A mai hardver-szoftver tudás és kínálat mellett egy cég teljes külső és belső kommunikációját egyetlen integrált rendszerrel meg lehet oldani. Nem kevés cégnél már mindennapi valóság egy alapbizonylat integrált elektronikus rendszerbe kerülése, annak legkülönbözőbb igény szerinti feldolgozása: a könyvelő, a marketinges, a munkaügyes, a kereskedelmi és a gazdasági igazgató, a tb- és adóhatóság százfajta információs igénye szerint csoportosítva, átalakítva, rendszerezve és értékelve jelenik meg az adat.
Vegyünk egy egyszerű példát! Egy szerződés, mint alapdokumentum, bekerül a cég információs rendszerébe. Átalakulások sokaságán megy keresztül, hogy mindenki testére szabott információk formájában jelenjen meg. A termelő, szolgáltató monitorján elvégzendő feladatként, a szállító monitorján szállítandóként, a könyvelőén könyvelendőként, a pénzügyesén adatszolgáltatási kötelezettségként, a munkaügyesén teljesítményadatként, a kereskedelmi vezetőén vevőkapcsolati tényezőként, a stratégiai vezetőén tervadatként, az első számú vezetőén vállalati eredményként, döntés-előkészítési adatbázis részeként stb.
A rendszer gyönyörűségét fokozza, ha a cég külső partnerei is kompatibilis elektronikus irányítási és ügyviteli rendszert alkalmaznak, mert on-line és internetes, illetve intranetes összeköttetések segítségével a partnerkapcsolatok adminisztrációja is megoldódott.
A naprakészség, az informáltság hatalmas versenyelőny. Nem kell böngészni, szakirodalmakat olvasni, telefonálni, elkérni, megvásárolni, időt, pénzt, energiát pazarolni – nem kell más, mint intra- vagy internetes, esetleg on-line kapcsolatokat kiépíteni, közvetlen összekapcsolódást biztosítani fontos adatbázisokkal.
Az integrált információs rendszerek kiépítése természetesen pénzbe kerül. Az alaprendszerek megvásárlása elkerülhetetlen, a folyamatos, egységes és bővíthető hardver- és szoftverrendszerekkel történő fejlesztéshez minden technikai lehetőség adott, ennek határait csak a cég teherbíró-képessége szabhatja meg.
Az eredmény:
1. Az emberi munkaerőigény csökken, a munkafázisok lerövidülnek, a hibalehetőség jelentősen redukálódik.
2. A feladatvégzés a cég egészében és az egyes munkaterületeken exponenciálisan felgyorsul. Adott idő alatt, adott emberi erőforrással sokkal hamarabb lehet a munkát elvégezni, illetve tárgyi kapacitások birtokában sokkal több produktum jön ki a rendszerből.
3. Papírigény, telefonálás, fax, másolás, postázás, titkárnői, adminisztrátori, tanácsadói, szakértői munkák – nincsenek többé.
4. Órákig tartó értekezletek, döntés-előkészítéshez szükséges adatelemzések nem szükségeltetnek. A monitoron bármilyen csoportosításban, összegzésben azonnal megjelennek a vállalati adatok, a legfrissebb állás szerint. A munkatársak egymás közötti kommunikációjára ott a belső levelezési rendszer. Nem beszélve a konferenciavonalak természetes használatáról.
5. A hatóságok adatszolgáltatási igényeinek egy gombnyomással meg lehet felelni. Ötszáznak ötszázféleképpen.
Nézzünk egy konkrét példát!
A MEHIB, a Magyar Exporthitel Biztosító Rt. az integrált elektronikus rendszer fejlesztésének permanens folyamatában van létezésének első napjaitól. Petik Istvánné gazdasági igazgatóval és Engel Frigyes informatikai főosztályvezetővel beszélgetve irigylésre méltó tudású informatikai rendszerrel ismerkedhetünk meg.
– Természetesen kell egy egységes rendszer, ez a mi esetünkben a Microsoft szoftvertermékein alapul, ami állandóan fejleszthető, bővíthető. A Microsoft a vállalati belső és külső szervezési és vezetési, ügyviteli és ügyfélkapcsolatokat segítő szoftverek terén igen bőséges választékot ad. A Windows 2000 operációs rendszer kimondottan ezt a célt szolgálja. Ezzel a belső hálózati operációs rendszerrel dolgozunk. Használjuk a Windows NT Back Office-t, az Office 2000-et, adatfeldolgozásra az SQL platformon működő könyvelési és ügyviteli rendszert és egy egyedi fejlesztésű exporthitel-biztosítási integrált rendszert. A Power Play szoftver a vezetői információs igényeket szolgálja ki, adattárházak s többdimenziós adatkockák megalkotására is képes. Külső bérelt vonali internetkapcsolatunk van három nagy viszontbiztosító partnerünkkel, valamint a Reutersszel, s intraneten kapcsolódunk például az OCD Berni Unió hálózatához. Belső kommunikációhoz az exchange levelezőrendszert használjuk. Dokumentációkezelésünk is elektronikus, még a képeket is archiváljuk. Rohamosan fejlesztjük ki e-business-tevékenységünket, szeptembertől saját webszervert működtetünk. Már most is van webes hírlevélszolgálatunk, s kiemelt ügyfeleink számára webszolgáltatás. Nagy partnereinkkel teljes elektronikus adatszolgáltatási összeköttetésben vagyunk, ami az exporthitel-biztosítás ügymenetét hallatlanul lerövidíti. Minden adatot egy rendszerből kezelünk, a MIS vagy magyar változatában VIR (vezetői információs rendszer) tökéletesen kielégíti a tervezési, utókalkulációs, marketing- és egyéb szempontú elemzésekhez és döntésekhez szükséges információs igényt. Most alakítjuk ki bankterminálunkat – foglalja össze Engel Frigyes a rendkívül összetett integrált informatikai rendszerüket.
– Bancoda főkönyvi rendszerünk a magyar szabványoknak megfelel, nagyon egyszerű a lekérdezés, külön fájlba ki lehet pakolni belőle adatokat, s a rengeteg adatszolgáltatási kötelezettségünknek különböző szempontú feldolgozását is tudja. Az analitikus és a biztosítási állomány nyilvántartási rendszere most van fejlesztés alatt. Ilyen elektronizáltság és látványosan felgyorsított, pontosabb munkavégzés közben viszont nagyon nehéz belátni, hogy a rendszer végén jó néhány bizonylatot papírrá kell változtatni, hogy adatszolgáltatási kötelezettségünknek megfeleljünk. Reméljük, nem sokáig – fejezi be tájékoztatásunkat a gazdasági igazgató.
Megjelent a Piac és Profit magazin 2000. augusztusi számában.
