Így nem lesz több felesleges értekezlete

Az idő pénz. Felgyorsult világunkban az elfecsérelt percek is nagy veszteséget jelentenek, pláne ha a napok, hetek során órákká adódnak össze. Következik néhány módszer arra, hogyan tegyük hatékonnyá az értekezleteinket.

Ön is tapasztalta már, hogy sok beszédnek sok az alja? Hogy nem haladtak előre a probléma megoldásában, hiába agyalt az értekezleten az egész stáb? Mindannyian ültünk már végig olyan munkahelyi értekezleteket, amikor csak az udvariasság és a megélhetési kényszer tartott vissza attól, hogy ne mutassuk ki unalmunkat. Mert az agyunk már azokon a feladatokon járt, amit az asztalunkhoz visszaülve kell elvégeznünk. Vagy az elménk egyáltalán nem volt jelen, talán éppen magánéleti dilemmáinkon morfondíroztunk.

Pedig a frappánsan lebonyolított, célratörő értekezletek mindenkinek a munkáját megkönnyítik. Lássuk a hatékony értekezletek ismérveit:

Kép:PP archív

  • Mindig célszerű, ha a résztvevők felkészülve érkeznek. Tudják, mire keresik a választ, milyen problémát dobnak be, illetve a korábban elhangzott javaslatokra és feltevésekre már van valamilyen válaszuk vagy teóriájuk.
  • Ehhez fontos, hogy már előzetesen valamilyen programtervet szétküldjön az értekezlet vezetője e-mailben.
  • Mindig legyen egy illetékes, aki vezeti az értekezletet, szót ad másoknak, kommentál. A teljes demokrácia anarchizmushoz vezethet. Ez az, amikor mindenki egymás szavába vágva akar szóhoz jutni. Az értekezlet vezetőjének jó képességgel kell rendelkeznie ahhoz, hogy a találkozó céljához képest feleslegesnek tűnő gondolatmeneteket lekanyarítsa, s visszaterelje a beszélgetést a megfelelő irányba.
  • Fontos, hogy a kollégák ne hozzanak magukkal elektromos eszközöket a megbeszélésre. Túl nagy a kísértés, hogy állandóan az e-mailjeiket csekkolják.
  • Talán meglepően hangzik, de az is segít összeszedetté és fókuszálttá tenni az embert, ha nincs meg a lehetősége, hogy folyton segédeszközökhöz nyúljon (egy táblázat a laptopban, ilyen-olyan adatbázisok a neten, stb.) Napjainkban, amikor hozzászoktunk, hogy semmit nem kell megjegyezni, mert minden egy klikkelésnyi távolságra van tőlünk, afféle intellektuális fitnesz-gyakorlatnak is beválik, ha megpróbálunk a kútfőnkből, "séróból" előszedni nemcsak adatokat, hanem érveket és szempontokat. Az eszköztelenség persze nem mindig üdvös: ha nagyon fontos kielemezni adatokat, pontosan, akár tizedes jegyig menően, akkor persze jelentős adatarzenállal felszerelkezve kell megjelenni a kupaktanács ülésén.
  • Ez is meglepő lehet, de pszichológusok kimutatták, hogy az értekezletek ideális létszáma 4-7 ember. Lehet, hogy egyesek megsértődnek, amiért nem hívják meg őket, ilyenkor diplomatikusan kell elsimítani a konfliktust.
  • Pontosan kezdjünk. Mindenki tartsa tiszteletben, hogy mások idejével nem él vissza. A tanácskozás végének időpontját is adjuk meg, hogy már előre tudják azok, akik hivatalosak rá. Ez szintén arra ösztönzi a kollektívát, hogy senki se eressze túl bő lére a hozzászólását.
  • Minél rövidebb a találkozó, annál jobb. Ne szabjunk túl hosszú időtartamot neki! De azért ok nélkül ne rekesszük be az ülést, ha még nem értünk a megtárgyalandó dilemmák végére.
  • Ha meg kell tárgyalni, hogy egy folyamatban lévő projekten milyen fejlemények történtek, érdemes inkább e-mailben közölni az érintettekkel, vagy ilyen úton bekérni a helyzetjelentéseket.
  • Frissítő hatással tud lenni az agyra, ha az értekezletet kivisszük a szabadba. Van esetleg egy park az iroda közelében? Az állva csevegés megszabadít a túlzott hivatalosságtól, a levegő, a napfény felfrissítheti gondolataink áramlását.
  • Az utolsó 5 vagy 10 percet használja az értekezlet vezetője arra, hogy összefoglalja az elhangzottakat és összegzi a teendőket. Így mindenki világos fogalmakkal rendelkezik arról, mik hangzottak el és hogyan tovább.
Se vége, se hossza, se értelme
  • Egy átlagos amerikai munkavállaló átlagosan 62 értekezleten van jelen havonta.
  • Ezeknek az értekezleteknek a felét teljes időfecsérlésnek érzik a résztvevők.
  • Egy dolgozó munkaidejéből havonta 31 óra megy el ilyen találkozókra. -Amerikában 37 milliárd dollárnyi produktivitás veszik kárba azzal, hogy az alkalmazottak céltalan és eredménytelen értekezletekre pazarolják az idejüket.

Véleményvezér

Svédország gazdasági csodája

Svédország gazdasági csodája 

A svédek nem másokra mutogatnak, hanem csak egyszerűen jól teljesítenek.
A szlovák kormány meggondolta magát, mégis támogatják Ukrajnát katonai eszközökkel

A szlovák kormány meggondolta magát, mégis támogatják Ukrajnát katonai eszközökkel 

Magyarország egyre jobban elszigetelődik Ukrajna ellenes álláspontjával.
Kormányváltás lesz Csehországban, de Ukrajna támogatása marad

Kormányváltás lesz Csehországban, de Ukrajna támogatása marad 

Babis célja egypárti kormány létrehozása, amelyet más pártok kívülről támogatnának.
Hadházy Ákos szerint luxusutakra jártak a köztévé vezetői az adófizetők pénzéből

Hadházy Ákos szerint luxusutakra jártak a köztévé vezetői az adófizetők pénzéből 

Az adófizetők pénze könnyen vihető préda.
Egy magyar szervezet is részt vett egy olyan gyűlésen, amelynek célja az Orosz Birodalom helyreállítása

Egy magyar szervezet is részt vett egy olyan gyűlésen, amelynek célja az Orosz Birodalom helyreállítása 

Az Orosz Birodalom helyreállítása sok ember álma Keleten.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo