A Számviteli törvény 169. §-ának (2) bekezdése szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
Abban az esetben, ha a bizonylatok elvesztek, vagy úgy megrongálódtak, hogy nem teljes értékűek, akkor ennek a tényét az adóhatósághoz be kell jelenteni. A bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának tényéről a vállalkozás vezetésének jegyzőkönyvet kell felvennie, amelyben fajtánként rögzítik az elveszett, megrongálódott bizonylatok megnevezését, keltét, sorszámát, hogy a bizonylatot milyen gazdasági eseményről állították ki, milyen értéken, milyen főkönyvi számlára könyvelték stb. A szükséges adatok a könyvelési programokból nyerhetőek ki.
A jegyzőkönyvnek tartalmazni a kell a bizonylatok eltűnésének körülményeit is. Ha ezekhez bizonyítékot is tudunk mellékelni, annál jobb. Ha például postán tűnt el valami, jól jöhet a könyvelt küldemény feladóvevénye, ha beázás miatt mentek tönkre a papír alapú számlák, akkor pedig a biztosító által kiállított jegyzőkönyv. A hiányzó bizonylatok miatt 1 millió forintig terjedő mulasztási bírság is kiszabható, az Art. 172.§.(20 a) bekezdésében részletezettek szerint, érdemes hát komolyan venni a dolgot!
Számlázó programmal kiállított számlák pótlása
Számítógéppel előállított számla elvesztésének esetén a számlakibocsátó nyomtathat egy új példányt az eredeti számlából. 2010.április 1-jétől a számlát nem kell példányszámozni, 2010.szeptember 27-től pedig nem kell megkülönböztetni a számla eredeti- és másolati példányát. Az elveszett számla egy új, nyomtatott példánnyal – a másolatra utaló megjegyzéssel - pótolható.
Az Áfa törvény egyébként az elveszett számla pótlására vonatkozóan nem tartalmaz rendelkezést, csak a kötelezően kiállítandó érvénytelenítő (sztornó) számla esetköreit határozza meg. Ebből kiindulva a felek úgy is megállapodhatnak, hogy az értékesítő az elveszett számlát érvényteleníti. Új számlát állít ki, az eredetivel megegyező teljesítési dátummal, a számlán feltünteti az újbóli kiállítás okára vonatkozó információkat. Az eredeti (és fentiek szerint érvénytelenített) számla másodpéldányaihoz a pótlására kiállított számla másodpéldányait hozzá kell kapcsolnia. A fenti megoldás „macerás” a számlakibocsátó számára, aki ráadásul vétlen az elvesztésében, megsemmisülésben. Egyszerűbb megoldás, ha a kibocsátó a számla nála lévő másodpéldányát, vagy az arról készített fénymásolatot, hitelesíti, az átadás indokát feltüntetve adja át a vevőnek. Az így készült okirat bizonyító ereje az okirat tartalmát illetően az eredeti okiratéval azonos. Lényeges, hogy ebben az esetben, a számlát a kibocsátónak minden esetben alá kell írnia.
A Ptk. 196. § (2) bekezdése szerint „A gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel akkor bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, ha a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta.”
Abban az esetben, ha a szóban forgó számlák 2010. április 1-jét megelőző időszakra vonatkoznak a számla újra nyomtatott példányának sorszáma nem az “1.” lesz. Viszont a számlabefogadót adólevonásra kizárólag csak az “egyes” példánysorszámú eredeti számla jogosítja, ezért az új példánysorszámon kibocsátott számítógépes számlát egy záradékkal szükséges ellátni, amely tartalmazza, hogy ezt a példányt az eredeti, 1. példánysorszámú számla elvesztése miatt, annak pótlására állították ki, és az az eredetivel mindenben megegyező tartalmú másolat.
Kézzel kiállított számlák, hiányzó számlatömbök
Ha az elveszett számla nyomtatványtömbből származó kézi számla volt, akkor a számlakibocsátónak új számlát kell készítenie új sorszámmal, de természetesen változatlan adattartalommal. Ezen a bizonylaton azt is fel kell tüntetnie, hogy miért kellett a számlát ismételten kibocsátania, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell.
Egy cég iratanyagának elvesztésekor természetesen nem csak azok a számlák tűnnek el, amelyeket befogadott, hanem azok is, amelyeket kibocsátott. Ezzel összefüggésben az elveszett számlatömbök, illetve a kézi kiállítású számlék kapcsán fontos tudni, hogy ezek - számviteli törvény szerinti – megőrzési ideje ugyancsak 8 év.
Számlatömb elvesztése esetében érdemes közzétenni - például a Pénzügyi Közlönyben, napilapokban - a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb (-tól, -ig) sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját. Ha az elveszett számlatömbben a vállalkozás már állított ki számlát – illetve általában a kézzel kiállított számlák pótlására-, a praktikus megoldás az, ha felkeresi vevőit és hiteles másolatot kér a vevő példányáról. Hogy mi a teendő a számlatömb elvesztése esetén arról itt olvashat bővebben.
