak akkor - küldjünk SMS-t, ha más kommunikációs eszközt nem áll módunkban használni (például nem tudunk telefonálni), és a késedelemből valamelyikünknek vagy mindkettőnknek hátránya származna. Arról se feledkezzünk meg, hogy az SMS nem tekinthető biztonságos üzenet küldési módnak.
Természetesen mindig vannak kivételek, például: amennyiben előzetesen abban állapodtunk meg, bizonyos adatokat SMS-ben küldünk.(Mert más szempontból nézve az aszinkron kommunikáció a hatékonyságot is növelheti.) Ugyanakkor sose felejtsük el, hogy legyen bármilyen udvarias is a tartalma, az SMS egy bizalmas kommunikációs mód. Ismeretlenül tehát ne küldjünk SMS-t senkinek! Fenn áll annak a veszélye ugyanis, hogy tolakodásnak (hovatovább bárdolatlanságnak) tekintheti még az is, aki magát egyébként rugalmasnak gondolja…
dr. Erdős Zsuzsanna etikett tanácsadó és coach erdosetikett.hu
