A cégvezetőkhöz megkeresések tömkelege ömlik. Mindenki akar tőlük valamit. Állást, céges együttműködést, tőkét és ki tudja még mi minden mást. Egy fiatal srác, Theo Strauss bejelentkezett cégvezetőknél, és állítása szerint több mint 80 százalékos válaszolási rátát ért el vele. Vagyis a vezérigazgatók elolvasták levelét, és vették a fáradságot, hogy válaszoljanak. Strauss az interneten foglalta össze, szerinte miért működött jól a hideg e-mailje. A dolog pikantériája, hogy ellene ment azoknak a „szabályoknak”, amiket a többség szerint követni kell, különben a levél felénél bezárja az e-mailt a cégvezető.
Vagyis hosszú szöveget írt, terjedelmes bevezetéssel, őszintén, és szinte semmit nem áradozott a címzettről. Mégis hogyan lehet így is felhívni a figyelmet?
Tárgy: Már itt megkezdődik a csata a cégvezető figyelméért. Tömören, velősen kell összesűríteni mondanivalód lényegét. Az e-mail tárgya választ el és különböztet meg a többi földi halandótól, aki a vezér inboxában versenyez a figyelméért, illetve azért, hogy megnyissa az üzenetét.
A legtöbb levelezőprogram az inboxban nem mutatja a hosszú címeket, egy bizonyos karakterszámnál megállnak, a többi lemarad. Ne használj 60 betűnél hosszabb mondatot. Az átlag egyébként 48 karakter.
A figyelemfelkeltés egyik módja a tárgynál a trójai faló módszer. Vagyis olyan tárgyat megadni, ami nem árulja el, hogy miről szól az e-mail, de jó kattintási csaliként (clickbait) szolgál. Strauss példákat is ad, és ez valószínűleg az angolszász üzleti világban áll és ül, de magyarul talán inkább spamnek hangzik: „Mit gondolsz?” „10 millió dollár forgalom egy hónap alatt, kellene a segítséged!”
Megszólítás: Lehet közvetlenül tegeződő vagy tiszteletteljesen magázódó, egy a lényeg, hogy azt a hangvételt tartsuk meg az egész levélben.
Fontos, hogy ha a megkeresett személy másként köszön nekünk a válaszban – mondjuk Sziával kezdi –, akkor nekünk is oldanunk kell a formális, hivatalos hangvételen.
Ahhoz is igazodnunk kell, hogy ha más nevet ír az illető a válasza végére, mint amivel mi megkerestük – Kovács úr helyett Józsefként szignálja a levelet –, akkor a folytatódó dialógusban már nekünk is így kell hívnunk őt.
Első mondat: Ezen múlik minden. Legyen benne a lényeg. Ki vagyok. Miért vagyok más, mint a többiek. Hogyan kapcsolódok a címzetthez. Miért írok neki.
A cégvezetőknek nincs sok idejük, sőt állandóan időhiányban és feladat/teendő-túltengésben szenvednek, ezért nem árt rögtön a tárgyra térni.
Közös pontok: Azokra az emberekre, akiket nem ismernek, még kevesebb figyelmet és időt szánnak. Itt jönnek jól a kapcsolódási pontok. Ha nincs, aki beajánljon, hasznos megemlítened közös ismerősöket vagy olyan projekteket, amiket közös ismerőssel végeztél. Ez is referencia.
Ha semmi ilyesmit nem tudsz felmutatni, az is kapocs lehet, ha ugyanabba az iskolába jártál, mint a cégvezető.
Nézz utána: Amikor befektetőt vagy mentort keres egy pályakezdő startupper, érdemes úgy megkeresni a gurukat, hogy nem közvetlenül kérdezünk rá, érdekli-e őket a cégem, hanem „tud-e valakit, akit érdekelne”, mert így kényelmesebb a mérlegelés, véli Tim Ferriss karrierguru.
Amióta Ferriss híres lett, megkapta a világ „legrosszabb e-mail-pitcheit”, s e bekéredzkedések egyik közös hibája, hogy írójuk olyan kérdéseket szegez a befutott embereknek, amiket egy kis Google-keresés megválaszolhatott volna.
Bekezdések hossza: Minél nagyobb a cég, a cégvezető annál többet mozog, sokat utazik, és nem az íróasztalánál számítógépen, hanem kutyafuttában a mobilján olvassa az e-mailjeit. tehát e-mailjei nagy részét mobilon nézi. (Az USA-ban ez az üzleti döntéshozók 35 százalékára már igaz.)
A bekezdések tehát ne legyenek túl hosszúak. Márpedig a mobilon sokkal elnyújtottabban jelennek meg a bekezdések, mert rövidebbek a sorok, amiket ilyen képernyőformátumban mutat az online felület. Egy közepes hosszúságú bekezdés is irdatlanul hosszúnak fog látszani. Egy rövid bekezdés pedig normál hosszúságúnak. Bánjunk csínján a terjedelemmel. Legyen jól tagolt a szövegünk.
Ha túl sokat kell legörgetnie egy hosszú szöveget, elveszti a türelmét, és nem olvassa végig, hanem visszaugrik az inboxba és máris nézi a másik üzenetet.
Célszerű tehát mobilon megírni az üzeneted, hogy lásd, hogyan fogja látni a cégvezető.
Lista: Befogadhatóbbá, átláthatóbbá teszi az e-mailt, ha bulletpoint-szerűen sorakoztatod fel a mondanivalód elemeit.
Hízelgés, lekötelezés, kérés. Ilyen sorrendben. Meg kell indokolni logikusan, értelmesen, miért az ő cége a legjobb terep/helyszín/partner arra a projektre/befektetésre/együttműködésre stb., amit javasolsz neki.
Ennek része az is, hogy belefűzzük az indoklásba, miért szeretjük a cégét, miért tartjuk sokra azt, amit a vállalkozás képvisel és eddig elért az üzleti életben. (Strauss három rövid bekezdésben magyarázta el mindezt.)
Ha ez ütős, abból a cégvezető látja, hogy a levélíró pontosan érti céget küldetését, profilját, filozófiáját. Már kaptunk a képzeletbeli piros pontot.
Elköszönés: Legyen involváló, aktivitásra serkentő. Hogy kíváncsi vagy az illető gondolataira a javaslatoddal kapcsolatban. Arra kéred, adjon valamilyen minőségi választ, ne csak egy igenleges/nemleges reakciót.
Linkek, további infók: Az e-mail végére érdemes bebiggyeszteni a következő linkeket:
- Saját honlap/portfólió
- Szakmai életrajz
- LinkedIn profil
- E-mail cím
- Telefonszám
