Van, aki vállalkozóként dönt úgy, van, aki távmunkában ragadja meg a lehetőséget, hogy otthon – home office – dolgozzon. Számos érv szól a home office mellett, a költséghatékonyságtól, a nagyobb személyes mozgástéren és időbeosztáson túl, a családi és személyes kapcsolatok harmonikusabbá válásáig. Annak érdekében azonban, hogy csakugyan az előnyünkre tudjuk fordítani az otthoni munkát, érdemes felállítanunk annak kereteit.
Beszéljünk a családdal, alakítsuk ki az otthon dolgozás házirendjét
Fontos, hogy a családtagok megértsék: a home office nem azt jelenti, hogy valaki nem, vagy keveset dolgozik, hanem azt, hogy otthon(ról) végzi el a munkáját. Mozgástere valójában a helyszínválasztásban és az időbeosztásban van, ám például az elvégzendő munka mennyiségében, minőségérében, illetve annak határidejében (legyen távmunkáról, vagy vállalkozásról szó) nincs.
Több mint tapintatlanság tehát azt gondolni, hogy az otthon dolgozóra rá lehet zúdítani a szűkebb, vagy tágabb család összes intéznivalóját, mondván, ő úgyis otthon van.
Jelöljük ki a home office helyét
A „home office” lehet ez egy külön helyiség, vagy otthonunk egy szeglete. Fontos ugyanakkor, hogy mindenképp jól elhatárolt és egyértelműen rögzített legyen, ahol a munkához szükséges eszközök (gépek, dossziék, írószerek stb.) könnyen elérhetőek, amelyet családtagok tiszteletben tartanak, és ahonnan nem kell minden nap eltüntetni a munkavégzés nyomait.
Osszuk be okosan az időnket.
A home office legnagyobb veszélye, a rossz időbeosztás: Észrevétlenül összemosódhat a munka- és a szabadidő. Érdemes ezért kialakítani és rögzíteni egy napirendet és követni azt. Ez azt is jelenti, hogy mi is kerüljük az időrabló foglalatosságokat (közösségi oldalak böngészésre, e-mailek rendszertelen nézegetése és azonnali megválaszolása…) és finoman jelezzük a családtagoknak (barátoknak), hogy ugyan otthon vagyunk, de feladataink vannak és dolgozunk. A hatékony időkihasználásban és koncentrálásban sokat segít, ha rögzítjük magunknak a (rövid, közép és hosszútávú) céljainkat és (napi, heti stb.) feladatlisták segítségével dolgozunk.
Öltözzünk fel a munkához.
Attól, hogy a munkánkat otthonunk kényelmét élvezve végezzük, nagy jelentőséggel bír, hogy „felöltöznünk” a munkához. Emlékezzünk a Joe Navarro féle FBI kísérletre, amikor ugyanarra a túszmentési feladatra más-más megoldást adtak az ügynökök, attól függően, hogy öltönyben (ők tárgyalni akartak), vagy kommandós ruhában láttak neki a feladatnak (ők dinamikus rajtaütést terveztek). Így hát számunkra sem mindegy, mit öltünk magunkra, mielőtt munkához látunk. (Jó döntés, ha az öltözékünk önazonos, kényelmes és egy skype beszélgetés során vagy egy váratlan látogató szemében is professzionális képet mutat.)
A home office, az otthon dolgozó számára mozgástér. Az ügyfelekkel, munkatársakkal való kapcsolatot, a munka minőségét nem érintheti hátrányosan. Tartsuk továbbra is magunkat az üzleti viselkedéskultúra szabályaihoz, különösen telefonon, skype-on, vagy „elektronikus úton” való kapcsolattartás során. Vállalkozás esetén hozzunk létre, távmunka esetén használjuk, a céges (professzionális) e-mail címet és kövessük az üzleti etikett levelezési szabályait.
Az otthoni környezet kötetlenebb hangulata lazíthat a munkavégzési és mind a szóbeli, mind az írásbeli kommunikációs stíluson. Külön figyelmet érdemes fordítanunk a telefonálás során beszűrődő zajokra, (háztartási gépek, háziállat, televízió stb.), a skypeolás során látható összképre (a megjelenésünkre és a háttérre), és az „üzleti levelet, (üzleti telefont) üzleti időben” elv betartására.
A home office remek lehetőség a stresszmentesebb munkavégzésre, ugyanakkor megadja azt a kellemes mozgásteret is, hogyha már unjuk a megszokott környezetet, akkor közösségi irodában, kávézóban, könyvtárban, vagy a szabadban folytassuk a munkát. Egy új környezet gondolatfrissítő lehet, amely új lendületet és új ismeretségeket is hozhat a dolgos mindennapokba.
dr. Erdős Zsuzsanna üzleti etikett tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu
