A külföldön már széles körben terjedő elektronikus számlázással ellentétben Magyarországon jelenleg a számlaforgalom nagyjából egy százaléka elektronizált. Az eddigi felhasználást hátráltatta, hogy bár már két éve van törvényi szabályozás, az elején gondok voltak vele, egy év elteltével már módosítani kellett - mondták el a Piac & Profitnak nyilatkozó szakemberek. Ezért is van az, hogy e-számlát ma hazánkban nagyjából egy tucatnyi cég állít ki.

Nyolcvan százalék költség megspórolható

Az e-számlázás bevezetésében jelenleg még nem a megtakarítást, hanem a plusznyűgöt látják a cégek. Pedig az informatikai eszközigénye egyáltalán nem drága, s a megtérülés optimális esetben egy éven belül is megtörténhet. (Igaz, ekkor egyes műveleteket outsourcing keretében ki kell szervezni, aminek havi díja van.) Más megvilágításból az is kiderül, hogy a számlakibocsátók a számlázási költségeik akár 80 százalékát is megtakaríthatják az elektronikus megoldás segítségével. Szakértők számításai szerint egy számla postai továbbítása összességében 150-250 forint költséggel jár. Inkább a vállalati irányítás újragondolása, átszervezése (elektronizálása) követel meg a megszokottól eltérő költséget, időráfordítást.

Nem lehet véletlen, hogy az e-számlázás azokban az országokban - például a skandináv államokban, Svájcban - terjedt el először, ahol drága az emberi munkaerő. Ott gyorsan rájöttek, élni kell a technológiai fejlődés lehetőségével, ha azzal versenyelőnyre tehetnek szert. Természetesen az e-számla magában ott sem oldott meg mindent. De amikor egy áruval megrakott kamion indulásakor a szállítólevél, az üres kamion visszafordulásakor pedig az áruátvételi bizonylat elektronikus úton elindul, miközben a logisztikai munkatárs PDA-n rögzíti és jóváhagyja a rendszer által mutatott adatokat, amely azonnal generálja az e-számla kiállítását, akkor már sok minden érthető.

Az elektronikusszámla-kibocsátás és -fogadás kétfajta rendszer segítségével oldható meg. Az EDI (electronic data interchange - elektronikus adatok cseréje) rendszerben az adatforgalom zárt, meghatározott kommunikációs csatornán zajlik. A biztonságos, ellenőrzött csatorna lehetővé teszi, hogy a küldő fél meggyőződjön róla: a számla befogadója megkapta a küldött információkat, azaz a számlát. Ma jellemzően - Magyarországon és máshol is - az áruházláncok és beszállítóik között van terjedőben ez a rendszer. Előnye, hogy a folyamatok teljesen automatizálhatók, így nem kell külön ember a számlák küldéséhez és fogadásához. Az automatizmus alapját az adja, hogy a számla küldője és fogadója előzetesen szerződést kötnek egymással, amelyben pontosan meghatározzák, milyen csatornát használnak, milyen formában küldik az adatokat, és tisztázzák, hogy melyek az adat tartalmai. Szakemberek szerint hazánkban az áruházláncok fogják először szélesebb körben is elterjeszteni az elektronikus számlázást, mert csak olyan beszállítókkal kötnek majd szerződést, amelyek erre hajlandóak.

A PKI (public key infrastructure - nyílt kulcsú titkosítás) kvázifájlok küldését jelenti, amelyben az e-számla elektronikus aláírással és időbélyegzővel van ellátva a hitelességet bizonyítandó. A szakemberek szerint ez a végfelhasználókat megcélzó számlázási mód, amelynek az elterjedésére a cégek és magánszemélyek közötti adásvétel - on-line vásárlások, illetve a nagy tömegű számlakibocsátás, például közüzemi felhasználás - kapcsán lehet számítani. A PKI nem követel meg nagy megbízhatóságú, zárt rendszereket, a számlákat akár egyszerű e-mailben - csatolva vagy egy link megadásával - lehet elküldeni.

Az elektronikus aláírás és az időbélyegző elkészítése nem bonyolult, első lépésben a cégnek szerződést kell kötnie egy hitelesítés-, illetve időbélyegzés-szolgáltatóval. Az időbélyegzőt - amelynek alapján később megállapítható, hogy mely időpontban jött létre a számla - a számlázást végző szoftver automatikusan "szerzi be" a szolgáltatótól a számla kiállításának pillanatában. Az időbélyegzés-szolgáltatásnak díja van - számlánként néhány forint -, mértéke a kibocsátott számlák, azaz a felhasznált időbélyegek mennyiségétől függ. A PKI infrastruktúrát használó e-számla legelterjedtebb formátuma a pdf és az xml, melyek mérete kilobájtban mérhető, így tárolásuk nem igényel különösebb hardverberuházást.

