Így ne fogadjunk be elektronikus számlát

Nem elegendő az elektronikus számlát pdf-ben továbbítania, a befogadónak pedig kinyomtatnia és lefűznie. Ez ugyanis számos visszaélési lehetőséget rejt magában. Lássuk, mi a helyes, adóhatóság által is elfogadott módszer!

Az e-számla nem más, mint az áfatörvényben meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki, és fogadtak be. A cégek számára számos előnyt tartogat az erre való áttérés, de a költségmegtakarítás legnagyobb mértékben befogadói oldalon jelentkezhet.

Luxus nem e-számlázni?
Az elektronikus számlázás jelentős költségmegtakarítást jelent az azt igénybe vevő cégek számára. Ezt a szakemberek eddig is hangoztatták, mostanra azonban úgy tűnik, a vállalkozások egyre nagyobb része is belátja, érdemes váltania. A gát sokszor nem a pénz, inkább a merev gondolkodásmód.
A 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése alapján az elektronikus számlázáshoz a befogadó beleegyezése szükséges, így az vissza is utasítható. A számlabefogadó beleegyezése nem csak formális - írásos - lehet, megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is. EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása előlegezi meg az e-számlázásra való áttérést.

Az előzőek mellett természetesen figyelni kell az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet előírásaira is. Mivel az áfatörvényben több mint 2 éve nem szerepel, hogy digitális aláírás szükséges az elektronikusan kiállított és átküldött számlákon, sokan gondolhatták azt, hogy elég, ha lementik az érkező fájlt, és kinyomtatva átadják a könyvelőjüknek, esetleg el is mentik azt az e-mailt, amiben a számla érkezett. Tévedtek.

Kép:FreeDigitalPhotos.net/phanlop88

A törvény előírja, hogy az e-számlákat csak eredeti, elektronikus formában lehet megőrizni, mivel adóigazgatási azonosításra kizárólag ebben a formában alkalmasak. Egy kinyomtatott e-számla nem nem több egy papíralapú számla másolatánál.

(A számlákat felhőben is lehet tárolni, gyakorlatilag kockázat nélkül, és a NAV ezt is vizsgálhatja!)

Nem muszáj, de ajánlott

A törvény értelmében az ilyen számlát befogadótól továbbra is elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, az így érkező számla a kiállítás óta nem módosult, és az valóban a kiállítójától származik. És bár elvileg ez nem kötelező, a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs alkalmasabb eszköz arra, hogy egy pdf fájl eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásolták, archiválták.

A NAV korábbi állásfoglalása szerint ugyan valóban bármi lehet e-számla (pdf, e-mail, vagy egy fax-üzenet is), ha formailag megfelel a számlakiállítás követelményeinek. Ugyanakkor a számla kiállítójának és befogadójának is a NAV által elvárt archiválási szabályoknak kell megfelelnie, a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelethez igazodva. Márpedig ebben az szerepel, hogy használni kell az e-aláírást.  Ha csak egy sima pdf-et kap egy cég, akkor magának kell erről gondoskodnia, különben a NAV megbüntetheti egy vizsgálat alkalmával.

Könyvelési gondok
Az elektronikus számlák könyvelése is gyakran kérdéseket vet fel a gazdasági szervezeteknél. Ebben az esetben az az alapvető követelmény, hogy a bizonylat és a hozzá tartozó könyvelési információk minden esetben egyértelműen, elválaszthatatlanul és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kapcsolódjanak egymáshoz. Erre alapvetően két módszer terjedt el: elektronikus könyvelési rendszert alkalmazva, a bizonylat rendszerben vezetett sorszámát társítják a bizonylathoz (ekkor a könyvelési rendszernek kell biztosítania az egyértelmű és utólag nem módosítható kapcsolódást), vagy a könyvelési információkat tartalmazó fájlt a bizonylathoz csatolják (ebben az esetben pedig elektronikus hitelesítéssel biztosítható az elválaszthatatlan kapcsolat).
Azok a kiállítók, akik egy csak pdf-et küldenek, minden felelősséget áttolnak a számla befogadójára, aki így kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecséttel ellátni a dokumentumot, amit pedig a kiállító sem tud kontrollálni.

Mi a megoldás?

A digitális aláírással nem rendelkező cégeknek a megoldás tehát, ha a kibocsátótól az e-számla megküldésével egy időben papír-alapon is megkérik a számla megküldését és fordítva, ha elektronikusan állítunk ki számlát, akkor küldjük el a befogadó részére a papír-alapú dokumentumot is.

A másik megoldás az lehet, hogy olyan e-számla szolgáltatót választanak a kisebb cégek, amely  elektronikus aláírást is alkalmaz. Így elkerülhető egy kisvállalkozás számára, hogy évi többezres pluszköltséget vállalva, önállóan intézze a digitális archívuma aláírását, ehelyett a szolgáltatási díjért elvárhatja ezt.

Véleményvezér

Mészáros Lőrinc és neje hatalmas luxusba fojtotta a magyar fanyalgók miatt érzett bánatát

Mészáros Lőrinc és neje hatalmas luxusba fojtotta a magyar fanyalgók miatt érzett bánatát 

Hadházy Ákos független országgyűlési képviselő ismét utolérte a Mészáros házaspárt.
Újabb eseményt szervez Karácsony Gergely

Újabb eseményt szervez Karácsony Gergely 

Nem nyugszik a főpolgármester.
Nincs neurológiai betegsége Orbán Viktornak

Nincs neurológiai betegsége Orbán Viktornak 

Nyelvi botlás lehetett csak.
Lázár János hatalmas öngólja, a betiltott vonatinfó helyére egyre újabb verziók születnek

Lázár János hatalmas öngólja, a betiltott vonatinfó helyére egyre újabb verziók születnek 

A betiltás a digitális világban immár mulatság tárgya.
Semmi nem fog Magyar Péteren

Semmi nem fog Magyar Péteren 

Ezúttal komoly kihívóra lelt Orbán Viktor.
Ha valaki féláron szeretne friss gyümölcsöt csak Bécsbe kell kiugrania

Ha valaki féláron szeretne friss gyümölcsöt csak Bécsbe kell kiugrania 

Hol van már Magyarország egykori olcsósága.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo