Egy nemrégiben készült kutatás szerint az európai munkavállalók 62 százaléka a munkája egy részét ma már otthonról végzi. A home office olyannyira közkedvelt, hogy a megkérdezettek közel fele akár 20 százalékkal kevesebb fizetésért is hajlandó lenne dolgozni, ha ezt otthonról tehetné. A távmunka megítélésének ellentmondásossága mögött leginkább a munkavállalók és munkaadók eltérő tapasztalatai és vélekedései húzódnak meg a Távmunka Szövetség friss tanulmánya szerint. A népszerűség növekedése érdekében az egyetlen megoldás az lenne, ha egzakt adatok bizonyítanák azt, amit már egyre többen éreznek: hatékonyabban dolgozunk, ha otthon lehetünk.
Hogy mennyire eredményes a távmunka, azt a munkafolyamatok jellegzetességei is meghatározzák. A nagyobb kollaborációt, speciális tárgyi eszközöket igénylő feladatok esetében értelemszerűen nem, míg az elmélyülést, összpontosítást és egyéni kreativitást igénylő feladatok esetében kifejezetten megfelel ez a fajta munkavégzés. Befolyásoló tényezők emellett a vállalaton belül elterjed kommunikációs szokások, a vezetői attitűd és természetesen a munkavállaló személyisége, szociábilitása is a Távmunka Szövetség tapasztalatai szerint.
A legzavaróbb: a kolléga
A Távmunka Szövetség felmérése szerint a leginkább zavaró tényező a munkahelyen a kollégák jelenléte. Valójában nincs abban semmi meglepő, hogy a munkahelyi beszélgetések kevesebb, mint fele köthető az aktuális feladatokhoz. A munkahely a társas érintkezés egyik fontos színtere, amivel a szakértők szerint nincs is semmi baj. Azonban tény, hogy az együtt dolgozó emberek sokasága közötti folyamatos információáramlás nehezíti az elmélyült munkavégzést.
A szakértők szerint nem lehet elvitatni a kávészünetek, folyosói megbeszélések, informális meetingek jelentőségét a munka hatékonyságának szempontjából sem, ugyanakkor a rendszeresen megszakított munka és leginkább az egyterű irodák miatt egyre inkább zavaróvá váló zaj, és a többség számára nagyon is megnehezíti a koncentrációt. Pedig a hatékony munkavégzés egyik kritikus eleme, hogy az aktuálisan kitűzött feladatokat megszakítás nélkül, az összpontosított figyelem folyamatos fenntartásával tudjuk elvégezni. Ha valami – mondjuk, egy félmondatos kérdés egy másik projekttel kapcsolatban – megszakítja a koncentrált (optimális esetben flow-ban töltött) időszakokat, akár hosszú percekbe telhet, mire visszatalálunk ahhoz, amivel korábban foglalkoztunk. Ha belegondolunk, hogy hányszor szakítanak meg „csak egy gyors kérdéssel” a nap folyamán, könnyen belátható, hogy súlyos kiesésről van szó.
A szövetség kutatásának adatai alapján úgy látják, hogy a leginkább megfogható különbség az irodai és távmunka között az, hogy mennyire szakadozik a munkavégzés a nap folyamán. Egy irodában töltött munkanap során akár 60–100 perc munkaidő-kiesést jelenthet egy váratlanul összehívott meeting, egy sürgősként jelzett e-mail vagy egy azonnal elintézendőnek címkézett feladat a vezetőtől. Az ilyesmi nemcsak jelentős teljesítménykieséssel, de vérmérséklettől függő mennyiségű felesleges stresszel is jár.
