Az első integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) a kilencvenes években terjedtek el hazánkban, de a kisebb cégek vásárlásai csak négy-öt éve kezdtek komolyabban felfutni. Az elmúlt két évben - az üzleti lehetőségek beszűkülése miatt - azután csökkent a kereslet irántuk.

Komoly költségmegtakarítás

Most azonban, hogy a cégek nagyon gyorsan költséget akarnak csökkenteni, érdemes elgondolkozni a vállalkozás folyamatainak integrálásán. Az irányítás, a work flow, a pénzügy, a számlázás, az ellátási láncok és a controlling felfűzése egy rendszerre már középtávon megtérülhet. Az elmúlt időszakban a nagyvállalati ERP-rendszerek jó megoldásai is bekerültek a kkv-knak szóló ajánlatokba. Ilyen például az, hogy egy cég minden munkatársa hozzáfér a munkájához és a döntéseihez szükséges adatokhoz. Ezzel a megoldással optimalizálható a feladatvégzés, növelhető a hatékonyság. Sőt az sem kizárt, hogy az ERP-rendszer bevezetésével megtörténik a cég újraszervezése is.

- Az ERP egyszeri beruházást igényel, ezután igen komoly költségmegtakarítást eredményez a használata - jelentette ki Gordos Koppány, a telekommunikáció területen működő szolgáltató cégeknek informatikai megoldásokat szállító Euro Macc marketingmenedzsere, aki a Piac & Profitnak elmondta, hogy a közepes cégek körében, költséghatékonysága miatt, már korábban is népszerű volt az ERP. A kisebb cégekről szólva Gordos megjegyezte, hogy azoknak, amelyeknél a partnerek vagy ügyfelek számossága nagy, mindenképp érdemes elgondolkozniuk a bevezetésén.

A válság idején a szakemberek megemlítik azt is, hogy az integrált vállalatirányítási rendszerek bevezetésével sok esetben válik feleslegessé az emberi erőforrás alkalmazása. Faur Kálmán, a Libra Szoftver Zrt. szakembere ennek kapcsán elmondta, hogy ez inkább a nagyvállalatok esetében igaz. A kicsiknél nem jellemző, hogy elbocsátásokat hozna az ERP bevezetése. A költségcsökkenést inkább az eredményezi, hogy a folyamatok átláthatóbbá válnak, a rendszer naprakész információkkal szolgál a vezető(k)nek, így azonnali döntés hozható. A telepítés Faur szerint már akkor kifizetődő lehet, ha alkalmazásával nem merül feledésbe néhány árajánlat vagy a cash flow-adatok ismeretében helyesen döntenek egy adott pillanatban.

Segít az ingyenpénz

A jelenlegi turbulens gazdasági helyzetben a kkv-szektor elbizonytalanodva áll egy-egy beruházási döntés előtt. Egy hatékony ERP-bevezetés azonban - a cég saját kritikus üzleti mutatóinak alaposabb megismerésén keresztül - épp a túlélés záloga lehet a gyorsan változó környezetben. Segíthetnek a gyorsan bevezethető és megtanulható, a már meglevő szoftverkörnyezetbe jól illeszkedő, széles funkcionális követelményeknek megfelelő, rugalmas ERP-rendszerek.

Persze alapvető feltétel, hogy egy vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt álló cég világosan lássa az előtte álló feladat mélységét.

- Az általunk választott rendszer bevezetésével naprakészen láthatóvá válnak majd többek között a készleteink, a projektjeink készültségi foka, a különböző ütemezések és hozzárendelve mindehhez a pénzügyek. Azaz egyből tudható, ha fedezet- vagy forráshiány fenyeget, de a többletet is látjuk, amelynek átcsoportosításával javítható a likviditásunk. Ezek tudatában egy döntés gyorsan, egy nap helyett akár tíz perc alatt meghozható - sorolja az ERP-rendszer előnyeit Keresztúri Ákos, az építőipari generálkivitelezéssel foglalkozó Dél-Konstrukt Kft. tulajdonosa.

Egy ilyen rendszer minden szinten segíti a munkát, a kft. mégis azért döntött a megvásárlása mellett, mert a beszerzés költségének felét európai uniós forrásból tudják fedezni. A speciálisan az építőipar számára megalkotott rendszer bevezetése ugyanis több tízmillió forintba kerül. Hasznos a megvásárlása, de azon a szinten, ahol most tart a cég, még nem biztos, hogy megéri - véli Keresztúri -, viszont fejlődni, növekedni akarnak, így hosszabb távon megtérülő befektetésnek tartják a beszerzést. Például, amikor az ország több régiójában lesz majd projektjük, nem kell mindenhol irodát létrehozniuk, a döntéshozók egy helyről tudják irányítani a céget.

