Tévhitek miatt nem terjed az e-számla

2013. március 29. péntek - 09:12 / piacesprofit.hu
  •    

A legtöbben a fizetés meggyorsítására használják az e-számlát, pedig kiválhatná a papíralapú változatot, jelentős megtakarítást és hatékonyság növekedést hozva a kisebb cégeknek is. Sajnos még mindig sok a tévhit és a félelem, ezért alacsony a befogadási hajlandóság is.

Kép:Pixabay

Bár az e-számlázás uniós liberalizációja, és az áfa jogszabályok módosítása az elektronikus számlázás elterjedését vetítik elő az elkövetkező évekre, az e-számlázástól még mindig sokan idegenkednek. Legalábbis ez derül ki a rEVOLUTION Software mikro- és kisvállalati körben végzett, 500 válaszadót meghaladó felméréséből. A Billentis független nemzetközi e-számlázási tanácsadó és piacelemző cég felmérése szerint hazánkban az e-számla forgalom nem éri el a teljes számlaforgalom 15%-át, a Számlaközpont Zrt. adatai alapján a pontos szám mindössze 2-3%. A penetráció jelentős növekedéséhez hozzájárulhat, hogy ettől az évtől már az EU számlázási irányelvének megfelelő, az elektronikus számlázás és a számlázással kapcsolatos egyéb szabályok egyszerűsítése irányába mutató szabályozás él. (Erről lásd keretes írásunkat.)

A felmérés alapján az elektronikus számlát kiállítók kétharmada bocsát ki hitelesített e-számlát. A nem hitelesített számlát kiállítók 60%-a azért elégszik meg a sima PDF-es számlával, mert vevői ezt is befogadják. 42% pedig csupán a fizetés meggyorsítására használja az elektronikus számlát, ugyanis mellette elpostázza a papír alapú számlát is.

Egyszerűbb lesz az e-számlázás
A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 175§-a definiálja. A kormány 2013-ra vonatkozó T/8750. számú törvénymódosító javaslata fontos információkat tartalmaz az elektronikus számlázásra vonatkozóan. A törvényjavaslat újradefiniálja az elektronikus számlát, s pontos előírásokat fogalmaz meg az e-számlázás – vagyis a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül történő egyszerűsített fizetés, a hozzáférés, a kézbesítés, a rendelkezésre bocsátás, az ellenőrzés és nem utolsósorban a megőrzés gyakorlatára vonatkozóan.
A változás hátterében a törvényjavaslat szövegéből is jól kivehető uniós direktíva áll, amely előírja a tagországokban alkalmazott számlázási gyakorlat, azon belül is az elektronikus számlák kezelésére vonatkozó szabályok harmonizációját. Kiemelt cél, hogy megszűnjön a papíralapú és elektronikus számlák közötti különbség, könnyebb legyen az elektronikus számlák használatára való átállás, 2020-ra pedig legalább 20 százalékosra emelkedjen az e-számla penetráció.

„Az elektronikus számla az elektronikus úton kiállított, hitelesített számla. A PDF-ben kiállított, és elektronikus úton (is) átküldött számla valójában nem e-számla, hiszen az a későbbiekben ugyanúgy megjelenik papír alapon is. Így pedig nem teljesíti az e-számlázás egyik alapvető célját, a költségcsökkentést. – mondja Dr. Ransburg Beatrix, a rEVOLUTION kisvállalati üzletágvezetője.

Megéri váltani

Az e-számla ugyan még nem terjedt el széles körben hazánkban, de hosszú távon megéri áttérni erre a megoldásra. Ezt bizonyítja az Európai Bizottság egy korábbi becslése is: eszerint az így elérhető megtakarítások mértéke hat év alatt elérheti a 240 milliárd eurót a térségben. Kevesebb papírhasználattal nem csak a környezetet óvják a vállalkozások, de időt, pénzt és helyet is spórolnak. Az elektronikus számlázás bevezetése nem csak jelentős költségmegtakarítást jelent, de a fizetési fegyelem javításához is hozzájárul. Az elektronikus számlázás bevezetése akár hatvan-kilencven százalékos megtakarítást is jelenthet a cégeknek a hagyományos, papír alapú számlázás költségeihez képest. Becslések szerint az e-számlázás révén elérhető költségmegtakarítás kimenő számlánként öt euróra, bejövő számlánként akár húsz euróra is tehető-a megtakarítás mértéke függ a számlák mennyiségétől. A rEVOLUTION saját kimutatása szerint a nyomtatási, postázási és tárolási költségeket is beleszámítva havi 20 számla kiállítása esetén havi 6.100 , 70 számla esetén azonban már 21.700 havonkénti megtakarítást is jelenthet az elektronikus számlázásra való áttérés.

El kell oszlatni a tévhiteket

Az e-számlától való távolmaradást a leggyakrabban azzal indokolták a kérdőív kitöltők, hogy vevőik nem fogadják be azt (2012. január 1-től úgy módosult a törvény, hogy ezentúl a számlakibocsátónak előzetes hozzájárulást kell kérnie a befogadótól ahhoz, hogy a számlát elektronikusan állítsa ki.) A második leggyakoribb indok az volt, hogy kevés számlát állítanak ki, ezért nem érzik az e-számla szükségességét. Ezt követte az elektronikus számlázás bonyolultsága, valamint annak magas költségei. Többen hivatkoztak még a saját informatikai hálózatuk fejletlenségére, az archiválás biztonsági kérdéseire, illetve arra a tényre, hogy szerintük a könyvelők nincsenek megfelelően felkészülve az elektronikus számlák kezelésére.

„Sok válaszadó azzal indokolta az e-számlázástól való tartózkodását, hogy vevői anélkül is pontosan fizetnek. Ez mutatja, hogy a legtöbben még mindig nincsenek teljesen tisztában az e-számlázás lényegével, és csupán annak fizetést meggyorsító funkcióját látják” – magyarázza Ransburg Beatrix. „Hiába kedvez a jogszabályi környezet az elektronikus számlázás terjedésének, ahhoz, hogy ez a számlázási forma valóban népszerűvé váljon, fontos, hogy ezeket a tévhiteket el tudjuk oszlatni, a szolgáltatók pedig olyan rendszert és infrastruktúrát építsenek ki, amely megoldást jelent az összes bizonytalansági tényezőre.”

„A szolgáltató végezheti a számla hitelesítését, így a kibocsátó félnek nincs szüksége semmiféle egyedi fejlesztésre vagy tanúsítvány megvásárlására. Szintén a szolgáltató gondoskodhat az elektronikus számlák törvényben előírt T+8 évig történő megőrzéséről. Leegyszerűsíti a befogadó féllel való együttműködést, ugyanis nincs szükség külön megállapodásra, elég, ha a befogadó letölti az e-számlát a megadott linkről, ezzel automatikusan beleegyezik a számla befogadásába. A szolgáltató emellett vállalja a számla státuszfigyelését és ellátja a számlakezelési funkciókat – mint amilyenek például az automatikus számlaemlékeztető vagy az automatikus fizetési felszólítás.” – mondja Ransburg Beatrix.

Feliratkozom a(z) Info & tech téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek