A vállalkozások tevékenységére - a korábbi jóslatoktól eltérően - napjainkban is jellemző, hogy erősen kötődnek a papír alapú iratokhoz. Az emiatt kialakuló problémákon nem enyhített az elektronikus dokumentumok megjelenése sem, sőt inkább újabb gondokat idézett elő. Szerződések, levelek, számlák és egyéb iratok sokasodnak és szaporodnak papír- és elektronikus formában, soha nem látott mértékben - és az előállítás fejlődésével nem tud lépést tartani a továbbítás, elosztás, visszakeresés és tárolás fejlődése.
Megoldást kínálnak
A dokumentumkezelés bevezetése a következő változásokat hozhatja a cégek működésében: a feladatok áttekinthetővé, követhetővé, a határidők és betartásuk figyelemmel kísérhetővé válnak, minden ügynek és iratnak felelőse lesz, az ügyintézés támogatást kap, meggyorsul a visszakeresés, nyomon követhetővé válik a szervezet teljesítménye.
A dokumentumkezelő informatikai rendszerek mind a digitalizált (szkennelt), mind az eleve elektronikus formában létező dokumentumok menedzselésével kapcsolatos problémákra megoldást adnak. A legtöbb hazai rendszer olyan nemzetközi szabványokra épül, amelyek biztosítják, hogy a program által feldolgozott információk könnyen kezelhetőek és évtizedek múlva is elérhetőek, felhasználhatóak legyenek. A szoftverek általában teljes mértékben megfelelnek a magyar jogszabályi és üzleti környezet elvárásainak, és illesztethetők az ügyfelek iratkezelési szabályozásához, irattári tervéhez. Ám a készen vásárolható program rendszerint egy olyan, általános dokumentumkezelő keretrendszer, amelyet adaptálni kell egy üzleti vállalkozás saját ügyvitelének megfelelően.
Át is szervezzük őket
Az elektronikus dokumentumkezelés nemcsak egyszerűen azt jelenti, hogy a rendelkezésünkre álló hagyományos - papír alapú, hang-, video- és egyéb - dokumentumokat digitalizáljuk, és digitális formában tároljuk, hanem át is szervezzük őket. Egyes felmérések szerint napjainkban a rendelkezésünkre álló információknak kevesebb, mint 20 százaléka van strukturáltan tárolva -valamilyen adatbázisban vagy szervezett táblázatban -, vagyis az információknak több mint 80 százaléka rendezetlen formában található csak meg.
Az elektronikus dokumentumkezelés számára váró hatalmas feladat ezt az irdatlan nagy tömegű strukturálatlan információhalmazt szervezett formába átrendezni. Így az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek a papír alapú munkavégzéshez viszonyítva sokkal magasabb színvonalú biztonságot, hatékonyságot, átláthatóságot és támogatást nyújtanak.
A dokumentumkezelést érintő jogszabályok
- A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet.
- A minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) kormányrendelet, amely az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény 30. paragrafusának (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján született, és az államtitoknak, illetve szolgálati titoknak minősülő adatok kezelésének rendjét szabályozza.
- Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, amelyet az Országgyűlés az állami és a közfeladatok zavartalan ellátásának biztosítása érdekében, az adatok nyilvánosságának a legszükségesebb mértékű korlátozására tekintettel alkotott meg. Célja, hogy meghatározza az államtitokká minősíthető adatfajtákat, az államtitok, a szolgálati titok fogalmát, a minősítésre jogosultak körét, a minősítési eljárás rendjét, a minősített adatok megismerésének, felhasználásának és védelmének szabályait.
- A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, amelyet az Országgyűlés - a Magyar Köztársaság Alkotmányában foglaltakkal összhangban - a személyes adatok védelmét, valamint a közérdekű adatok megismeréséhez való jog érvényesülését szolgáló alapvető szabályokról alkotott meg. Célja, hogy mindenki - ha e törvényben meghatározott jogszabály kivételt nem tesz - maga rendelkezhessen személyes adataival, és a közérdekű adatokat mindenki megismerhesse.
- 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. Célja annak biztosítása, hogy a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék; bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek hagyatékának maradandó értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon; a levéltári anyag használata során a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg; valamint az államtitkot és a szolgálati titkot képező adatok védelme érvényre juthasson.
- Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény, amelyet az Országgyűlés - felismerve és követve az egyetemes fejlődésnek az információs társadalom felé mutató irányát, eleget téve az új évezred egyik legfontosabb kihívásának - alkotott meg annak érdekében, hogy megteremtse a hiteles elektronikus nyilatkozattétel, illetőleg adattovábbítás jogszabályi feltételeit az üzleti életben, a közigazgatásban és az információs társadalom által érintett más életviszonyokban.
- A papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet.
- Az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló (többször módosított) 1957. évi IV. törvény. Célja, hogy a közigazgatási szervek hatósági eljárásait általánosan szabályozza, és elsősorban az iratokkal, dokumentumokkal kapcsolatos részei érdekesek.
