Ha az ügyviteli rendszereket (ERP) nézzük, akkor a legtöbb cégvezető fejében a január elsejei átállás fogalmazódik meg első lehetséges időpontként, szigorúan igazodva a pénzügyi évhez. Azonban sok cégnek az év vége, a karácsonyi időszak kiemelt terhelést is jelent, ezért a legnagyobb hajtás közepette nem tűnik okos dolognak a kollégák oktatásával foglalkozni, miközben számolatlanul keletkeznek minden percben a régi rendszerben új adatok.
„Egy ügyviteli rendszert (vagy számlázó programot), ami egy számunkra nem jól működő funkcióval rendelkezik, vagy esetleg pont nem rendelkezik azzal a funkcióval, amivel a működési hatékonyságot egy új szintre lehet emelni, az első adandó alkalommal le kell cserélni, amikor elviseljük, hogy a cég áll 1-2 napot” – írta Hertay Ákos, a Piac&Profit szakértője legfrissebb blogbejegyzésében. Tehát nem csak az év vége, vagy a hónap vége, de akár egy hétvége is alkalmas időpont lehet. Mindössze három egyszerű lépésen kell végigmenni:
1. Előkészület
Ha egy átállás előkészületei rosszul vannak megszervezve, a projekt legkésőbb a végén összedől, de inkább már menet közben. Az előkészületek során egyrészt el kell dönteni, hogy mire állunk át, külső segítséggel vagy belső erőforrásokból oldjuk meg az átállást, és természetesen azt is, hogy mikor állunk át. Meg kell keresni a lehetőséget, hogy az adataink a régi rendszert hogyan fogják elhagyni és milyen formában élednek majd újra az új rendszerben. Újra végig kell gondolnunk az üzleti folyamatainkat és el kell döntenünk, hogy milyen "csontvázakat" szeretnénk magunk mögött hagyni. És miközben már olyan dolgokkal foglalkozunk, mint pl. a jogosultságok vagy a bizonylatok testreszabása, akár már el is kezdhetjük a felhasználók oktatását egy demó rendszeren.
Az átállási pont az a pillanat, amikor a régi rendszert read-only üzemmódba kapcsoljuk, és lehetetlenné tesszük, hogy onnantól új adatok keletkezhessenek benne. Amennyiben kereskedelmi cég vagyunk, egy leltárt is kell tartanunk. Optimális esetben a törzsadatok nagyobb része (pl. cikkek és partnerek) már korábban átkerülhetett az új rendszerbe, az átállási pontban az utolsó állapotot is át kell hoznunk: pl. készleteket, élő rendeléseket, egyenlegeket és nyitott számlákat. Erre a tapasztalatok szerint, megfelelő előkészítés mellett egy kkv-nak bőven elég 1-2 nap.
3. Tesztelés és hibajavítás
Az átállás utáni első munkanapnak érdemes óvatosan nekimenni. Készüljünk fel rá, hogy a kollégák - még ha előzetesen meg is kapták a megfelelő oktatást – valószínűleg nehézségekbe ütköznek az az új rendszer kezelésében. Ráadásul bármilyen alapos volt az előkészítés, biztosan kell még egy kicsit patkolni a rendszeren: az éles használat alatt könnyebben kiderül, hogy valakinek mondjuk nincs jogosultsága lenyomni egy gombot, ami kellene a munkájához. Igyekezzünk derűsen, pozitívan kezelni minden észrevételt, különben hamar felüti a fejét a belső ellenállás, hogy "régen minden jobb volt".
