Alapszabály, hogy ha a munkahelyi számítógépen (vagy akár a munkára használt saját laptopon) érdemes a privát és szakmai anyagok, dokumentumok között egyértelmű határvonalat húzni. Ha a gép a cég tulajdonában áll, akkor végképp nem mindegy, hogy milyen dokumentumokat, fájlokat viszünk fel rá. Ez szakmailag és büntetőjogi szempontból is fontos. Ha valaki olyan dolgokat küld a céges gépről, ami nem tükrözi a társaság hivatalos álláspontját, olyan dolgokat tárol ott, amik esetleg törvénybe ütközőek, akkor annak jogi következményei lehetnek és az illető állásába kerülhetnek.

Másodállás

Ha van egy második melónk (aminek semmi köze a főállásunkhoz), semmilyen azzal kapcsolatos infó, kommunikáció vagy dokumentum ne jelenjen meg sem az emailforgalmunkban, sem a merevlemezen. Akkor sem, ha az a meló nem sérti a cég érdekeit - tehát legalább nem egy versenytársnak dolgozunk. Valójában egyébként ritka, hogy a másodállás ne sértené a munkaadó érdekeit, hiszen kevés embernek van egynél több szakmája. Ha pedig ugyanazt a szaktudást alkalmazza máshol, akkor előfordulhat érdekkonfliktus.

Megtörtént már sokakkal, hogy olyan csatolmányt küldtek a főnöküknek, ami a másodállásukról szólt, amiről a felettesük nem tudott. Lebuktak. Kerülni kell ennek még a leghalványabb esélyét is.

Sértő humor

A cégek nagyon félnek attól is, hogy a komputereiken is olyan tartalmakat tárolnak az alkalmazottak, aminek politikai korrektsége megkérdőjelezhető. Ha olyan videót, karikatúrát vagy bármilyen más tartalmat tárolunk a céges gépen, amiben a poén húzós (rasszistának, nőellenesnek stb. tekinthető), inkább töröljük. Persze még jobb lenne, ha eleve nem nézegetnénk ilyesmit. Ha céges emailben küldünk el ilyesmit, az Amerikában egyenesen fegyelmit von maga után.

A szigornak nem csak az etika az alapja, hanem a hackerektől való félelem is. Ha esetleg kiberbűnözők támadják meg a cég rendszerét, az eltulajdonított adatok nyilvánosságra kerülésével az elvileg belterjes emailek is napfényre kerülhetnek, ami ez esetben totális PR katasztrófa lenne. A Business Insider idézi a Sony Studio fejének esetét. Amy Pascalnak a Scott Rudin producerrel folytatott levelezése került nyilvánosságra, amelyben Obama fekete ízlésén és bőrszínén viccelődtek. Olyan felháborodás lett, hogy Pascal kénytelen volt távozni a posztjáról.

Különösen fontos, hogy az ipari titkokat tartalmazó céges fájlokat vagy a nemzetbiztonságilag szenzitív infókat is a besorolásukhoz mérten kell kezelni - bár erre jó esetben külön céges szabályzat is vonatkozik, nem magunknak kell kitalálni a megfelelő biztonsági metódust.

Aminek tényleg nem ott a helye

A felnőtt tartalmaknak, a nudizós szelfiknek, a sikamlós privát üzenetváltásoknak végképp semmi keresnivalója a céges gépen. Mielőtt legyintene, most szólunk: legtöbbször a cég IT-részlegének ezekről tudomása van, mert belátnak a gépbe. Sőt, azt is követni tudják, milyen internetes oldalakat kerestünk fel. Nem csak ezzel, de a letöltött, gépen lévő játékokkal is jobb vigyázni, senkit sem azért fizetnek a cégek, hogy munkaidőben játszadozzon.

Ráadásul a játékok és netről leszedett tartalmak nemcsak értékes memóriát vesznek el a munkával kapcsolatos dokumentumoktól és számítógépes funkcióktól, hanem esetenként kémprogramok előtt is megnyitják a céges IT-rendszert.

Számolni kell a következményekkel

Az alkalmazott számítógépének tartalma rossz fényt vethet a cégre, még akkor is, ha annak semmi köze nincs a melóhoz. Elég ha néhány rosszindulatú cikk születik a felfedezésekről a bulvársajtóban, máris a cég renoméja látja kárát. De a bíróság is felhasználhatja a céges számítógépen lévő privát tartalmakat, ha egy ügy ezt indokolja.

Akár kevésbé súlyos esetben is kellemetlen helyzetbe kerülhetünk, ha a céges laptopon prezentálva egy ügyfél előtt jelenik meg egy véletlen kattintásnak köszönhetően valami, amit nem éppen a nyilvánosságnak szántunk. Az is előfordult már Magyarországon, hogy valaki vitte a saját laptopját egy konferenciára előadóként, s azt kapcsolták be a kivetítőre (vagyis itt is keveredik a szakmai és privát tartalom), s bizony a desktopon ott virított a mappa: "free porn", ami jól látható volt, mielőtt megnyitotta és miután bezárta a prezentációját.

Azt is érdemes átgondolni, hogy ami a céges gépen van, azt könnyen el is veszíthetjük. Főleg Amerikában megszokott dolog, hogy amikor kirúgnak valakit, a menesztés azonnali hatályú. Nincs tehát idő arra, hogy az ember végigkutatgassa a gépét és elmentegesse az összes magánjellegű tartalmat. S azok bent ragadnak az irodában.

Ha a fenti leírtak fényében is tanácstalanok vagyunk bizonyos tartalmakat illetően, hogy megengedett-e a vállalati gépen való tárolásuk, kérdezzük meg a felettesünket és/vagy a technológiai szakértőt a cégnél. Akárhogy is legyen, jobb ha inkább túl óvatosak vagyunk és olyasmit sem viszünk fel a gépre, amit lehetne, mint egy icipicit túl óvatlanok.

Forrás: Business Insider