A számviteli törvény értelmében a számlatömbök megőrzési határideje 8 év. Ezen időszak alatt biztosítani kell a számlatömb és az abban szereplő számlák sértetlenségét, eredetiségét, hitelességét és olvashatóságát. Ezért, bár konkrét szabály nem írja elő, a tömb esetleges elvesztését célszerű először az adóhatóságnak bejelentenünk, vagy közzétennünk egy hivatalos lapban, mint például a Pénzügyi Közlöny. Akár a bejelentést, akár a közzétételt választjuk, szerepeltetni kell a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb (-tól, -ig) sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját. Így egy esetleges adóellenőrzés alkalmával, ha az adóellenőr számon kéri rajtunk a megvásárolt számlatömbünket, fel tudjuk mutatni az elvesztésével kapcsolatos bejelentésről szóló dokumentumainkat.
Amennyiben a számlatömbben állítottunk már ki számlákat, akkor a számla befogadójától tudunk kérni hiteles másolatot. Ezeket a hiteles másolatokat mindenképpen érdemes beszereznünk, hiszen ezek nélkül egy esetleges adóellenőrzésnél az adóhivatal becsléssel fogja megállapítani árbevételünket, ami nekünk sosem kedvező. Mindemellett a bizonylat-megőrzési kötelezettségünk megszegésért az adóhivatal a magánszemély adózót 200 ezer forintig, más adózót 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja. A másolt számlára ráírhatjuk hogy milyen indokkal, mikori dátummal, aláírással és cégbélyegzővel nyújtotta azt a számla kibocsájtója (azaz mi) részére. Ezek után már újra eleget tudunk tenni a bizonylat megőrzési kötelezettségünknek az adóhatóság felé.
Érdemes a számlatömb helyett számlázó programot alkalmaznunk, amely ma már csak pár tízezer forintos költséget jelent a vállalkozás számára, azonban kiküszöbölhetjük a számlatömb megrongálódását, elvesztését. A számla egy üzleti együttműködés alapja, megnyitja az ajtót a további együttműködés előtt, és kiváló marketinglehetőség. Készítsen profi számlát, és nem kell többé sem elégedetlen ügyfelekkel, sem fizetési problémákkal küzdenie!
