A jelentős piaci potenciált mutatja, hogy az IDC Hungary közelmúltban publikált felmérése szerint a közepes méretű cégeknek 63 százaléka, a nagyvállalatok 80 százaléka jelenleg is házon belül oldja meg a bérügyviteli tevékenységeit. Az egyre növekvő költséghatékonysági kényszer azonban hamarosan jelentős változásokat hozhat ezekben az arányokban.

„Miközben egy vállalati bérszámfejtő átlagosan két-háromszáz munkatárs adatait tudja hatékonyan kezelni, az átfogó, automatizált rendszereket működtető szakcég egy munkatársa akár ezer munkavállaló adatait is képes kezelni – mutat rá a hatékonyságbeli eltérés fő okára Molnár Mónika, a Trenkwalder HR szolgáltatások üzletágának vezetője. – A különböző feltételek (speciális foglalkoztatási formák, cafeteria, kollektív szerződések, különféle műszakrendek és pótlékok stb.) alapján egy felkészült bérszámfejtési szolgáltató akár több százféle sablon alapján is tud egyidejűleg dolgozni.”

A költséghatékonyság mellett a megbízó vállalatok a külső szolgáltató legnagyobb hozzáadott értékének a jogszabályi környezet naprakész ismeretét tekintik. Az elmúlt években folyamatosan, gyakran év közben is jelentős változások zajlottak le a terület szabályozásában. Ezeket a legnagyobb odafigyelés mellett is nehezen tudta követni egy-egy kis létszámú belső team, miközben a munkaügyi ellenőrzések gyakorisága egyre nagyobb lett. A jogszabályok megfelelő ismerete nem csupán a bírságoktól óvja meg az adott céget, de olyan lehetőségek – adómentes juttatások, újonnan bevezetett támogatások – kihasználásához is hozzásegítheti, amelyek komoly további megtakarításokat eredményezhetnek. (A Piac&Profit szakértője szerint ugyanakkor nagyon fontos, hogy ne veszítsük el a kontrollt a kiszervezés miatt a folyamatok felett.)

A bérszámfejtés kiszervezése gyakran automatikusan a belső vállalati folyamatok korszerűbbé válását is eredményezi. Számos cégnél már papírmentesen zajlik a bérlapok kiadása, és egyre inkább elterjedtté válik a szabadságok igénylésének és jóváhagyásának elektronikus rendszere is. A feldolgozásra váró adatok összegzése és továbbítása is jellemzően online módon zajlik.

Már most indul a következő váltási szezon

Az átállást a cégek többsége praktikus okokból az év végével hajtja végre. Annak érdekében azonban, hogy a jellemzően hosszú évekre szóló kiválasztás körültekintő módon történjen meg, a kiszervezést fontolgató társaságok a Trenkwalder tapasztalatai szerint már a második negyedévben megkezdik a megfelelő szolgáltató keresését. Biztosítandó, hogy az év végével lezajló adatbázis-migráció az új szolgáltatóhoz fennakadás nélkül történjen meg, a megfelelő tervezési idő biztosítása érdekében az új szolgáltató végleges kiválasztása általában már őszre lezajlik.