Természetesen cégalapítás után, a vállalkozás működése közben is folyamatosan jönnek a kérdések. Azt minden vállalkozó tudja, hogy időnként különféle bevallásokat kell beküldeni. Mellette jó volna tudni, mennyi pénze van kint a cégnek, az év végén várhatóan mennyi adót kell befizetni, vajon megéri-e még két embert felvenni a cégnek? Kiállítottam ugyan 3 számlát, de nem tudom, hogy kifizették-e már? Nem baj, majd a könyvelő megmondja. Szükség volna egy új autóra, de nem tudom, belefér-e, ki tudja-e a cég gazdálkodni? Nem baj, majd a könyvelő megmondja. Az sem baj, ha a könyvelő esetleg a lottószámokat, továbbá a két hét múlva várható időjárást is megmondja.
A könyvelő nem csodadoktor
Ez az a pillanat, mikor sokan elgondolkoznak, hogy talán rossz, szakmailag nem elég képzett könyvelőt választottak?
Nem, a probléma nem itt van. A probléma abban van – saját tapasztalatainkból is ezt látjuk -, hogy sokan nincsenek tisztában azzal, hogy mi a könyvelő pontos feladata, nincsenek tisztában azzal, hogy egy könyvelő mire szerződik, mikor elvállalja feladatát. Sokan azt hiszik, a könyvelő egy polihisztor, ha úgy tetszik, egy csodadoktor, aki mindent tud, ami egy vállalkozás esetén gazdasági-pénzügyi-jogi kérdésként felmerül. Ebben a helyzetben annyiban a könyvelő is hibás, hogy elmulasztja a pontos, szakszerű tájékoztatást arról, hogy mi az ő feladata, arról, mi az, amit vállal.
Először tisztázzuk tehát, mi a könyvelő elsődleges feladata. A könyvelő fő feladata a hatóságok felé történő adatszolgáltatás a vonatkozó törvények által előírt módon és adattartalommal. Hétköznapi nyelvre lefordítva ez azt jelenti, hogy el kell készítenie és be kell nyújtania az adott vállalkozás számára a törvények által előírt bevallásokat, amelyekből többek között az adóhatóság látja, hogy a vállalkozásnak az adott időszakban mennyi adót és járulékot kell befizetnie.
Ahhoz, hogy ezeket a bevallásokat el tudja készíteni, meghatározott rendszer szerint rögzítenie, és összesítenie kell a vállalkozás számláit, bizonylatait, hiszen törvény írja elő, hogy egy esetleges ellenőrzés során a vállalkozásnak be kell tudnia mutatni azokat a bizonylatokat, kimutatásokat, melyek alapján az adott bevallás elkészült. Törvény írja elő, hogy milyen költségek számolhatóak el, ahogy azt is, hogy a könyvelésben nem szerepelhet olyan bizonylat, vagy számla, ami formailag hibás. Ezért a könyvelő, ha ilyet talál, kötelessége ezekre felhívni megbízójának figyelmét. Emellett az is elvárható tőle, hogy tájékoztasson azokról a törvényi, jogszabályi változásokról, melyek érintik az általa könyvelt vállalkozás működését.
A leírtakból következik, hogy a könyvelő alapesetben nem vesz részt a vállalkozás napi életében, napi munkájában, hanem egy meghatározott időszak végén, utólag kapja meg azokat az anyagokat, amikből dolgozik. Azokból pedig nem okvetlen fogja látni, hogy melyik partner mennyivel tartozik a cégnek, vagy azt, hogy melyik számlánk nincs még kifizetve. Ahogy azt sem feltétlenül, az elmúlt három hónapban mennyit költöttünk telefonra, reklámra vagy például üzletkötőink jutalékára, és azt sem, hogy az ő működésük mennyibe kerül havonta és mennyi bevételt, illetve hasznot jelent nekünk. Azért nem fogja tudni ezeket automatikusan megmondani, mert ahhoz, hogy ezekhez az információkhoz hozzájussunk, azokat más szempontok szerint kell feldolgozni, összegezni, mint a könyveléshez. Ez pedig, ahogy írtam, nem alapvető könyvelői feladat.
Mi a teendő, hogyan tisztázhatóak ezek a dolgok?
Véleményünk szerint elsődlegesen a könyvelő dolga, a könyvelő felelőssége az, hogy leendő ügyfelét pontosan tájékoztassa arról, hogy az ő munkája, felelőssége mire terjed ki. Egy vállalkozási ismeretekkel nem feltétlen rendelkező érdeklődőtől ugyanis nem várható el, hogy ezen információk birtokában legyen. A könyvelő részéről az is javasolt, hogy magyarázza el azt is, a könyvelésen túl milyen egyéb nyilvántartásokat (vevői, szállítói, pénzügyi, stb.) szükséges még egy vállalkozásnak vezetnie, melyek meglétét törvény ugyan nem írja elő, viszont szükségesek a vállalkozás működésének áttekintéséhez. Természetesen létezhetnek egyéb, vállalkozás-specifikus adminisztrációs teendők, melyekre szintén szükség van. Ha valakinek –cége profilja miatt- erre is szüksége van, mondja el.
Így nem fordul majd elő, hogy az ügyfél azt érzi, elégtelen szolgáltatást kap a pénzéért, a könyvelő pedig nem fogja azt érezni, hogy a kialkudott könyvelési díjba nem tartozó feladatokat is el kell neki végezni.
Vuray György a Vállalkozás Okosan portál munkatársa
