Az új információs technológiák eddig leginkább a vállalatközi kapcsolatok (B2B) területét újították meg, és a vállalatok belső életét sem hagyták érintetlenül. Ám a végső felhasználókat célzó üzletágakban (B2C) még várat magára az internet térhódítása.

A verseny úgyis kikényszeríti

A felgyorsult külső információáramlás és a megnövekedett adathalmaz a cégeken belül is szükségessé teszi az elektronikus kommunikációs csatorna használatát. A Carnation Internet Consulting tavalyi felmérése szerint a vállalati információs rendszerek közül Magyarországon az intranet a legelterjedtebb: a megkérdezett cégek 62 százaléka jelezte, hogy alkalmazza. A számítógépes lehetőségek lassan felváltják a papírt. Az üzemi lap a belső weboldalon jelenik meg, a körlevél számítógépen érkezik kinek-kinek a saját képernyőjére, de a kollégák elérhetőségét sem kell a telefonközpontban megkérdezni, adott esetben elég erre egy gombnyomás a mindenki előtt ott levő gépen. Na persze, ha használni is tudják - jegyezte meg Fábián János, az Icon Számítástechnikai Kft. intranet/e-kereskedelem üzletágának igazgatója. Hiszen a pozitív hozzáállás ellenére sem történik meg az átállás egyik napról a másikra. Az anyagi vonzatokon túl ehhez a vállalati kultúrában is arculatváltásra van szükség.
Az Icon Kft. 1997 óta telepít Magyarországon belső vállalati hálózatokat. 1998-ban már körülbelül tucatnyi magyar ügyféllel rendelkeztek, főleg banki és gyógyszeripari körben. Az átállást Fábián János szerint rábeszéléssel nem lehet erőltetni. A cég vezetőinek kell ráérezniük az előnyeire, és akkor a határ a csillagos ég.
A verseny persze úgyis kikényszeríti az intranet alkalmazását. Van például olyan ügyfelük, aki pár évvel ezelőtt hallani sem akart arról, hogy beruházzon ezen a területen, mindaddig, amíg egyik legnagyobb partnere beszállítási feltételül nem szabta az elektronikus kommunikáció használatát. Azóta számukra sem kérdés, hogy nem csak a partner megtartása miatt érte meg az invesztíció.

Öt-tíz millió a profizmusért

Az intranet alkalmazási skálája rendkívül széles: az alapfunkcióktól - egyszerű belső levelezés, központi adatvédelem és vírusölő program - egészen az egyedi igényre szabott belső weboldalak megjelenítéséig bármi elképzelhető. A tapasztalatok szerint a cégek kezdetben elsősorban külső levelezésre használják, a belső funkciók később válnak hangsúlyosabbá, és lesz az intranet a belső PR-tevékenység és információáramoltatás fő csatornája. Amikor már az egyes divíziók saját maguk szerkeszthetik weboldalaikat, elektronikusan könnyedén kikereshető bármely körlevél vagy igazgatói utasítás, vagy - igény esetén - a rendszer segítségével a sajtófigyelőt is böngészheti bárki, aki jogosult rá.
A gyakorlatban egy ideig még párhuzamosan működnek a hagyományos és az elektronikus belső kommunikációs csatornák, mígnem teljesen átveszi az uralmat az utóbbi. Ehhez egy-egy vállalat életében egy, másfél év szükséges, és erős felsővezetői nyomás.
Az elektronikus belső kommunikációs rendszer kialakításához szükséges beruházás nagysága természetesen attól függ, hogy az adott cég milyen alap-infrastruktúrával rendelkezik. Átlagosan 5-10 millió forint már elegendő egy testre szabott intranet kiépítéséhez. Ebben benne van a szükséges hardver, szoftver, a telepítés és a fejlesztés költsége. Ehhez jön még a fenntartási költség, ami - a vállalat nagyságától és a felhasználók számától függően - 100-200 ezer forint körüli havi díjat jelent. Egy száz alkalmazottat foglalkoztató vállalat ezt már megengedheti magának, sőt a belső levelezése olyan méretű, hogy elengedhetetlen számára az elektronikus hálózat használata.

Csak a nagyok passziója?

A belső, illetve külső elektronikus hálózatok terjedésének legfőbb akadálya nem a számítógépek beszerzésének és működtetésének az ára, hanem a szemléletbeli változás hiánya - állítja dr. Bőgel György, a Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem Vezetőképző Intézetének főmunkatársa. Ezt látszik igazolni a Carnation Internet Consulting felmérésének eredménye is: a száz legnagyobb árbevételű magyarországi nagyvállalat közül mindössze 45 rendelkezett internetes megjelenéssel. Bőgel György szerint az is kérdéses, hogy a kis- és középvállalkozások számára milyen kapukat nyit meg az új gazdaság, s hogy időben, a megfelelő formában megérkezik-e hozzájuk a feltétlenül szükséges állami segítség. Megoszlanak ugyanis a vélemények arról, hogy kell-e például informatikai törvény, vagy a piac szabályozzon majd, s ez az egymásra mutogatás késlelteti a döntések meghozatalát. (A kis- és középvállalkozások támogatásáról lásd még cikkünket a …. oldalon - a szerk.)
Az államnak már most tennie kellene az oktatás területén vagy a számítógéphez jutás érdekében, amire aztán a versenyszféra nagy valószínűséggel reagálna - állítja az egyik oldal. Miért nem tart fenn a piac egyetemi tanszékeket? - vetik fel a másik oldalon. Megint mások szerint elég lenne a telekommunikáció területéről az akadályokat eltávolítani ahhoz, hogy az internet használata olcsóbbá váljék, és szélesebb körben elterjedjen.
Egyelőre tehát a közép- és nagyvállalkozások tudnak csak válaszolni az informatikai technológia kihívásaira - ha a verseny kikényszeríti -, a kisvállalkozások körében lemaradás érzékelhető.

