Napjainkban objektív valóságként kezeli mindenki, hogy a szóbeli, illetve írásbeli kommunikációs stílus egyre több kívánnivalót hagy maga után. Nemcsak leegyszerűsödik a kifejezésmód, de elvesznek az udvariassági formulák és a kommunikációs szintek (például, másképp tegeződünk a szüleinkkel, a barátainkkal, a főnökünkkel) is összemosódnak.
Mint a jó modor esetében általában, most sem kell körmönfont, bonyolult eszközökre gondolni, csak olyan hétköznapiakra, mint a figyelmes levelezés, és olykor emlékeztetni magunkat, hogy a több gyakran tényleg több. Kicsit több időt szánva a leveleink, üzeneteink megírására, nem spórolva meg az udvariassági formulákat, kicsit beleélni magunkat a másik helyzetébe, hogy milyen érzést válthat ki a soraink olvasása és máris sokkal szívesebben olvasott leveleket tudunk írni. Amelyre gyorsabb és együttműködőbb válaszok érkeznek.
Legyen személyes az üzenet
Ha a leveleinkben nem csak az alapüzenetre koncentrálunk, hanem kontextusba helyezzük a mondanivalónkat (pl.: miért van szükség arra a dologra, amiért írunk), a levelezőtársunk tisztábban láthatja a céljainkat, igényeinket, így könnyebben tud válaszolni. Kevesebb igénypontosító levélváltásra van szükség, illetve könnyebben tud segítséget, támogatást nyújtani. Emellett, értve a motivációnkat, valóban a partnerünknek érzi magát és így szívesebben is működik együtt.
A mostani tempó és a rövidülő koncentrációs idő nem kedvez a hosszú üzeneteknek. Ám ez nem jelenti azt, hogy a megszólítással vagy a levélzáradékkal spóroljunk, esetleg kihagyjunk olyan varászszavakat, mint „kérlek”, „köszönöm”. Még ha a sokadik levelet is küldjük egymásnak, a levelezőtársunknak üdítő színfolt lesz az üzenetdömpingben egy udvarias levél.
Még a chat esetében is más az üzenet hangulata, ha nem egyszerűen „Sziát” ír valaki, hanem Szia Anna!-t. (Bár az igazi a Kedves Anna! lenne.)
Többféle levelet is írjon
Gyakran inkább azért ragad valaki billentyűzetet, mert el akar intézni valamit, pedig a dúsgazdagoktól már megtanulhattuk, néha egy jókívánság, gratuláció, vagy csak egy „régen hallottam hírt felőled” üzenetű levél is elég ok az írásra. Ugyanakkor, amit semmiképpen sem szabad elbliccelni, a köszönő és visszajelző levelek. Senki sem szereti, a hálátlan partnert, sem azt, aki kétségek közt hagyja egy-egy helyzetben.
Az etikett szabályai szerint 24 óránk van egy e-mail megválaszolására. Ez elég hosszú idő, hogy végiggondoljuk a mondandónkat, esetleg egy felzaklató üzenet után visszanyerjük a lelki egyensúlyunkat, ugyanakkor elég rövid ahhoz, hogy a másik felet ne hagyjuk kételyek között.
Ha úgy éreznénk, ilyen rövid idő nem elég az érdemi válaszra, akkor ez alatt az idő alatt arról érdemes értesíteni a partnerünket, hogy mikor számíthat a feleletünkre. Négy egyszerű szabály. Mégis, ha ezekhez tartja magát valaki - nemcsak az üzleti (szakmai, professzionális) levelezésében -, azt fogja megtapasztalni, hogy hamarabb kap válaszokat, könnyebb lesz felvennie a későbbiekben a kapcsolat fonalát és a személyes találkozáskor örömmel fogadják a társaságát. Csábító lehet a gondolat, hogy „mi értelme ezeknek”, „a többségre már nem jellemző, hogy így levelezne”, „nem éri meg az energiát”...
Jusson eszünkbe ilyenkor:
Mi van akkor, ha a versenytársunk dönt úgy, hogy ő inkább, mégis változtat a kommunikációs stílusán…
Szerző:
üzleti etikett tanácsadó és coach
