A beszerzések nehéz követhetőségére és az ezzel kapcsolatos félreértésekre vezethető vissza a társasházakban előforduló konfliktusok és vitás ügyek jelentős része. Erre jelenthet megoldást az írásos beszerzési szabályzat kialakítása, amelyben a lakóközösség meghatározza azokat az összeghatárokat, amelyeken belül a közös képviselő saját jogkörében is eljárhat, illetve amely felett már közösségi határozatra van szükség. Bár a beszerzési szabályzatok megalkotására nincs jogszabályi kötelezettség, a megrendelési jogkörök és az elbírálási szempontok konkretizálásával a társasházak gazdálkodása nemcsak átláthatóbbá, hanem hatékonyabbá is tehető – hangsúlyozzák a Házfórum és a Társasházi Háztartás szaklap szakértői.
A társasházak életében meglehetősen gyakoriak azok az elszámolási viták, amelyek során a közös képviselők, illetve az intézőbizottsági elnökök munkáját kérdőjelezik meg, a kifizetések nyomon követhetőségét és törvényességét számon kérve. A konfliktusok alapját rendre a házak számára megrendelt különféle felújítási munkálatok jelentik, amikor a lakóközösség kifogásokat fogalmaz meg a közös képviselő által elfogadott, túl magasnak ítélt munkadíjak kapcsán. Az ilyen, mindennapos viták elkerülésére, a társasház gazdálkodásának átláthatóbbá tételére, valamint a forrásfelhasználás hatékonyságának javítására a beszerzési szabályzat kialakítása kínálhat megoldást a társasházakban.
A kérdés rendezése, a beszerzési folyamatok átláthatóbbá tétele már csak azért is fontos, mert a hazai, elöregedő félben lévő épületállomány mind jelentősebb része szorul korszerűsítésre. Nagyobb társasházak esetén a felújítások nemritkán 50–100 millió forintos beruházásokat igényelnek.
A beszerzési szabályzatot a társasházak a közgyűlésen fogadhatják el, betartása pedig kötelező érvényű a közös képviselőre és minden további szereplőre nézve. A dokumentumban mindenképpen fontos konkrét összeghatárok meghatározásával különválasztani a kis és nagy összegű beruházásokat. Ez alapján lehetőség nyílik annak egyértelmű tisztázására, hogy a közös képviselő milyen mértékű kiadásokról dönthet egy személyben, tehermentesítve így a lakóközösséget; illetve milyen megrendeléshez szükséges a közösség jóváhagyása.
A szabályzatnak ki kell térnie arra is, hogy milyen formai és tartalmi elvárásokat támaszt a közösség mint megrendelő a beszállítóval szemben, hogy milyen szempontok alapján bírálják el az árajánlatokat, illetve hogy a ház pénzügyeit felügyelő számvizsgáló bizottság milyen jogokkal és kötelezettségekkel vesz részt a pályáztatásban. Ahogy Sárvári Marcell, a Házfórum társasházszakmai fórum szakértője kiemelte, a társasházak zöménél a – 25-nél több albetéttel rendelkező házaknál – kötelezően felállítandó számvizsgáló bizottság megszervezése és megfelelő működtetése is komoly nehézségekbe ütközik. Mivel ez a testület felelős a ház pénzforgalmának ellenőrzéséért, ezek a hiányosságok súlyos pénzügyi problémákhoz és anyagi veszteségekhez vezetnek a lakóközösségben.
„A beszerzési szabályzat legfőbb előnye, hogy az egyértelmű elvárások és konkretizált eljárásrend alapján nemcsak átláthatóbbá, de jóval hatékonyabbá is tehető a társasházak erőforrás-felhasználása. A hazai lakóközösségek ugyanis nagyon szűkös büdzséből kénytelenek megoldani a karbantartási és felújítási feladatokat, nem beszélve az energetikai, szellőzéstechnikai vagy épp informatikai fejlesztésekről” – mondta Sárvári Marcell, a Házfórum.hu vezető szakértője. A szakember hozzátette: az egyes munkák megrendeléséről való határozathozatalkor persze csupán a beszállítói irányárról tudnak szavazni a tulajdonosok. Ez esetenként a teljesítés után magasabb költséget is jelenthet, amennyiben többletmunkára vagy a komplikációk miatti további ráfordításra van szükség. Ugyanakkor ezeket a többletköltségeket minden esetben, előzetesen a közgyűlés elé kell terjeszteni elfogadásra. A közös képviselő feladata, hogy az előterjesztésben a teljesítések időpontját és módját is meghatározza.
