David Allen a Berkeley Egyetemen amerikai eszmetörténetből szerzett mesterfokozatot 1968-ban. Sok különböző munkája volt, sok foglalkozást kipróbált, míg a 80-as évek elején a kimagasló teljesítményhez vezető magatartás iránti érdeklődése a menedzsment és szervezeti tanácsadás területére nem vezette. A következő 30 évet azzal töltötte, hogy felfedezze és összegyűjtse a személyes és szervezeti hatékonyság és produktivitás legjobb gyakorlatait, és 2001-ben jelent meg angolul az Getting Things Done című könyve. (Magyarul a Bagolyvár gondozásában jelent meg Intézz El mindent címmel). Azóta elkészült ennek a globálisan alkalmazható tananyaga, és ennek a módszernek a terjesztésével foglalkozik.
A módszer
Az egyszerűség és a letisztultság áll a módszer középpontjában. Egy szisztematikus tárolórendszerrel szeretné megóvni az elmét a túlterheltségtől, a fontos dolgokra fókuszálásra készít elő.
A leghatékonyabbak akkor vagyunk, ha teljesen „jelen tudunk lenni” (tehát teljes figyelmünkkel, energiánkkal egy adott dologra tudunk összpontosítani). Egy stresszes, figyelmében zavart vagy csak a „legkirívóbb és legégetőbb” feladatokra reagáló személy nem tud teljesen hatékony munkavégzést folytatni. A „relaxált” állapot nem jelenti azt, hogy az illető passzív lenne, sokkal inkább azt mutatja, hogy kényelmesen elérhető és a jelen helyzetnek megfelelő magatartást tanúsít.
A GTD segít a gondolati rendezettséget és tisztaságot megőrizni, vagy éppen elérni, amikor az élet egyre összetettebb és nehezebb kihívásokat támaszt velünk szemben. A kutatók kimutatták, hogy az agyunknak csupán egy kis töredékét tudjuk ténylegesen kihasználni, és nem sikerül mindent fejben tartani, mindennel egyszerre foglalkozni, hiába szeretnénk. Mivel ez a helyzet, szűrnünk és csoportosítanunk kell a gondolatainkat és a tevékenységünket.
Az 5 lépcső
Az összpontosításához először az adott helyzet felett kell, hogy kontrollt szerezzünk, az öt lépés ezt segíti elő.
1. Akár a háztartásunk vagy a vállalatunk vezetéséről van szó, először össze kell gyűjtenünk mindent, ami csak a figyelmünkre érdemes.
2. Ezt követően letisztázzuk, hogy ezekkel mi a feladatunk (ha van ilyen)
3. Rendszerezzük a feladatokat aszerint, hogy mit jelentenek számunkra
4. Majd a teljes kép ismeretében reflektálunk ezekre
5. És végezetül ösztönös bizalommal cselekszünk, és az erőforrásainkat is ennek megfelelően használjuk fel.
Zavaró tényezők
A világháló, a folyamatos kapcsolódás lehetőségét kétélű kardként kell felfognunk. Hatékony és kreatív módon egyszerre lehetünk bensőséges kapcsolatban egy tőlünk akár több ezer kilométerre tartózkodó személlyel (ez azért nagyon klassz!), de könnyen megzavarhatnak és elcsábíthatnak minket az ilyesféle lehetőségek, miközben a figyelmünket és erőforrásainkat jobban és hatékonyabban is fel tudjuk használni. Nem az eszközben találjuk a probléma forrását. Mindössze a figyelmünket kell egyértelműen a prioritások irányába, vagy ezek hiánya felé fordítani.
