Jobb, ha közel van az a pénz...
Kép:FreeDigitalPhotos.net/Iamnee

Előző cikkemben arról írtam, általában mi lehet a két fő oka annak, hogy bár vállalkozásunk működik, papíron szép bevételek állnak, a gyakorlatban mégsem úgy haladunk, ahogy szeretnénk.A második számú gyakori ok –ez lesz a mostani cikk témája- az, hogy valamilyen oknál fogva a vevő nem fizeti ki a számlánkat. Márpedig ahhoz, hogy cégünk működni tudjon, el kell érnünk, hogy kiállított számláink ne csak papírfecnik legyenek, hanem azok ellenértékét kapjuk is meg. (A vevők jelenleg átlagosan 28 napos fizetési határidővel szembesítik a vállalkozásokat, ami 4 nappal kevesebb az előző negyedévhez képest.)

Tapasztalataink szerint ez általában a négy következő ok valamelyike miatt nem történik meg:

1. A cégek jó része nem tudja, kivel köt üzletet, nem informálja le partnerét
2. Ha létrejön az üzlet, rossz megállapodást kötnek, ami alapján egy esetleges követelés jogilag megalapozatlan lehet
3. Nincs hatékony számla-monitoring
4. Ha egy vevő nem fizet időben, sokan még mindig nem, vagy csak késve próbálják jogos követelésüket érvényesíteni.

Informálódjunk!

Ha jelentkezik egy új vevőjelölt, sokan azonnal megállapodnának vele, mert hurrá, új ügyfél, új vevő, új bevétel. Feltéve, ha fizet is. Ami –lásd mennyien panaszkodnak a körbetartozásra- egyáltalán nem biztos. Nem szükséges senkiről rosszat feltételeznünk, ez azonban nem jelenti azt, hogy bárkiben is feltétel nélkül meg kéne bíznunk. Számos ingyenes módja van annak, hogy információhoz jussunk leendő üzleti partnerünkről.

Használjuk a cégbíróság ingyenes adatbázisát, a NAV, illetve a KIM weboldalát, ez utóbbin cégek közzétett mérlegei és eredménykimutatásai érhetőek el. A cégbíróság honlapján vezetett közhiteles nyilvántartásban meg tudjuk nézni leendő partnerünk cégkivonatát. Gyanúra adhat okot a székhely, ügyvezető, illetve tulajdonosi összetétel gyakori (évente legalább kétszeri) változása. A cégjegyzékben látjuk, hogy az adószám érvényes-e, vagy fel van függesztve. A felfüggesztés oka lehet, ha a cég nem adott le beszámolót, vagy nem lelhető fel a székhelyén. A legfontosabb ok, amiért erre figyelnünk kell az, ha ilyen cégtől fogadunk be például egy alvállalkozói számlát, akkor annak áfa-tartalmát nem helyezhetjük levonásba (hétköznapi nyelven: nem igényelhetjük vissza).

Ha a cégkivonaton NAV, vagy egyéb végrehajtást látunk, kérdezzünk rá ezek okára és összegére. Minden vállalkozás kerülhet pillanatnyi pénzzavarba, de ha több, és régóta fennálló végrehajtást látunk, az ilyen cégnek kizárólag készpénzes fizetést engedélyezzünk. Ha nagyobb értékű megállapodásról van szó, kérhetünk még banki igazolást arról, hogy partnerünk számláján nem volt sorban állás, illetve ha nem szerepel a NAV köztartozásmentes adózók adatbázisában, akkor köztartozás-mentességi igazolást is. Kérhetünk egy tárgyévi főkönyvi kivonatot is betekintésre. A főkönyvi kivonatból –többek között- kiolvasható, hogy egy cégnek mennyi kötelezettsége (tartozása) van. Ha azt látjuk, hogy sok a kötelezettség, tudakoljuk meg, ezek miből tevődnek össze. Ha a hosszú lejáratú kötelezettségek (egy éven túliak) vannak túlsúlyban, a cég valószínűleg hosszú távú, beruházási, esetleg 2-3 évre szóló forgóeszköz-hitelt vett fel. Amennyiben sok a rövid lejáratú (éven belüli) kötelezettség, és annak okára nem kapunk megnyugtató és őszinte választ, okkal feltételezhetjük, hogy egy nem megbízható céggel állunk szemben.

Léteznek még fizetős adatbázisok is, ahol megmondják, leendő üzletfelünknek van-e más cégben is érdekeltsége, netán volt-e olyan cégben tulajdonos, vagy vezető, amit felszámoltak, vagy végelszámoltak.

Szerződjünk!

A következő nagyon lényeges dolog az, hogyan kötünk szerződést, illetve számlánk mellé milyen egyéb dokumentumokat állítunk ki. Ha rendszeres, hosszabb távú üzletről van szó, minden esetben kössünk szerződést. Kössünk szerződést akkor is, ha az ügylet értéke meghaladja a nettó 200.000 forintot, egy esetleges NAV ellenőrzés során ezzel tudjuk igazolni, hogy nem színlelt ügyletről van szó. A szerződésben minden esetben határozzuk meg, mi a szerződés tárgya, mettől meddig érvényes, minél pontosabban írjuk körül a felek vállalásait, illetve kötelezettségeit. Egyértelműen határozzuk meg azt, mikor tekintjük a szerződés teljesítettnek, a fizetési feltételeket, azt, hogy az együttműködés során a két fél részéről ki az, aki a szerződés bármely részével kapcsolatban nyilatkozni jogosult, azt, hogy az együttműködés során a kommunikációnak milyen formában kell történnie. Ha szükséges, kérjük ügyvéd segítségét. Ne feledjük, egy korrekt szerződés biztonságot jelent, hiszen minden, abban érintett fél érdekeit védi. Szerződéskötéskor minden esetben ügyeljünk arra, hogy a szerződést kizárólag arra jogosult személy írja alá, ellenkező esetben a szerződés érvénytelen lehet. (Ezt most némiképp bonyolultabb ellenőrizni, mint korábban volt.)