Harc az ügyfelekért

Az EDI használatával külföldön már hat-hét folyamatot is bonyolítanak: rendelést, áru-visszaigazolást, szállítólevél- és átvételijegy-igazolást, raktárkészleti és disztribútori jelentést, de alkalmas törzsadatok küldésére, karbantartására is. A rendszer nemcsak két fél, vevő és beszállítója között működhet, abba logisztikai szolgáltatók, bankok is integrálhatók.

A szakértőkkel folytatott beszélgetések során kiderült, hogy az EDI-rendszer bevezetése a szolgáltatók ellentétes véleménye miatt sem megy könnyen. Magyarországon sajátos szemlélet alakult ki, amely szerint a rendszert csak EDI-szolgáltató közbeiktatásával lehet biztonságosan üzemeltetni, részére havi átalánydíjat kell fizetni a küldött számlák számának függvényében, és az archiválásért is külön kell fizetni, pedig a külföldi példák azt mutatják, hogy az alkalmazók sokszor helyi megoldást választanak az adatok megőrzésére.

Tapasztalatok szerint egy közepes méretű EDI-rendszer napi öt perc időráfordítással üzemeltethető, amelyhez elég egy tréningre elküldeni a rendszeradminisztrátort. Igaz, hogy a képzés költsége és az adatok tárolására alkalmas szerverkörnyezet kialakítása miatt nagyobb kezdőköltséggel jár. Abban azonban mindenki egyetért, hogy a webEDI használatával a legkisebb cégek is - amelyeknek legtöbbször nincs saját ügyviteli rendszerük - bekapcsolódhatnak a körforgásba.

Az APEH szerint minden adott

Magyarországon először - idén januártól - a Tesco és a Henkel tesztelte élőben a rendszer működését, s ennek kapcsán az APEH is vizsgálódott. Sokan vártak az eredményekre, a pozitív tapasztalatok napvilágra kerülése nagy lökést adhat a széles körű elterjedésnek.

Az adóhatóságnak vannak kikötései. Például az e-számlákat archiválni kell. Az ezt végző szoftvernek pedig tudnia kell "munkapéldányt" nyomtatni. Az EDI-rendszerben nincs lehetőség hitelesített számlanyomtatványt készíteni, így elkerülendő a kettősséget. (Valakinél papíron, valakinél pedig elektronikus formában van meg ugyanaz a számla.) Az adóhatóság speciális fájlformátumban akár a teljes adatforgalmat is bekérheti.

Az ellenőrzés oldaláról is jelentős könnyebbséget jelent az elektronikus számlázás elterjedése, hiszen nem irathalmazokkal kell dolgozniuk az ellenőröknek - mondta el lapunknak Kovács Ferenc, az APEH osztályvezetője, hozzátéve, hogy az e-számlák vizsgálata esetén kevesebb időt töltenek a vállalkozásoknál. Ha az e-számlában hiba van, az azonnal kiderül. A problémás papír alapú számlák kezelése hetekig is elhúzódhat, az azonnali felszínre kerüléssel viszont sok idő spórolható meg.

A jogszabályok már 2004. május elsejétől megengedik az e-számla kibocsátását, de akkor ez a lehetőség még nem keltette fel a cégek érdeklődését. Kovács Ferenc tapasztalata az, hogy egy-két éve a multinacionális cégek kezdték el használni ezt a módszert. A késlekedés okát az újtól való félelemben és nem a jogszabályi hiányosságban látja az osztályvezető. Viszont nagy lökést adott az ügynek a 2008. január elsejével életbe lépett új áfatörvény, amellyel a jogalkotók egyszerűsítették az elektronikus számla kibocsátását. Ettől kezdve az APEH-nál egyre több kis- és közepes vállalkozás kér tájékoztatást. A cégek még inkább csak puhatolóznak, de a konkrétumok irányába is jelentős elmozdulást tapasztal az adóhivatal. Kovács Ferenc úgy véli, hogy a biztonság terén jó a helyzet, hiszen olyan megoldásokat tartalmaznak a rendszerek e téren, hogy szinte teljességgel kizárható az utólagos, adóelkerülést célzó beavatkozás.