A videokonferencia lényege az emberek összekapcsolása attól függetlenül, hogy éppen hol tartózkodnak. Alkalmazásával hatékonyabbá tehető a munkatársak közötti és a partnerekkel való kommunikáció. A szemtől szembeni megbeszélések elengedhetetlenek e kapcsolatok sikerességéhez, és ha ennek élménye a helyszínre utazás költségeinek, idejének és szén-dioxid-kibocsátásának megspórolásával is megteremthető, annak fontos szerepe van a mai, egyre gyorsuló üzleti életben.

Mint a személyes találkozás

Az utazásra fordított költségek és idő megtakarításának egyik lehetséges módja a telefonkonferencia, amely azonban nem nyújt hatékony kommunikációs megoldást, mivel az emberek az információkat legkönnyebben vizuális úton fogadják be. Az információ átadásának leghatékonyabb módja a személyes találkozó, ám itt az utazásra fordított idő szinte teljesen kihasználatlan. A telefonnal szemben a videokonferencia azonban már lehetőséget ad a metakommunikációs jelzések, az arckifejezés megfigyelésére is, ami sokkal inkább hasonlóvá teszi ezt a kommunikációs módot a személyes beszélgetéshez, a telekommunikációnak köszönhető idő- és költségmegtakarítás mellett. Hatékonyságát mutatja az is, hogy kutatások szerint a telefonbeszélgetéshez képest a videokonferencia segítségével 50-60 százalékkal lerövidül egy tárgyalás átlagos hossza.

Az egyre gyorsuló üzleti élet és - többek között a gazdasági válság miatt is - az egy munkatársra háruló mind több feladat megköveteli a munkaidő lehető leghatékonyabb kihasználását. A videokonferencia elsősorban a cégen belüli, illetve az együttműködő partnerekkel való kommunikációban hoz átütő eredményeket, a tudás megosztása könnyebbé válik. De például egyszerűbben megszervezhetők váratlan megbeszélések is. Szükség esetén akár percek alatt összehívható a „találkozó", így sok esetben egy teljes projekt befejezése is gyorsabbá válhat - hangsúlyozza Scsaurszki Rita, a C-Vison Kft. ügyvezetője.

Webkamerától a hologramig

A teljes, valós beszélgetésélményt nyújtó telekonferencia-rendszer a szükséges befektetés nagysága miatt egyelőre elsősorban a nagyobb cégek kiváltsága, de még a többmilliós befektetés esetében is áltagosan másfél év alatti megtérüléssel számolnak a szakemberek. A videokonferencia lényege azonban más módon is megteremthető. A pár ezer forintos webkamera és VoIP szolgáltatás együttese már láthatóvá és hallhatóvá teszi a másik felet, bár természetesen alacsonyabb minőségben és megbízhatósággal. A következő szint az IP telefonia használata, amely a hang és adat mellett videó továbbítására is képes. A felhasználónként mintegy 100-150 ezer forintból kialakítható komplex rendszer esetében a kommunikáció már védett és elsőbbséget élvező csatornán zajlik, és olyan lehetőségek is rendelkezésre állnak, mint a hívó elérhetőségeinek vagy más pluszadatoknak a valós idejű megjelenítése. További megoldás egy olyan web alapú hang-, adat- és videokommunikációt kínáló szolgáltatás igénybevétele, amely beruházás nélkül - megfelelő kliensszoftver telepítésével - teszi alkalmassá a számítógépünket videokonferencia lebonyolítására is - magyarázza Vass Gábor, a Cisco Magyarország kkv-üzletágért felelős igazgatója. A szoftver - regisztráció után - tulajdonképpen egy webes felületet bocsát rendelkezésre a találkozáshoz, a csatlakozáshoz mindössze egy megadott link követésére van szükség. Ezen a felületen már lehetőség van a beszélgetőtárs mellett adott esetben prezentáció követésére vagy éppen egy kiválasztott partnerrel folytatott privát „chatelésre".

A hagyományos videokonferencia, vagyis a külön helyiségben, képernyő és mikrofonok segítségével megvalósított hívás mellett néhány éve jelentek meg az úgynevezett telepresence-rendszerek. A nagy képernyőknek köszönhetően valós méretben látható a beszélgetőpartner, a HD képminőség térhatású hanggal kiegészítve kínálja a személyes találkozáshoz leginkább hasonlító élményt. Egyes esetekben a minél teljesebb hasonlóság érdekében a világ másik végén azonosan berendezett szoba várja a beszélgetőtársat, így tényleg olyan, mintha egy asztal két végén foglalnának helyet a tárgyalópartnerek. A személyes beszélgetés minél tökéletesebb imitációja azért fontos, mert az emberek jelentős részét eleinte feszélyezi, ha monitoron keresztül kell beszélgetnie, azaz a feszültség így könnyebben oldódik. E rendszerek kialakításához hatalmas professzionális infrastruktúrára van szükség, így áruk harmincmillió forint körül is lehet - bár léteznek hasonló elven működő „kistestvérek", amelyek gyengébb kép- és hangminőséggel olcsóbb megoldásokat kínálnak. A Cisco szakértője szerint az út a hologram alapú telepresence rendszerek felé vezet, amelyek háromdimenziós, a sci-fi filmekben látott megjelenítést tesznek majd lehetővé.

Kialakuló üzleti modellek

A különböző rendszerek közötti átjárhatóságról szabványok gondoskodnak, így nemcsak az egyes márkák termékei, hanem a különböző szintű rendszerek is összekapcsolhatók. A bonyolult rendszer kezelésének nehézségi foka nem haladja meg egy mobiltelefonét, szakképzett személyzetet nem igényel. A titkosítás a hívás kezdésével automatikusan elindul, és a rendszer magától váltja - a beszélőnek megfelelően - a tárgyalás résztvevőinek megjelenését a képernyőkön.

Mivel hosszú távú beruházásról van szó, az is fontos, hogy a gépek megfelelően frissíthetők és értékállóak legyenek. Talán ennek belátása lehet az oka annak, hogy a prémiumkategóriás rendszerek magasabb áruk ellenére kelendőek. A Wainhouse Research 2008-as felmérése szerint a piac 66 százalékán két nagy gyártó, a Tandeberg és a Polycom osztozik.

A videokonferencia elterjedéséhez az alapvető gazdasági és környezetvédelmi racionalitáson túl több, egymástól független tényező is hozzájárult. Vass Gábor a technológia fejlődését emeli ki, amely meggyőzi a korábban szkeptikus felhasználókat is, Scsaurszki Rita pedig a New York-i terrortámadás után kezdődő, de a mostani sertésinfluenza-vírus kapcsán is erősödő, utazással kapcsolatos félelmeket említi lehetséges okként. Igaz, a nagyobb vállalatok sokszor nem is csak külföldi utazások kiváltására használják a rendszert, hanem akár a városon belüli megbeszélések lebonyolítására is - ugyanis az időveszteség és a környezetszennyezés egy városi dugóban sem elhanyagolható.

A kisebb cégek számára a telepresence-rendszerekhez való hozzáférést általában a bérleti lehetőség biztosítja. A külföldön már működő bérelhető telepresence-tárgyaló típust Magyarországon fél évvel ezelőtt indította el egy cég, de az egyelőre csak kialakulóban lévő üzleti modell a szakértők várakozásai szerint fejlődni fog.