Sokféle megoldás a bevezetésre

Az ilyen típusú beruházások pályázata a GOP 2.1.1/A, amelyet már januárban kiírtak. Ebből a forrásból a kkv-k szerezhetnek vissza nem térítendő támogatást technológiai fejlesztéseikhez. Korábban ez a pályázat gépbeszerzési lehetőségként élt a vállalkozók fejében, de idén már kibővülő támogatási körrel hirdették meg. Az átfazonírozás eredménye, hogy szoftverfejlesztés is megvalósítható a segítségével, ötvenmillió forintos támogatási plafonnal. Azaz egy ERP-rendszer megvásárlásához tökéletes lehetőség, amelynek fontosságára a válság újfent rávilágított.

Ha valaki ERP vásárlásán gondolkozik, annak minimum 1,5-2 millió forintos kiadással számolnia kell. Most, hogy uniós forrásból támogatható a beszerzés, a szolgáltató cégek olyan standard rendszerekkel jelennek meg a piacon, amelyeknek kapcsán nem kell sokat költeni az oktatásra és a telepítési munkálatokra. A GOP 2.1.1/A ugyanis csak szoftvervásárláshoz ad vissza nem térítendő támogatást, az üzembe helyezéshez kapcsolódó munkaköltségekre már nem, ehhez más pályázatokat, illetve a szakképzési hozzájárulást lehet igénybe venni.

A standard rendszerek a különböző paraméterek változtatásával az egyes cégek igényeihez igazíthatók. Például a Libra egyéb eszközökkel is megpróbálja a kkv-kat integrált vállalatirányítási rendszerrel felszerelni. Régóta alkalmazzák a bérlés lehetőségét, amikor a licencért havidíjat kell fizetni. A válság hatására a bérleti díjakat csökkentették, így már havi pár tízezer forintért is lehet ERP-rendszere egy cégnek.

A közepes cégeknél az ASP-megoldások is szóba jöhetnek. Ilyenkor egy szolgáltató központ infrastruktúráját veszi igénybe a vállalkozás, elkerülve a hardverbeszerzés, -karbantartás és az informatikai alkalmazott költségeit.

Döntés hosszú távra

A cég növekedésével könnyen együtt járhat, hogy vezetője elveszíti a kontrollt a folyamatok fölött, olyan mennyiségű tranzakció zajlik le a vállalkozásnál nap nap után. Ilyen esetben jó, sőt néha elkerülhetetlen egy ERP-rendszer.

Vannak egyszerű, „dobozos" programok, amelyek a számlázásban, a könyvelésben vagy az útnyilvántartásban nyújtanak segítséget, de ezek alkalmazásával még nem igazán lehet a költségeket optimalizálni. A hatékonyságot az integráltság eredményezi, amely a vállalkozás minden folyamatára kiterjed. Mert jó tisztában lenni például azzal, hogy mekkora a cég kinnlevősége, egy termékfajta értékesítése mennyire nyereséges, az alapanyagokból pontosan mennyit kell rendelni, hogy az ellátási láncban ne legyen fennakadás. Kisebb cégeknél a vezető mindezt sokáig könnyen fejben tartja, de több száz cikk vagy partner meglétekor ez a megoldás már magában hordja a hibázás lehetőségét, ami súlyos pénzébe kerülhet a vállalkozónak. A szakemberek mégis azt tapasztalják, hogy a cégvezetők - ha be is vezetik a rendszereket - nem mélyednek el használatukban, ilyenkor viszont nincs kiváltva a korábban megszokott, „mindent észben tartok" ügyvezetés.

A mai világban, ahol mindent mindennel össze lehet kötni, a kisebb cégeknek a korábban maguk által felépített speciális szoftvereket - amelyeket a vállalkozáson belül mindenki ismer - sem kell feltétlenül végleg eldobniuk az új ERP-rendszer bevezetésekor. A jól bevált dolgok megtarthatók, mögéjük modern, profi ERP állítható.

- A korszerű rendszerek alkalmazkodnak az úgynevezett 80-20 szabályhoz, amely szerint egy cég száz folyamatából nyolcvan általános, mindenkire jellemző, míg húsz speciális - mondta el lapunknak Strén András Microsoft Business Solutions partner menedzser. Így egy jó rendszer az előbbiekre rendesen összerakott, megbízható megoldásokat kínál, míg utóbbiak igazodnak az adott cég egyedi igényeihez. A testre szabottság mellett Strén András szerint fontos szempont a kkv-knál, hogy a rendszert mennyire könnyen lehet bevezetni, a használói megszeretik-e. Ez utóbbi azért lényeges, mert a kkv-k ERP-választása öt-nyolc évre szóló, hosszú távú döntés.