Sok vállalat esetében a mobiltelefon és a vezetékes készülék egyenrangú szereplővé válik a cég hatékony működésében, a dolgozók teljesítményének növelésében, a távközlési költségek csökkentésében és az ügyfél-elégedettség fokozásában. Érdemes az elérhető műszaki rendszerek között tallóznia annak, aki a mobiltelefonját a vállalati hangkommunikáció szerves részének tekinti, és folyamatosan mozgásban van. Néhány éve ugyanis hozzáférhetők azok a technológiai megoldások, amelyek segítségével a mobil is egyenrangú vállalati kommunikációs eszköz lehet. A hatékony és modern üzleti kommunikáció alapfeltétele a mobilitás, a könnyű elérhetőség, miközben a költséghatékonyság is jellemzően fontos a cégek számára.

Összeolvadó készülékek

A mobilon mint mellékállomáson is lehet hívást fogadni vagy hívást kezdeményezni a cég alközpontján keresztül, és az úgynevezett „titkárnői" funkciók is elérhetők, azaz a hívás kapcsolható egyik eszközről a másikra vagy éppen várakoztatható. Ez költségszempontból előnyös a cégnek, és jó a munkatársaknak is. Ők ugyanis jobban tudnak gazdálkodni az idejükkel, hiszen megszűnik a visszahívásra várók hosszú listája. Az pedig csak egy beállításon múlik, hogy munkaidő után már ne csörögjön a mobil, ha az irodai vezetékes készüléket hívják.

Sokan, főleg a kisebb cégek azonban nem ismerik a rendelkezésre álló lehetőségeket, mivel egészen egyszerűen csak a hagyományos értelemben vett telefonálásra használják az alközpontokat, derül ki a BellResearch tavalyi infokommunikációs kutatásából, amely szerint a leggyakrabban igénybe vett funkciók közé a hívásátirányítás, a hívástartás, a hívószámkijelzés és a hívásvárakoztatás tartozik. Pedig a megfelelő rendszerrel a mobiltelefon integrációja is megoldható.

Az imént felsorolt kívánalmaknak gyakorlatilag az IP alapú alközpontok, a virtuális mobilalközponti megoldások felelnek meg. A különböző műszaki megoldások között talán tudásban van a legkevesebb különbség, a beruházási költségben és a bővítési lehetőségekben azonban komoly eltérések lehetnek.

Drága magánbeszélgetések

Az alközpontok nem csak gördülékennyé, egységessé és költséghatékonnyá teszik a cégkommunikációt. A folyamatosan bővülő addicionális szolgáltatások közül néhány a havi céges telefonszámla lefaragására vagy optimális szinten tartására is módot ad. Például a dolgozók magánbeszélgetései a céges telefonszámláknak a tetemes részét - a Pannon becslése szerint akár 20-50 százalékát - teszik ki, legyen szó akár vezetékes, akár mobilhívásokról. De a vállalati telefonköltségek visszaszorításának igényén túl egy 2006. évi adózási előírás miatt is fontos, hogy a munkáltató minél pontosabban és egyszerűbben megkülönböztesse a hivatalos és a magán-telefonbeszélgetéseket, illetve behatárolja várható telefonköltségét.

- Korábban a dolgozók havonta, a kézhez kapott telefonszámlán manuálisan jelölték be privát beszélgetéseiket, majd azok árát a pénzügyi osztályon rendezték, esetleg a munkáltató vonta le a fizetésükből. Több lehetőség kínálkozik azonban a probléma hatékony kezelésére: léteznek olyan szolgáltatások, amelyek már a hívás indításakor az előre meghatározott kódok segítségével a hívási adatok között megkülönböztetik a munkatársak munkájához kötődő, illetve a magáncélú telefonbeszélgetéseiket - mondja dr. Majorosi Emese, a Pannon sajtó- és információs igazgatója.

Ezeket az adatokat a telefonalközpont egy alkalmazás segítségével automatikusan, időzített módon továbbítja, és a későbbi feldolgozhatóság érdekében a rendszer egy adatbázisban rögzíti is. A telefonköltséget nyilvántartó és elszámoló alkalmazás nemritkán web alapú, így az adatok egyszerűen, a böngészőn keresztül elérhetők a számviteli osztály megfelelő jogosultsággal rendelkező dolgozói számára. A hónap végén pedig a jóváhagyott beszélgetési adatokat a rendszer lezárja, összesíti, majd elszámolást készít róluk.

Racionális és tervezhető költségek

A francia NextiraOne kommunikációs szolgáltató további lehetőségként említi például az aktív költségkövetést, amely lehetővé teszi, hogy az adott munkatársra költségkeretet határozzanak meg. Ha a rendszer észleli a beállított limit túllépését, automatikusan értesítheti magát a munkatársat és a felettesét is. A mobilszolgáltatók közül a mobil alközponti szolgáltatással rendelkező Pannon üzleti előfizetési csomagjában is találunk hasonló megoldást.

- Telefonszámok szerint, időintervallum figyelembevételével - munkaidő alatt vagy azon kívül -, de területi besorolások szerint is lehet kategorizálni a mobilhívásokat. Ha költséghatárt állítunk be, azzal nemcsak racionalizálhatóvá, hanem tervezhetővé is válik a vállalat telefonköltsége - mondja a cég sajtó- és információs igazgatója.

A munkához kapcsolódó és a magánhívások automatikus szétválasztásának további előnye, hogy a munkatársak privát beszélgetéseikről külön telefonszámlát kapnak, így a cég pénzügyi osztályának munkája is egyszerűsödik.

Kihasználatlan lehetőségek  

A kis-, közép- és nagyvállalatok jelentős része 2008-ra már kiépítette a telekommunikációjához szükséges alközponti megoldásokat a Magyar Infokommunikációs Jelentés távközlési magánhálózatokat vizsgáló elemzése szerint. Ezt támasztja alá az a tény is, hogy az alközpontok száma már nem emelkedett jelentősen, a vállalkozások igényei e helyett inkább a minőségi kommunikáció irányába mozdultak el.

Az alközponttal való ellátottság tekintetében a legnagyobb kontraszt a vállalkozások mérete szerint tapasztalható a BellResearch kutatása szerint. Míg a közép- és nagyvállalatok közel 90 százaléka rendelkezik egy vagy több ilyen berendezéssel, addig a mikrovállalati szegmensben ez az arány mindössze 12 százalék. Ez utóbbi, igen alacsony arány az igények hiánya mellett arra is visszavezethető, hogy a mobilszolgáltatók mobilflotta-csomagjaikkal és vezeték nélküli alközponti szolgáltatásukkal mind gyakrabban váltják ki a „hagyományos" alközpontok működését, és tesznek szert az alközponti piaci bevételek egy részére - mutat rá a kutatóintézet. A jelentés 2008-as kiadásának adatai szerint a Magyarországon használatban lévő alközpontok közel 40 százaléka analóg, 57 százalékuk digitális, az IP-alközpontok aránya pedig mindössze 3 százalék.

A távközlési kiadások csökkentésének népszerű eszköze a GSM-adapter, de ez elsősorban a nagyobb vállalatok távközlési eszköztárában jelenik meg. Az alközponttal rendelkező cégek egyharmada - a releváns közép- és nagyvállalatok 63, illetve 81 százaléka - alkalmazza ezt a megoldást. A közvetlen GSM-kapcsolatok már kevésbé számítanak elterjedtnek: az összes, alközponttal rendelkező cég mindössze 6 százaléka él ezzel a költségcsökkentési lehetőséggel.