Az ötletelő értekezletek (brainstorming) sikerének titka, hogy sikerül-e mederben tartani a megbeszélést. Ez különösen akkor nehéz feladat, ha a csapat tagjai nem is egy szobában ülnek. Mivel egyre több kis- és középvállalatnál terjed a távmunka, a startupokról nem is beszélve, érdemes megtanulni az online ötletelő értekezlet szabályait.
1. A virtuális ötletbörze előtt
Szerezzük be mindenkitől előre az ötleteit azért, hogy a konferenciabeszélgetést azonnal az ötletek megvitatásával kezdhessünk!
Hozzunk létre informális online felületet, amelyhez a csapat minden tagja hozzáfér, hogy mindenkihez időben eljussanak az ötletek. Ez lehet akár a Hipchat vagy a Google Doc, de a vállalat belső rendszerén is kialakíthatunk egy felületet. Hagyjunk mindenkit egyedül gondolkodni, csak azt kérjük, hogy a végeredményt ossza meg.
Szabjunk határokat időben és mennyiségben! A teljes szabadság nem serkenti a kreativitást! Adjunk határidőt, ameddig fel lehet tölteni az ötleteket. Ez lehet három nap vagy akár egy hét is, témától függően. Határozzuk meg az elvárt ötletek számát, illetve az ötlet kifejtésének hosszát például karakterszámban. Tömör, világos megfogalmazást ösztönözzünk.
Ne vitassuk meg előre az ötleteket, mert előfordulhat, hogy máris döntést hozunk anélkül, hogy széles körben beszélgettünk volna a megoldási javaslatról. Csak akkor legyünk konkrétak, amikor összegyűlik a csapat a virtuális térben!
Így kezdjünk minden ötletet: „Mi lenne, ha…” Hisz ez csak egy felvetés, nem konkrét megoldás. Ha nincs tétje, nem fenyeget a kudarc, több és merészebb ötletekre számíthatunk.
Ha az előkészítésen túl vagyunk, indulhat a konferenciabeszélgetés.
Jelöljünk ki moderátort! A fizikai meetingekhez hasonlóan a virtuális megbeszéléseket is kézben kell tartani, máskülönben előfordulhat, hogy számtalan dolgot megvitatunk, csak épp az apropóul szolgáló probléma nem kerül elő, esetleg a résztvevők egymás szavába vágva akarnak érvényesülni, így végül elsikkadnak fontos gondolatok. A jó moderátor mindenkit bevon a brainstormingba, garantálja, hogy minden ötlet elhangzik, a csapat megvitatja azokat, és döntés is születik a felvetések további sorsáról.
Kezdjük a bemelegítéssel! A telefonbeszélgetések első néhány perce általában azzal telik, hogy a felek megpróbálnak egymásra hangolódni. Ha többen vannak vonalban, az „összerázódási idő” tovább tart. Adjunk elég időt egymás üdvözlésére!
Térjünk a tárgyra, ha túl vagyunk a bemelegítésen. A moderátor és a csoportvezető döntése, hogy a korábban feltöltött ötleteket milyen módon dolgozzák fel. A struktúrát mindenkivel közölni kell, aztán jöhet az első ötlet.
Határozzunk meg időkorlátot! Parttalan beszélgetés helyett ösztönzőbb, ha korlátozzuk az időtartamot, még akkor is, ha esetleg kimarad egy-egy ötlet. Például szögezzük le: a csapat legkésőbb 2 óra után eldönti, hogy mi lesz a következő lépés. (Ha emiatt kimarad egy ötlet, amelyről később kiderül, működik, hívjunk össze újabb virtuális konferenciát. Ekkor már nincs szükség a bemelegítésre, azonnal a témára térhetünk.)
3. A virtuális ötletbörze után
Akkor sikeres az ötletbörze, ha néhány ötletnek lesz utóélete.
A moderátor vagy a csapatvezető készítsen ellenőrzőlistát az összes megvitatott ötletről, írja le, hogy kinek mi a feladata, és minden mást, ami a konferenciabeszélgetésen elhangzott és fontos. Ha eljutottunk idáig, a csapat virtuális ötletbörzéje sikeres volt.
A cikk Kurt Birkenhagen www.under30ceo.com oldalon megjelent írása alapján készült.
