Nem elég azonban az, ha elkészül maga az éves beszámoló, ezt ugyanis el kell, hogy fogadja, még a benyújtás előtt, az adott gazdasági társaság legfőbb döntéshozó szerve. Ez például többszemélyes kft. esetében a taggyűlés, rt. esetében a közgyűlés, egyszemélyes cég esetében maga az alapító (rt.-nél az egyedüli részvényes), stb. (Mivel idén május 31. hétvégére esik, a beszámoló benyújtásának határideje június elseje!)
Többszemélyes gazdasági társaság esetében az éves beszámoló szabályszerűen úgy fogadható el, ha megfelelően összehívása kerül a taggyűlés, közgyűlés, stb. (tehát a legfőbb döntéshozó szerv). Itt rögtön célszerű előre ellenőrizni, milyen módon hívható ez össze és hány nappal előre kell a meghívókat kiküldeni (természetesen egyszemélyes társaságnál a tulajdonos egyedül dönt, nincs szükség külön ülésre) - írta legfrissebb blogbejegyzésében Balázs Katalin ügyvéd, a Bisnode céginformációs szolgáltató blogján.
Illetve, ha a legfőbb döntéshozó szerv az összehívott ülésen határozatképes. Célszerű ellenőrizni, hogyan rendelkezik a létesítő okirat a határozatképességről, továbbá mennyi időben belül lehet megismételni az esetleg határozatképtelen ülést, vagy az éves beszámoló elfogadása során betartják a létesítő okirat (társasági szerződés, alapító okirat, alapszabály, stb.) által előírt szavazati rendet és adott az előírt többség (vannak cégek, ahol pl. egyhangú döntéshozatalt írnak elő ilyen esetre).
Fontos a határozatban külön elfogadni a mérleg-főösszeget, az eredményt, amely utóbbi „sorsáról” rendelkezni is kell (pl., hogy eredménytartalékba kerül-e), mint ahogy az esetleges osztalékfizetésről is rendelkezni.
A fentieken túl az ügyvezetői felmentvényről (ha ilyet a létesítő okirat előír) is az éves beszámoló elfogadásával egy időben határoznak.
A fentieket követően az erről hozott határozatot aláírják a jelenlévő tagok. Fontos azonban ügyelni arra, hogy a könyvelők ne csak ezt az aláírt határozatot kapják meg, hanem ennek a határozatnak az elektronikus változatát is. Erre a szabályszerű benyújtáshoz szüksége van. Tipikus hiba szokott lenni, hogy az éves beszámoló elfogadásáról szóló határozat számozása rossz. Ezt ki lehet küszöbölni azzal, hogy előre bekérjük a társaság vezető tisztségviselőjétől (például ügyvezető, vezérigazgató, stb.) vagy a cég jogászától a legutóbbi határozat számát.
Ne feledjük el!
Azokat a cégeket, amelyek elmulasztják a beszámoló beadását, 500 ezer forintig terjedő bírsággal sújtja a NAV. Amennyiben a vállalkozás további 30 napon belül sem teljesíti közzétételi kötelezettségét, a mulasztási bírság 1 millió forinttal emelkedik, újabb 60 nap elteltével pedig a NAV felfüggesztés nélkül, hivatalból törli az adószámot, és a cégbíróságnál kezdeményezi a cég megszüntetését.