Hogy mennyivel jobbak ezek a mutatók távmunka esetén? A Távmunka Szövetség a JobControl Kft. segítségével végzett kutatást a témában. A munkavállalók tevékenységét számítógépen rögzítő adatfelvétel nagyon jól mutatja, hogy mennyivel szaggatottabb az irodai munkavégzés az otthoni munkánál. A kutatás során mérték, hogy hányszor szakad meg egy munkafolyamat, illetve mennyi az átlagos munkavégzés hossza távmunkában és irodai munka esetén. A megszakítások hossza a távmunkában az adatok szerint a fele az irodainak (15 perc vs. 30 perc egy nap alatt). Az aktív munkaszakaszok hosszában is jelentős különbségeket találtak a távmunka javára. Az adatok alapján alkották meg a munkatöredezettségi indexet.
A kutatás eredményei alapján az intenzív munkaszakaszok megzavarásból eredő megszakítása számítógépes munkavégzés esetében 34 százalékkal alacsonyabb volt a távmunkában, mint irodai munkavégzés esetén. Szignifikáns csökkenés volt mérhető a kutatásban a marketinges (58%) és a vezetői (44%) munkakörben dolgozó kollégák esetében a számítógépes tevékenység megszakításában, ha otthonról dolgoztak. Összességében az adatok 54 százalékkal nagyobb arányú fókuszált időszakot mutatnak távmunkában, mint irodai környezetben.
A vezetők többsége egyelőre bizalmatlan ezzel a formával szemben, pedig a munkavállalók önállóságának alábecslése azzal a káros következménnyel is jár, hogy az eredményesség demonstrálására csak a vezető jelenlétében van lehetőség – vagyis kizárólag a vezető személyes és fenyegető ellenőrzése az, ami valódi erőbedobásra készteti a munkavállalót – ez pedig nyilvánvalóan kontraproduktív a szervezet és a vezető szempontjából. Az ellenőrzés természetesen fontos, de mindkét fél számára hatékonyabb, ha olyan eszközök segítségével történik, amivel a munkavállaló többletadminisztráció nélkül mutathatja meg, hogy ugyanolyan intenzitással végzi a feladatait távmunkában is – ezekre azonban egyelőre kevés a jó megoldás, bár a létező projektmenedzsment és vállalatirányítási eszközök, feladatkezelő alkalmazások kínálnak bizonyos fokú távoli ellenőrzési lehetőséget nemcsak a munkával töltött idő, de annak hatékonysága ellenőrzésére is. A teljesítmény sok esetben teljesen egzakt módon mérhető – elvégzett egységek, lebonyolított telefonhívások száma stb. Sok esetben viszont azt nehéz megítélni, hogy a távmunkás mondjuk komplexebb feladatokon dolgozott vagy nem dolgozott az adott időszakban.
A vállalat oldaláról tehát komoly háttérmunkát igényel a távmunka megfelelő körülményeinek kialakítása – hívják fel a figyelmet a Novell szakértői. A legtöbben azt gondolják, a távmunkához elegendő, ha a munkavállalónál rendelkezésre áll egy nyugodt és ergonomikus kialakítású munkasarok kényelmes székkel és íróasztallal, van a lakásban szélessávú internet, és az ember jól tudja kezelni az időbeosztását. A munkaadó részéről pedig elég, ha biztosít egy laptopot és hozzáférést a céges dokumentumokhoz. A biztonságos és kényelmes távmunka feltételeinek megteremtéséhez azonban ennél több kell. Ideális esetben nemcsak a fájlokhoz való hozzáférést kell ellenőrizni és egyszerűvé tenni, hanem ugyanígy érdemes az alkalmazások elérésénél is hasonló feltételeket teremteni például konténeres virtualizáció segítségével. A legfejlettebb konténeres megoldások nemcsak az alkalmazottak, de az informatikai szakemberek számára is rendkívül egyszerűen használhatók. Az adminisztrátorok egyrészt néhány kattintással „becsomagolhatják” a programokat, másrészt könnyen kioszthatják a hozzáféréseket, követhetik az alkalmazások használatát, és bármilyen, internetkapcsolattal rendelkező helyen lehetővé tehetik azok használatát.
