Ön is tapasztalta már, hogy sok beszédnek sok az alja? Hogy nem haladtak előre a probléma megoldásában, hiába agyalt az értekezleten az egész stáb? Mindannyian ültünk már végig olyan munkahelyi értekezleteket, amikor csak az udvariasság és a megélhetési kényszer tartott vissza attól, hogy ne mutassuk ki unalmunkat. Mert az agyunk már azokon a feladatokon járt, amit az asztalunkhoz visszaülve kell elvégeznünk. Vagy az elménk egyáltalán nem volt jelen, talán éppen magánéleti dilemmáinkon morfondíroztunk.

Pedig a frappánsan lebonyolított, célratörő értekezletek mindenkinek a munkáját megkönnyítik. Lássuk a hatékony értekezletek ismérveit:

• Mindig célszerű, ha a résztvevők felkészülve érkeznek. Tudják, mire keresik a választ, milyen problémát dobnak be, illetve a korábban elhangzott javaslatokra és feltevésekre már van valamilyen válaszuk vagy teóriájuk.
• Ehhez fontos, hogy már előzetesen valamilyen programtervet szétküldjön az értekezlet vezetője e-mailben.
• Mindig legyen egy illetékes, aki vezeti az értekezletet, szót ad másoknak, kommentál. A teljes demokrácia anarchizmushoz vezethet. Ez az, amikor mindenki egymás szavába vágva akar szóhoz jutni. Az értekezlet vezetőjének jó képességgel kell rendelkeznie ahhoz, hogy a találkozó céljához képest feleslegesnek tűnő gondolatmeneteket lekanyarítsa, s visszaterelje a beszélgetést a megfelelő irányba.
• Fontos, hogy a kollégák ne hozzanak magukkal elektromos eszközöket a megbeszélésre. Túl nagy a kísértés, hogy állandóan az e-mailjeiket csekkolják.
• Talán meglepően hangzik, de az is segít összeszedetté és fókuszálttá tenni az embert, ha nincs meg a lehetősége, hogy folyton segédeszközökhöz nyúljon (egy táblázat a laptopban, ilyen-olyan adatbázisok a neten, stb.) Napjainkban, amikor hozzászoktunk, hogy semmit nem kell megjegyezni, mert minden egy klikkelésnyi távolságra van tőlünk, afféle intellektuális fitnesz-gyakorlatnak is beválik, ha megpróbálunk a kútfőnkből, "séróból" előszedni nemcsak adatokat, hanem érveket és szempontokat. Az eszköztelenség persze nem mindig üdvös: ha nagyon fontos kielemezni adatokat, pontosan, akár tizedes jegyig menően, akkor persze jelentős adatarzenállal felszerelkezve kell megjelenni a kupaktanács ülésén.
• Ez is meglepő lehet, de pszichológusok kimutatták, hogy az értekezletek ideális létszáma 4-7 ember. Lehet, hogy egyesek megsértődnek, amiért nem hívják meg őket, ilyenkor diplomatikusan kell elsimítani a konfliktust.
• Pontosan kezdjünk. Mindenki tartsa tiszteletben, hogy mások idejével nem él vissza. A tanácskozás végének időpontját is adjuk meg, hogy már előre tudják azok, akik hivatalosak rá. Ez szintén arra ösztönzi a kollektívát, hogy senki se eressze túl bő lére a hozzászólását.
• Minél rövidebb a találkozó, annál jobb. Ne szabjunk túl hosszú időtartamot neki! De azért ok nélkül ne rekesszük be az ülést, ha még nem értünk a megtárgyalandó dilemmák végére.
• Ha meg kell tárgyalni, hogy egy folyamatban lévő projekten milyen fejlemények történtek, érdemes inkább e-mailben közölni az érintettekkel, vagy ilyen úton bekérni a helyzetjelentéseket.
• Frissítő hatással tud lenni az agyra, ha az értekezletet kivisszük a szabadba. Van esetleg egy park az iroda közelében? Az állva csevegés megszabadít a túlzott hivatalosságtól, a levegő, a napfény felfrissítheti gondolataink áramlását.
• Az utolsó 5 vagy 10 percet használja az értekezlet vezetője arra, hogy összefoglalja az elhangzottakat és összegzi a teendőket. Így mindenki világos fogalmakkal rendelkezik arról, mik hangzottak el és hogyan tovább.