Így nem lesz több felesleges értekezlete

Az idő pénz. Felgyorsult világunkban az elfecsérelt percek is nagy veszteséget jelentenek, pláne ha a napok, hetek során órákká adódnak össze. Következik néhány módszer arra, hogyan tegyük hatékonnyá az értekezleteinket.

Mire készülhet a kormány?
Meg lehet még menteni az idei évet az ezer sebből vérző gazdaságban?

Online Klasszis Klub élőben Győrffy Dórával!
Vegyen részt és kérdezze Ön is a közgazdászt, egyetemi tanárt!

2025. július 16. 15:30

A részvétel ingyenes, regisztráljon itt!

Ön is tapasztalta már, hogy sok beszédnek sok az alja? Hogy nem haladtak előre a probléma megoldásában, hiába agyalt az értekezleten az egész stáb? Mindannyian ültünk már végig olyan munkahelyi értekezleteket, amikor csak az udvariasság és a megélhetési kényszer tartott vissza attól, hogy ne mutassuk ki unalmunkat. Mert az agyunk már azokon a feladatokon járt, amit az asztalunkhoz visszaülve kell elvégeznünk. Vagy az elménk egyáltalán nem volt jelen, talán éppen magánéleti dilemmáinkon morfondíroztunk.

Pedig a frappánsan lebonyolított, célratörő értekezletek mindenkinek a munkáját megkönnyítik. Lássuk a hatékony értekezletek ismérveit:

Kép:PP archív

  • Mindig célszerű, ha a résztvevők felkészülve érkeznek. Tudják, mire keresik a választ, milyen problémát dobnak be, illetve a korábban elhangzott javaslatokra és feltevésekre már van valamilyen válaszuk vagy teóriájuk.
  • Ehhez fontos, hogy már előzetesen valamilyen programtervet szétküldjön az értekezlet vezetője e-mailben.
  • Mindig legyen egy illetékes, aki vezeti az értekezletet, szót ad másoknak, kommentál. A teljes demokrácia anarchizmushoz vezethet. Ez az, amikor mindenki egymás szavába vágva akar szóhoz jutni. Az értekezlet vezetőjének jó képességgel kell rendelkeznie ahhoz, hogy a találkozó céljához képest feleslegesnek tűnő gondolatmeneteket lekanyarítsa, s visszaterelje a beszélgetést a megfelelő irányba.
  • Fontos, hogy a kollégák ne hozzanak magukkal elektromos eszközöket a megbeszélésre. Túl nagy a kísértés, hogy állandóan az e-mailjeiket csekkolják.
  • Talán meglepően hangzik, de az is segít összeszedetté és fókuszálttá tenni az embert, ha nincs meg a lehetősége, hogy folyton segédeszközökhöz nyúljon (egy táblázat a laptopban, ilyen-olyan adatbázisok a neten, stb.) Napjainkban, amikor hozzászoktunk, hogy semmit nem kell megjegyezni, mert minden egy klikkelésnyi távolságra van tőlünk, afféle intellektuális fitnesz-gyakorlatnak is beválik, ha megpróbálunk a kútfőnkből, "séróból" előszedni nemcsak adatokat, hanem érveket és szempontokat. Az eszköztelenség persze nem mindig üdvös: ha nagyon fontos kielemezni adatokat, pontosan, akár tizedes jegyig menően, akkor persze jelentős adatarzenállal felszerelkezve kell megjelenni a kupaktanács ülésén.
  • Ez is meglepő lehet, de pszichológusok kimutatták, hogy az értekezletek ideális létszáma 4-7 ember. Lehet, hogy egyesek megsértődnek, amiért nem hívják meg őket, ilyenkor diplomatikusan kell elsimítani a konfliktust.
  • Pontosan kezdjünk. Mindenki tartsa tiszteletben, hogy mások idejével nem él vissza. A tanácskozás végének időpontját is adjuk meg, hogy már előre tudják azok, akik hivatalosak rá. Ez szintén arra ösztönzi a kollektívát, hogy senki se eressze túl bő lére a hozzászólását.
  • Minél rövidebb a találkozó, annál jobb. Ne szabjunk túl hosszú időtartamot neki! De azért ok nélkül ne rekesszük be az ülést, ha még nem értünk a megtárgyalandó dilemmák végére.
  • Ha meg kell tárgyalni, hogy egy folyamatban lévő projekten milyen fejlemények történtek, érdemes inkább e-mailben közölni az érintettekkel, vagy ilyen úton bekérni a helyzetjelentéseket.
  • Frissítő hatással tud lenni az agyra, ha az értekezletet kivisszük a szabadba. Van esetleg egy park az iroda közelében? Az állva csevegés megszabadít a túlzott hivatalosságtól, a levegő, a napfény felfrissítheti gondolataink áramlását.
  • Az utolsó 5 vagy 10 percet használja az értekezlet vezetője arra, hogy összefoglalja az elhangzottakat és összegzi a teendőket. Így mindenki világos fogalmakkal rendelkezik arról, mik hangzottak el és hogyan tovább.
Se vége, se hossza, se értelme
  • Egy átlagos amerikai munkavállaló átlagosan 62 értekezleten van jelen havonta.
  • Ezeknek az értekezleteknek a felét teljes időfecsérlésnek érzik a résztvevők.
  • Egy dolgozó munkaidejéből havonta 31 óra megy el ilyen találkozókra. -Amerikában 37 milliárd dollárnyi produktivitás veszik kárba azzal, hogy az alkalmazottak céltalan és eredménytelen értekezletekre pazarolják az idejüket.

Véleményvezér

A lengyel gazdaság száguldása hatalmas égés a magyar gazdaságpolitika számára

A lengyel gazdaság száguldása hatalmas égés a magyar gazdaságpolitika számára 

A munkavállalók a lábukkal szavaznak.
Teljes bukta lett Orbán Viktor igazságpillanata

Teljes bukta lett Orbán Viktor igazságpillanata 

Orbán Viktor egyre nagyobbakat lódít egyre kevesebb sikerrel.
Elutasították Magyar Péter feljelentését Orbán Viktor ellen

Elutasították Magyar Péter feljelentését Orbán Viktor ellen 

Az ügyészség döntött Orbán Viktor feljelentése ügyében.
Vatikán már nem békepárti, a pápa az ukrán elnököt fogadta

Vatikán már nem békepárti, a pápa az ukrán elnököt fogadta 

Az új pápa előbb fogadta az ukrán elnököt, mint Orbán Viktort.
Magyar Péter nyilvánosságra hozta, hogy szerinte hol lopott milliárdokat a Fidesz

Magyar Péter nyilvánosságra hozta, hogy szerinte hol lopott milliárdokat a Fidesz 

Milliárdosok aggódhatnak egy kormányváltás esetén.
A szabadság hőseként ünnepelték Karácsony Gergelyt az Európai Parlamentben

A szabadság hőseként ünnepelték Karácsony Gergelyt az Európai Parlamentben 

A budapesti főpolgármester megdicsőült Strasbourgban.

Info & tech

Cégvezetés & irányítás

Piac & marketing


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo