Jogszerű-e ha lemásoljuk alkalmazottaink adatait?

A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait – mutat rá a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda. Kivételt kizárólag a kifejezett jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális, egyedi célhoz kötöttség jelenthet.

Túléli Budapest a következő öt évet is kormánytámogatás nélkül?
Milyen kapcsolatot lehet kialakítani a Fidesszel, Magyar Péterrel és Karácsony Gergellyel?
Online Klasszis Klub élőben Vitézy Dáviddal!

Vegyen részt és kérdezzen Ön is!

2024. november 13. 16:30

A részvétel ingyenes, regisztráljon itt!

Gyakori tapasztalat, hogy a munkáltatók általános jelleggel másolják az alkalmazottaik valamennyi személyazonosító okmányát és egyéb iratait, az elkészült fénymásolatokat pedig időkorlát nélkül tárolják.

Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az EU általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók.
Az okmánymásolások indokaként leggyakrabban elhangzó érvek, mint például: „az elírások utólagos javíthatósága céljából” vagy a „jobb, ha megvan”, biztosan nem lesznek megfelelőek adatvédelmi szempontból. Az ilyen fajta adatgyűjtés ún. készletező adatkezelést valósít meg, amely a hatóság értelmezésében jogellenesnek minősül.

Kép:Pexels

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 2018 szeptemberében kiadott állásfoglalása szerint a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, továbbá a kezelt adatoknak a szükségesre kell korlátozódniuk (adattakarékosság elve).

Állásfoglalásában a NAIH kiemelte, hogy a bemutatott érvényes okmányban szereplő személyazonosító adatokat - a dokumentum közhiteles voltára tekintettel - másolatkészítés nélkül is el kell fogadni. A személyazonosító okmányról készült egyszerű másolat ugyanakkor nem bizonyítja hitelesen az érvényes hatósági okmány tartalmát, illetve nem alkalmas arra sem, hogy a személyazonosságot megállapítsa, a másolat megőrzése tehát általánosságban nem lehet célhoz kötött.

A helyes okmánykezelési gyakorlat

A NAIH által kifejtett érvelést igazolja a munka törvénykönyvének áprilisi módosítása is, amely szerint a munkáltató a személyazonosító okmányoknak a bemutatását kérheti, ugyanakkor a jogszabály nem hatalmazza fel a munkáltatót az okmányok lemásolására.

Helyes gyakorlat lehet az, ha például az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti a személyes adatokat igazoló okmányokat, együttesen megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló helybenhagyólag aláír.
Mivel az okmányok puszta megtekintése is adatkezelésnek minősül, az alkalmazottak részére valamennyi szükséges információt (adatkezelés célja, jogalapja, időtartama stb.) a GDPR szerinti adatkezelési tájékoztató keretén belül kell megadni.

Mikor jogszerű a másolás?

Az alkalmazott okmányainak, vagy egyéb iratainak fénymásolását bizonyos

Adatvédelmi tippek Facebook-hirdetésekhez
Hol vannak már azok a régi, szép idők, amikor egyszerűen csak kezeltük az ügyfelek hirdetéseit! Ma már a GDPR-nek hála nagyon oda kell figyelni a részletekre, mert különben megütheti a bokáját az ügynökség/hirdetés menedzsere és az ügyfél is – hívta fel a figyelmet Lévai Richárd közösségi marketingszakértő.
esetekben jogszabály írja elő” – mutatott rá Dr. Simon Emese Júlia, a BDO Legal partnere és adatvédelmi szakértője. „Például az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása céljából a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni, és azt megőrizni. Szintén jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát.”

Egyedi – jogszerű – indok lehet fentiek mellett a másolatkészítésre olyan eset, mint például amikor banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy az okmányokat külföldi kiküldetés miatti vízumügyintézés céljából szükséges lefénymásolni stb. Természetesen minden esetben egyedileg kell meggyőződni arról, hogy a fénymásolásra megfelelő jogalapunk van-e, és tudunk-e megfelelő célt társítani az adatkezeléshez. A munkáltatóknak ugyanakkor fontos figyelembe venniük, hogy ezek a gyakorlatban igen speciális helyzetek, az okmányok fénymásolása vagy szkennelése általános jelleggel nem tekinthető jogszerűnek.

 

Véleményvezér

Magyar Péter kiosztotta Orbán Viktort a nyugdíjasok helyzete miatt

Magyar Péter kiosztotta Orbán Viktort a nyugdíjasok helyzete miatt  

A miniszterelnök magára hagyta a magyar idős embereket.
Szégyen: már afrikai országok is megelőznek minket egy rangsorban

Szégyen: már afrikai országok is megelőznek minket egy rangsorban 

Megjelent a World Justice Project 2024-es jogállamiság rangsora.
Magyar Péter szerint Szentkirályi Alexandra kaszinónak nézi a fővárost

Magyar Péter szerint Szentkirályi Alexandra kaszinónak nézi a fővárost 

Magyar Péter kibukott a DK és a Fidesz közös szavazatain.
Legyen 65 év helyett 60 a nyugdíjkorhatár

Legyen 65 év helyett 60 a nyugdíjkorhatár 

Az ember azt hinné, hogy az emberek a végtelenig vezethetők ígéretekkel.
Minisztériumi dolgozókat vezényeltek ki Orbán Viktor ünnepi beszédére

Minisztériumi dolgozókat vezényeltek ki Orbán Viktor ünnepi beszédére 

Nagyon vonzóak az ingyenes étkezések.
Egy volt gazdasági főnyomozót sikerült letartóztatniuk a hatóságoknak Orbán Viktor ünnepi rendezvényén

Egy volt gazdasági főnyomozót sikerült letartóztatniuk a hatóságoknak Orbán Viktor ünnepi rendezvényén 

Mindenhol szabad a véleménynyilvánítás, vagy csak a Facebookon?


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo