Egy nap huszonnégy órát jelentett tegnap, ma, és holnap is ennyit lesz. Az idő minél jobb kihasználása azonban egyre inkább felértékelődik. Sokan tizenkét órát, vagyis napjuk felét munkával töltik irodában vagy más körülmények között. Azaz a közhely, miszerint a munkahelyünk a második otthonunk, ma talán érvényesebb, mint bármikor.

Miként otthonunk minősége meghatározza közérzetünket, munkahelyünkön sem mindegy, milyen közegben és hogyan dolgozunk. A lakás elrendezésekor és a berendezés kiválasztásakor az ember áll a középpontban. A legújabb kutatások szerint egy iroda esetében is ugyanennek a rendező elvnek kell érvényesülnie.

S lehet, hogy e helyet már nem is irodának hívják?

A technológiai feltételek adottak, a vállalatok vezetőinek pedig tanácsos felkészülniük a versenyképes, tehát gyorsan változó, ötletorientált környezetű munkahelyek kialakítására, ki kell szolgálniuk az egyre nagyobb mobilitást követelő munkaerőt.

Szakértők szerint az elkövetkező időszakban a gazdasági helyzet és az információtechnológia fejlődése az a két tényező, amely leginkább befolyásolja az iroda kialakítását. Míg korábban presztízsértékkel bírt a hely mérete és berendezése, ma sokkal inkább a gazdaságos működés a fő szempont, no és a munkaerő szürkeállományának jó közérzete. Ezt támasztja alá a British Council for Offices 2004-es jelentése is. Eszerint az irodai formatervezésben egyre inkább az emberi igények kerülnek előtérbe. A 21. századi ember pedig a szabadságot értékeli.

Egyáltalán nem meglepő tehát, hogy a hangsúly a rugalmas térkialakításra és ezzel párhuzamosan a rugalmas munkastílusra helyeződött át. A jövő irodáiban az a lényeg, hogy a munkatársak minél felszabadultabbak és ezáltal kreatívak lehessenek - állítja a nyomtatott kommunikáció specialistája, az Oki Systems is az Institute of Director (IoD) szervezettel végzett közös kutatás alapján.

- Amikor a jövő irodájáról elmélkedünk, nem az iroda megtervezéséről kell beszélnünk, hanem a munkakörnyezet megteremtéséről, a hely és az idő helyes kihasználásáról - vallja Aldo Zoli a DEGW nemzetközi dizájntanácsadó cég stratégiai igazgatója. - Az ember munkamódszereit szükségszerűen befolyásolja az elérhető technológia, de az élethez való hozzáállás legalább ennyire döntő. Ma az iroda nem csupán munkahely, hanem tér, amelynek karakteresnek, vonzónak, rugalmasnak kell lennie.

Az ilyen adottságokkal rendelkező munkahelyeknek pedig komoly munkaerő-megtartó szerepük van, derül ki több nemzetközi fejvadászcég kutatásaiból is. Ma még mégis elsősorban a számítógépek, printerek és más technikai eszközök egy iroda legfontosabb tartozékai, ám a célszerűség és formatervezés szerepe e téren is nő. A gyártók fejlesztéseiknél már megpróbálnak ergonómiai szempontokat is figyelembe venni, sőt! Napjaink irodatechnikai dizájnjának vitathatatlan ismérve, hogy emberi léptékben, testközelben gondolkodik. Nyugodtan állíthatjuk: a formatervezőkben tudatosultak a szellemi értékek előállításához szükséges feltételek, vagyis hogy a test tökéletes kiszolgálása nélkül lehetetlen a kreatív munka. Például létezik olyan íróasztal - a Booth elnevezésű "műremek" a Forma-1 világában is jártas tervezőcsoport munkája -, amely emóciókat stimuláló, több érzékszervre egyszerre és összehangoltan ható gép. Formai, hangi és fényeffektusokkal olyan hangulatot kelt a mögötte dolgozó körül, hogy az csak és kizárólag a szellemi alkotásra koncentrálhasson. De a számítógép-billentyűzet formája vagy a printer mérete is elsősorban a mai felhasználó igényeihez igazodik.

- Korábban az irodai dolgozóknak a gépekhez kellett alkalmazkodniuk, de ez a kényszer már a múlté. A technológiai fejlesztések lehetnek öncélúak, de a várható igények kiszolgálását magukban kell, hogy hordozzák - vallja Érdi-Krausz Gábor, az Oki Systems (Magyarország) Kft. ügyvezető igazgatója.  

Az irodatechnikai eszközök évek óta nélkülözhetetlen munkatársaink, mára mégis átértékelődött a szerepük: a munka megkönnyítésére születtek, ám nem válhatnak egy munkahely rendezőjévé. A kábelek okos tervezéssel eltüntethetők, és a gépeknek is igazodniuk kell a berendezéshez.

- Ma egy nyomtatótól például elvárják, hogy minél kisebb helyen férjen el. A legújabb fejlesztésűek például alig szélesebbek, mint egy A4-es papír, és olyan magasak, hogy a pult vagy polc alá beférjenek. A csendes működés és az irodai enteriőr stílusához való alkalmazkodás szintén alapkövetelmény - sorolja a fejlesztések irányát meghatározó tényezőket Érdi-Krausz Gábor. A gyártókat "sújtó" egyre élesebb verseny is kedvez a felhasználóknak. Sokan gyártják ugyanazt a terméket, mégis kicsit máshogyan.

Az irodai technológiák a hatékony üzleti kommunikáció elősegítésére épülnek. Az otthonokba beköltöző plazmaképernyők például megjelentek a tárgyalók falán is, az érintőtábláknak köszönhetően pedig a teremben lévők helyükön ülve írhatnak, rajzolhatnak az adott képernyőre, és a változást a hálózatra is elmenthetik.

Kutatások alapján egyértelművé vált, hogy az egyén nagyobb szabadságfoka kreativitást és produktívabb teljesítményt eredményez. Az információtechnológia fejlődése lehetővé tette a terek optimális kihasználását és a szervezettség egy új fokát, hiszen a hálózatra bárhonnan rá lehet csatlakozni. Tehát megváltozott a helyiségek szerepe, és felértékelődött az egyén személyes elvárása is.

- Egy nagy cégnél azonban lehetetlen minden dolgozó igényeit egyenként teljesíteni. A mobil rendszerű bútorokkal, a szabályozható világítással és a testreszabott infokommunikációs eszközökkel viszont mindez könnyedén megvalósítható - teszi hozzá Érdi-Krausz Gábor.

A legnagyobb szabadság mégis valószínűleg az irodamentes munkahelyben rejlik. Ám kérdés, hogy ez széles körben általánossá válhat-e.

Bármilyen meglepő, a szükséges technológia már az ötvenes évek vége óta adott, hiszen Svédországban 1956-ban mutatták be az első mobiltelefont, 1981-ben pedig piacra került az első, Osborne-1 elnevezésű laptop. Mindezek ugyan fontos lépések voltak, de korán érkeztek. A mobil iroda történetében áttörést évekkel később a szélessávú internet hozott - ezzel bizonyos feladatok ellátása már nem kötődött irodához -, illetve a vezeték nélküli hálózatok (Wi-Fi) megjelenése. A vezeték nélküliség a spontán közös terek - vagyis egy sokkal rugalmasabb és gazdaságosabb iroda - kialakításának lehetőségét is magában hordozza. A kollégák számítógépeikkel együtt szinte bárhol - irodán belül vagy kívül - összegyűlhetnek tárgyalni, vagy informális megbeszélést folytatni, de a szigorú értelemben vett munkahely - az állandó íróasztal - szükségszerűsége is megszűnik. 

 - Ennek a fajta mobilitásnak még az elején vagyunk, de a központosított irodák kora mindenképpen lejárt, mert drágák és nem hatékonyak. Szerintem az elkövetkező tíz évben a hagyományos irodára épülő vállalati kultúra eltűnik - állítja az IoD kutatására hivatkozva Bob Brace, a Nokia Mobil Megoldások Internet Divíziójának elnökhelyettese. A mobil irodarendszer elterjedéséhez azonban hiába adott a technológiai háttér, a vezetési stílusnak is változnia kellene. Richard Scase, a kenti Canterbury Business School viselkedéstudománnyal foglalkozó professzora szerint ahhoz, hogy az otthoni munka lehetősége maximálisan kihasználttá váljon, a menedzsereknek jobban kellene bízniuk beosztottaikban. A munkaerő hatékonyságát ugyanis a teljesítmény fémjelzi és nem az irodában töltött munkaórák száma.

Az e-mail, a voice-mail és az internet elterjedése valóban szükségtelenné teszi, hogy bizonyos munkakörökben a munkatársak mindennap bent legyenek az irodában.

- Az utazással eltöltött időt ugyanis sokkal hatékonyabban is ki lehet használni. A ma embere számára pedig egyre értékesebbé válik a családdal, barátokkal való együttlét, semmint hogy felesleges ingázással töltse idejét. Sőt a munka és magánélet egyensúlya motiváltabbá teszi a dolgozókat. Egy jól szervezett vállalati rendszerben pedig nincs is szükség a mindennapos kommunikációra - teszi hozzá a Nokia szakértője.

A nyolcvanas évek célkitűzése a papírmentes iroda kialakítása volt, ma pedig az irodamentes munkatárs fogalma indulhat hódító útjára.

Mindez azonban nem egyenlő az évek óta a hatékony munkamódszer lehetséges tényezőjeként felmerülő virtuális irodával, még akkor sem, ha az internetes chat, video- és telefonkonferenciák révén a technológia ehhez is adott. A személyes érintkezést nem lehet minden körülmények között kiváltani, és a munkavállalóknak is mindössze egy százalékát motiválná az a munkahely, ahol az alkalmazottak és vezetők soha nem találkoznak - állítják az IoD szakértői.