A tudás alapja a dokumentációban rejlik

A vállalati sikertényezők között egyre hangsúlyosabb a belső kommunikáció, ezen belül az áramló információk szűrése, rendszerezése. Ezt hívja a szakirodalom tudásmenedzsmentnek, illetve dokumentummenedzsmentnek. A két fogalom szorosan összekapcsolódik az elektronikus adatkezeléssel, megköveteli annak meglétét.
Csakhogy a vállalatok stratégiai tervei között egyáltalán nem élvez prioritást ezeknek az alkalmazásoknak a kiépítése. Ugyan sok cégnél vannak hálózatba kötve a számítógépek, a kínálkozó többletlehetőséget, az információtechnológia segítségével megvalósítható versenyelőnyöket csak kevesen használják ki. Aki viszont belekóstolt, az egyre újabb és újabb alkalmazásokat fedez fel.
Vannak, akik nehezen fognak bele olyan újításokba, ahol az eredmény csak jóval a beruházás után számszerűsíthető, holott a hatékonyabbá váló üzleti folyamatok magasabb színvonalú és jobb költséghatékonyságú szolgáltatásokat generálnak.
A jól működő elektronikus belső kommunikáció nem csak a vállalat belső marketingjét erősíti. Megléte elengedhetetlen többek között az e-kereskedelem megvalósításához is. Hiszen ahol hiányzik mondjuk az automatizált raktárkészlet-ellenőrzés, rendeléstovábbítás és egyéb logisztikai elemek, ott előfordulhat, hogy az ügyfélnek heteket kell várnia az általa elektronikus úton megrendelt vagy meg is vásárolt termékre. Ahol viszont megvan, ott már nem fog várni…

Mindenki mindenről azonnal tud

Három-négy évvel ezelőtt még csak az üzemi lap megújításával próbálkoztak a jobb belső kommunikáció érdekében, azonban rövidesen ráébredtek arra, hogy a nyomtatott újság túl lassan juttatja el az információkat a dolgozókhoz, mondta el lapunknak Vér László, a Hungária Biztosító Rt. humánerőforrás főosztályának helyettes vezetője. A magyar gyakorlattal megegyezően első lépésben ők is egy, a B2C kommunikációt segítő külső weboldal létrehozását határozták el, másfél éve pedig már működik az intranethálózatuk, amelyben minden kulcsterületnek saját honlapja van, s a belső levelezés is ezen a módon bonyolódik le. A kiépítést, a vezetői támogatás mellett, az egyes divíziók megmutatkozásra való igénye sürgette.
A dolgozók fele, körülbelül 2500 fő könnyedén hozzáfér a rendszerhez. A humánerőforrás osztály honlapjának például másfél hónap alatt hétezer látogatója volt.
A tervek szerint a nagyobb adatbázisokat is internetes alapokra helyezik, s a vállalatnál már működő SAP is ezen a rendszeren keresztül fog üzemelni. Az ügyfélközpontú kiszolgálás érdekében folyamatosan lépést kell tartani a technikai fejlődéssel, de ennek a beruházásnak a hatása előre nehezen számszerűsíthető.

A Magyar Távközlési (Matáv) Rt. működése egyre inkább az elektronikus kommunikáción alapszik. Levelezéseinek csak a húsz százaléka bonyolódik papíron, a többi az intraneten. A nagy lökést ehhez a teljes vállalatot lefedő hálózat kiépítése adta: az ország bármely pontjáról elérhető mind a kétszáz telephely. Az egyik legnagyobb megoldandó feladat a rendszer védelmének a kiépítése volt - mondta lapunknak Németh Zoltán, a cég informatikai igazgatóságának vezető munkatársa.
A vállalat költségvetésében az informatika 3-8 százalékot tesz ki, ami megegyezik a nemzetközi gyakorlattal. Egy dolgozóra több mint egy személyi számítógép jut, több száz szervert kötöttek a hálózatba, megfelelő informatikai és felhasználói oktatási modulokkal rendelkeznek. A rendszer 1999-ben lehetővé tette egy távmunka-pilótaprojekt beindítását is, otthoni gépek kihelyezésével. Az, hogy a program mennyire hatékony, és hogy milyen piaci haszonnal jár, a jövőben dől el.
Németh Zoltán szerint az információ elektronikus úton történő publikálása és az ügyfélkövetés nélkül a cég lebénulna. Az előfizetőkhöz kapcsolódó folyamatok sok részegységen mennek keresztül, amit egy rossz belső kommunikáció rendkívül lelassítana.


2000. szeptember