A recept nagyjából így néz ki. Amit eddig Ön csinált, delegálja. Amit a kollégája csinál, szervezze ki. Amit a külsős csinál, automatizálja.

Annak idején sokan kiszervezték a könyvelést, a személyzetfelvételt, a marketinget, a logisztikát, lassan pedig magát a céget is a létezésből. A végén pedig hátradőlnek, mert elkészült az, amiről sok vállalkozó álmodik: az önjáró cég.

Legalábbis elméletben és üzleti klubokban el tudjuk mondani, hogy “Önjáró cégem van”

A valóságban ez néha inkább olyan, mint amikor van egy önvezető autónk, csak közben senki nem nézi, hogy merre megy.

Pedig a delegálással nincs baj. A kiszervezéssel sincs. Automatizálni pedig rengeteg mindent tényleg érdemes.

A gond ott kezdődik, amikor ezekből módszer helyett előbb hit, majd vallás lesz. Amikor már nem azt kérdezzük, hogy mit érdemes átadni másnak, hanem azt, hogy mit lehet még levenni magunkról. Aztán jó hittérítőként elkezdjük terjeszteni is a “tanokat”.

Paracelsus óta tudjuk: a dózis teszi a mérget. Vagy hétköznapibban fogalmazva: a bevitt mennyiség dönti el, hogy valami ártalmas lesz-e. A túl sok valamiből, akár meg is ölheti a szervezetet.

Ugyanez igaz a delegálásra, a kiszervezésre és az automatizálásra is.

A választóvonal a mérték.Mennyit delegálunk, szervezünk ki és automatizálunk, és mit?

A delegálás például jó dolog. Egy vállalkozó nem végezhet el mindent maga, mert akkor nincs cége, csak van egy különösen bonyolult munkahelye, ahol történetesen ő a saját főnöke. A delegálás nem azt jelenti, hogy odalök valamit valakinek azzal, hogy „oldja meg”, aztán három hónappal később felháborodik azon, hogy miért nem azt csinálta, amit elképzelt. A feladatot át lehet adni. A felelősséget már nehezebb.

Ugyanez történt az elmúlt húsz-harminc évben a kiszervezéssel is.

Előbb a könyvelés, marketing, majd az informatika, logisztika, call center, HR, bérszámfejtés, stb. A cégek egyre több mindent vittek ki külső szolgáltatókhoz, sokszor teljesen érthetően. Miért tartana fenn házon belül egy olyan szakértelmet, amit valaki más jobban és olcsóbban meg tud csinálni?

A baj akkor jön, amikor már senki nincs a cégnél, aki érti, mit és miért csinál a külsős. Sőt, néha, főleg személyzet csere után a külsős sem érti pontosan, mit kellene csinálnia? A cég vezetője pedig csak morog, hogy „nem ezt akartam”.

Van marketingügynökség, informatikus, könyvelő, tanácsadó, SEO-s, PPC-s, automatizációs szakember, mindenre külön ember. Csak maga a vállalkozás lassan nem érti a saját működését.Ha pedig valami félremegy, elkezdődik a jól ismert társasjáték. Ki a felelős?

A marketinges szerint az informatikus. Az informatikus szerint a rendszer. A rendszer szerint minden rendben működött.A tulajdonos pedig fizet. A saját zsebéből.

Na, ebbe a környezetbe és ebbe az időszakba érkezett meg az AI.

És mint a kígyó a paradicsomban, sziszeg az ember fülébe: Nem kell annyi ember. Nem kell annyi külsős. Nem kell annyi adminisztráció. Nem kell minden levelet elolvasni, minden ügyfélnek válaszolni, minden ajánlatot megírni, minden kampányt összerakni.

Majd megcsinálja az AI

AI-agenteket építhetünk, amelyek egymással kommunikálnak, feladatokat osztanak ki egymásnak, adatokat gyűjtenek, válaszolnak, időpontot foglalnak, levelet írnak, CRM-et töltenek.

A TikTokon pedig biztos van már legalább egy tizenkilenc éves srác, aki elmagyarázza, hogyan lehet mindezt három nap alatt teljesen automatizálni.

És itt szokott megszólalni egy ironikus hang:

:Mi történik, ha elrontja az AI-ügynök?

Mert egy ember is hibázik. erről minden cégvezető órákat tudna mesélni.

 Csak egy ember általában emberi sebességgel hibázik.Van, hogy többször is, mert nem tanul a hibából, de még akkor is a saját emberi sebességével.

Egy automata rendszer viszont képes ugyanazt az ostobaságot tízszer, százszor vagy tízezerszer végrehajtani.

Az AI erre rátesz még egy lapáttal. Képes teljesen magabiztosan butaságot mondani.

Ha pedig hozzáfér az Ön levelezéséhez, CRM-jéhez, naptárához, hirdetési fiókjához és ügyfélkommunikációjához, akkor a hiba többé nem egy rossz mondat. Folyamat lesz belőle.

És ezért veszélyes a cégvégzet mesterhármasa.

Először delegálja a munkát. Aztán kiszervezi a szakértelmet. Végül automatizálja a végrehajtást.

Ha pedig közben nem figyel, egy ponton már csak egy kérdés marad:

Van még valaki a cégnél, aki ténylegesen tudja, mi történik?

Egy jól működő vállalkozás egyik ismérve éppen az, hogy a tulajdonosnak nem kell reggeltől estig személyesen ott állnia minden folyamat mögött. Sok cégnél megcsinálták ezt az elmúlt években.

Ha a vezető nélkül megáll a cég, akkor valójában nem céget épített, hanem saját magának egy nagyon drága munkahelyet.

Az önjáró cég viszont nem azt jelenti, hogy senki nem fogja a kormányt. Azt jelenti, hogy nem kell minden kanyarban a tulajdonosnak tekerni rajta. Ehhez kell delegálás. Kell kiszervezés. Kell automatizálás, és egyre több helyen kell AI is. Persze van ami örökzöld és nem változik: Kell a kontroll is. Emberi kontroll.

Valakinek tudnia kell, hogy mi történik. Valakinek észre kell vennie, ha a rendszer elkezd ostobaságot csinálni. Bizonyos pontokon pedig továbbra is oda kell tenni egy embert, aki azt mondja:

Állj. Ezt nézzük meg.

Egy rosszul kiküldött belső emlékeztető miatt valószínűleg nem dől össze a cég. Egy rosszul elküldött húszmilliós ajánlat már más történet.

Egy hibás ügyfélkommunikáció, egy rosszul automatizált reklámkampány vagy egy elmulasztott többmilliós megkeresés pedig kifejezetten drága játék. Hogy mit tudunk automatizálni. Ma már meglepően sok mindent, de az igazán fontos nézőpont, hogy mit érdemes. Még fontosabb, hogy hol akarunk továbbra is embert látni a rendszerben.

Delegálni jó. Kiszervezni jó. Automatizálni is jó.

Az ostobaságot viszont egyik módszer sem javítja meg.Csak hatékonyabban hajtja végre.

Ha pedig egyszer sikerül delegálni a felelősséget, kiszervezni a tudást és automatizálni a hibákat, akkor valóban létrejött az önjáró vállalkozás.

Csak lehet, hogy nem arra megy majd, amerre szeretnénk…

(A szerző: Kovács Sándor üzleti tanácsadó, a Piac & Profit üzleti magazin és portál szakértői gárdájának egyik tagja. A szakember főként a magyar kkv-szektor (kis- és középvállalkozások) fejlesztésére fókuszál, több mint 25 éves gyakorlati tapasztalattal.)