Ha eladtunk valamit, egy kiállított számla a későbbiekben nem okvetlen elegendő akkor, ha azt nem fizetik ki, és szeretnénk behajtani az ellenértékét. Számla és szerződés mellett –az ügylet jellegétől függően- írjunk szállítólevelet, átvételi elismervényt, vagy teljesítési igazolást is. Egy esetleges nemfizetés esetén ezekkel már alá tudjuk támasztani követelésünk jogosságát.

Számlázzunk körültekintően!

Számlánk kiállításánál az első dolog, amire nagyon figyeljünk, annak helyes kiállítása legyen. Egyfelől törvényi előírás, hogy a könyvelésbe csak tartalmilag-formailag megfelelő számla fogadható be, másfelől ha számlánkat javításra visszaküldik, azzal megint csak később jutunk pénzünkhöz. Elektronikus számlázó-program használatával a számla helytelen kitöltése megelőzhető.

A következő fontos lépés számlánk hitelt érdemlő kézbesítése. Személyes átadás, vagy futárral történő továbbítás esetén készítsünk egy átvételi nyilatkozatot, amely tartalmazza, hogy számlánkat ekkor és ekkor átvették, és az ellen semmilyen kifogást nem emelnek. Postai kézbesítés esetén minden esetben tértivevényesen küldjük. Kiállított (és készpénzben azonnal ki nem fizetett) számláink útját minden esetben kövessük nyomon. Kisebb számlaforgalommal bíró (egyidejűleg kb. 40-50 nyitott számla) cégek esetén elegendő lehet egy Excel-táblában rögzíteni a kiállított számlák számát, összegét, a vevő nevét és a számla fizetési határidejét. Ha közeledik, netán egy-két nappal lejárt a fizetési határidő, ellenőrizzük bankszámlánkat, hogy az adott számlát kifizették-e. Ha nem, egy udvarias telefonhívást követően küldjünk ki egy számlamásolatot is tartalmazó fizetési emlékeztetőt e-mailben, illetve levélben is. Nagyobb számlaforgalommal bíró cégeknél ezt a folyamatot érdemes vállalatirányítási rendszer használatával automatizálni, ennek használatával a rendszer figyelmeztet minket, melyek azok a számlák, ahol beavatkozás szükséges.

Ha számlánkat a kiküldött fizetési emlékeztető kézhezvétele után sem fizetik ki, vagy arra nem reagálnak, akkor nem érdemes sokáig várni, minél hamarabb tegyük meg a következő lépést, küldjünk ki első fizetési felszólítást. Ebben legfeljebb 8 napos fizetési határidőt adjunk meg. Ha ez sem vezet eredményre, a 8 nap letelte után küldjünk ki egy második fizetési felszólítást, melyben jelezzük, ha számlánkat ekkor sem fizetik ki, jogi eljárást kezdeményezünk: fizetési meghagyás kiállítását, illetve ha az sem vezet eredményre, felszámolási eljárás megindítását kezdeményezzük. Azért nem érdemes sokáig várnunk, és bízni a csodában, hogy talán majd fizetnek, mert a tapasztalatok azt mutatják, hogy minél több idő telik el egy tartozás keletkezése óta, annál kisebb lesz az esély annak behajtására. (A március 15-én hatályba lépett új Polgári törvénykönyv (2013. évi V. törvény) megváltoztatja az elévülés szabályait. Itt találja, hogyan!)

Abban az esetben, ha partnerünk jelzi fizetési szándékát (és feltételezhető róla, hogy tényleg így van, nem csupán időhúzásról van szó, hátha „elfelejtjük” a dolgot), de nem tud határidőre teljesíteni, állapodjunk meg vele a határidő módosításáról, esetleg részletfizetésről. Ezt az új megállapodást is minden esetben foglaljuk írásba, természetesen belevéve azt is, hogy partnerünk a megállapodás be nem tartása esetén milyen jogkövetkezményekkel számolhat.

Tapasztalataink szerint –és ezt nem csak mi látjuk így- sokan azért nem lépnek fel kintlévőségeik behajtása érdekében, mert kellemetlennek érzik azt. Kellemetlennek érzik, úgy vélik, ezzel zaklatják üzletfelüket, nem akarják elveszíteni emiatt az adott vevőt, aki nyilván akar fizetni, csak nem tud. De majd fog. Legalábbis azt mondja. Ha valaki netán ebben a cipőben jár, gondoljon a következőre: nem szívességet, nem adományt kér, hanem azt, hogy elvégzett munkája, eladott áruja után annak jogos ellenértékét kapja meg. Ne feledjük, egy általunk elvégzett, de ki nem fizetett munkában pénzünk, időnk áll, arról nem beszélve, hogy az arról kiállított számla után adófizetési kötelezettségünk is keletkezik, amit akkor is teljesíteni kell, ha számlánkat nem fizették ki.

Mindezek fényében ki-ki döntse el saját maga, megy-e annyira jól a vállalkozása, hogy abból más, nemfizető cégek működését finanszírozza.

Vuray György a Vállalkozás Okosan portál munkatársa