Mégis mindenhol mindenki a stratégiával foglalkozik – pedig a legtöbb vállalatnak van kidolgozott stratégiája mindenre, csak épp nem éri el az abban kitűzött célokat – hívta fel a figyelmet Bölcsföldi László a FranklinCovey Magyarország szakértője a Tudatos Vállalkozások Országos Konferenciáján.
A megvalósítás 4 akadálya
1. Nem ismert célA szervezetben dolgozók sokszor nem is ismerik a célt. Leginkább azért, mert nem is mondta el nekik soha senki. Csak a következő feladatot kapják meg, a végső célról nincs információ. Vagy esetleg egyszer egy ötmondatos emailben közölték a munkatársakkal, hogy mik a célok, de ezeket nem segítettek magukévá tenni. Ahhoz, hogy a célt át tudjuk adni, folyamatos kommunikációra van szükség! Akár a belső emailek mindegyikében, az aláírásban rögzíthetjük! (Egy nemzetközi felmérés szerint a kis- és középvállalkozások több mint 80 százaléka nem tartja számon az üzleti célokat. A tervezés és a teljesülés utókövetése elsősorban azért fontos, mert így időben láthatóak azok az akadályok vagy versenyhelyzetek, amelyeket meg kell oldani a siker érdekében. Szakértőnk segít, hogy csináljuk.)
Le kell tudni fordítani a célt a tettek nyelvére: mit kell csinálni ma és mit holnap? És miből mennyit kell csinálni?
3. Nincs átlátható eredménykövetés
Hiába fogyunk, ha nem mérjük magunkat, hogy honnan indultunk és hova érkeztünk illetve hány kilométer futás és hány elhagyott kalória kellett ehhez.
4. Gyenge számon kérhetőség, elmosódó felelősség
Ha mindenki tudja, hogy pontosan mi a feladata a cél elérése érdekében és megtaláltuk, hogy mik az ehhez vezető konkrét feladatok, könnyebb lesz és mindenkire érvényes lehet.
A megoldás
Meg kell különböztetni a sürgős és fontos dolgokat! A kettő nem mindig ugyanaz. A mindennapi ügyek intézésnek forgószele könnyen elragad magával és semmit nem teszünk meg az előzetesen kitűzött célokból. A munkatársak többsége akkor is elfoglalt lenne, ha nem lenne cél – a napi munka „szökőárja” akkor is elvinné az időt. Gondoljunk csak a beáramló hatalmas mennyiségű emailre. Ha egész nap csak emailekre válaszolunk, hol van a valódi értékteremtés? Az eredményeket nem a cunami feldolgozásával érjük el, hanem azzal, ha elkezdjük megvalósítani azt, amit az ügyfelek várnak tőlünk.
A megvalósítás 4 alapszabálya
Fegyelem mindenképpen kelleni fog hozzá, kár lenne tagadni.1. Koncentráljunk a létfontosságúra!
Mindenből ki kell választani azt az egyetlen, vagy maximum kettő stratégiai célt, amire szeretnénk, ha a teljes szervezet koncentrálna a következő hónapokban. A megvalósítás egyik legnagyobb akadálya, ha túl sok cél van. Nem vagyunk kínai tányérforgatók, egyszerre nem tudunk ennyi mindenre megfelelően figyelni. Egy jól kiválasztott cél jó esetben magával húzza a többit is, ha először nem is látjuk.
A multitasking nem létezik! Senki nem tud egyszerre több dologra koncentrálni – sem emberek, sem csapatok. Ha túl sok cél van, a mindennapi forgószélen túl még kevesebb jut majd egyre. A célokat tehát időrendbe kell állítani, egyszerre egyre koncentrálni – ha ebben jelentősen előre léptünk, az eredménye már fennmarad, akkor lehet lépni a következőre.
2. Dolgozzunk a sikerokozókon!
Találjuk ki, hogy mi az, ami tényleg elvezet a célhoz. A Pareto-elv értelmében az eredmények 80%-át a tevékenységek 20%-a hozza. Csak meg kéne találni, hogy mi az a húsz százalék. Meg kell találni az a viselkedést, azokat a konkrét tevékenységeket, amelyek elvezetnek a célhoz. (fogyókúrás példánál maradva: mennyit együnk és mennyit fussunk ahhoz, hogy elérjük a célsúlyt). Dolgozhatunk azon, hogy megváltoztassuk a Pareto-elv szerinti természetes elrendeződést és az energia nagyobb részét – a 20% helyett mondjuk 40%-ot töltsünk ezekkel a tevékenységekkel.
3. Legyen ösztönző eredményjelző!
A csapatnak, mint a sportversenyeken, folyamatosan látnia kell, hogy hol tart éppen a „mérkőzés”. A meccs akkor érdekes, ha tudom, hogy hogy állunk. Készítsünk konkrét eredményjelzőket! (A játék itt is nagyon hasznos! A gamification használhatóságáról a munkában itt olvashat bővebben!)
- számonkérés: beszámoló a múlt hét vállalásairól – ki mit vállalt
- eredményjelzők áttekintése – egyéni és csoportos eredmények
- tervezés: új vállalások és akadálymentesítés, ha szükséges
A célmegvalósítás szentélye. Heti gyors meeting, ami semmi másról nem szól, mint, hogy hol tartunk a cél megvalósításában. Itt nem vetünk fel problémákat, nincs brainstorming, csak az eredményekről a beszámoló. Ki kell szűrni belőle a napi forgószél feladatokat.
Az egyéni kezdeményezések iránt mindig nagyobb a lelkesedés, mint ha utasításba adnánk valamit. Drasztikusan növelhető az az energia, amit a tényleges célok megvalósítására fordítunk. A lelkesedés és a csoportnyomás hatására ez előbb-utóbb vezetői nyomás nélkül is megy, a munkatársak vállalnak és teljesítenek. Ez elkezdi megmozdítani a sikerokozók fogaskerekeit, ami végül megmozdítja a szervezetet a célok elérése felé. A folyamat tehát valójába a 4-től az 1. felé kezd majd működni.
