Az osztrák Pénzügyminisztérium 1997-ben indította el az Osztrák Szövetségi Pénzügyi és Költségvetési projektet, amelynek fő célkitűzése az volt, hogy egy rendszerbe tömörítse az elektronikus költségvetési és pénzügyviteli folyamatokat. Végső cél pedig az volt, hogy a teljes elektronikus államigazgatást be tudják vezetni. A váltásra Christian Ihle, az osztrák PM főosztályvezetője szerint azért volt szükség, mert az addig működő szoftver 1999-re elérte a teljesítőképessége határait.
A tervezés során kiemelt szempont volt, hogy a leendő szoftver az egész állam részére hasznosítható legyen, és egy könyvelőszoftver teljesítményén túl képes legyen átfogó költségvetés tervezői és végrehajtási feladatokra is. Ahhoz, hogy ezt biztonságosan meg lehessen tenni, minden munkafolyamathoz egy ellenőrző fázist is beépítettek, így ha valami nem működne, akkor azt rögtön jelzi a program. A felismerés, hogy az állam működése egy nagy cégéhez hasonlít, azt eredményezte, hogy lényegében egy vállalatirányítási (ERP) rendszer el tudja látni a közigazgatás ügyeinek 80 százalékát.
Ugyancsak fontos szempont volt, hogy modernizálják a személyügyi rendszert: a szövetségi ellenőrző hivatalok amellett, hogy látják, ki milyen munkát végez, azt is ellenőrizni tudják, hogy ki mennyibe kerül az államnak, így egyfajta hatékonysági mutatót is ki tudnak állítani egyes osztályok munkájáról.
A siker titka
A szoftvernek köszönhetően jelentősen leegyszerűsödtek a feladatok, így a közigazgatásban dolgozók sok időt takarítanak meg. Több idő jut a lényegesebb feladatokra, ezzel is gyorsítva az ügyintézést. Ezen felül a program pénzügyi szempontból is rendkívül sikeres, hiszen amíg a rendszer kialakítása hetvenmillió euróba került, az azóta eltelt tíz év alatt majdnem négyszázmilliónyit sikerült spórolni. Ez évente mintegy harmincmillió euró megtakarítást jelent a kormányzatnak, ami jelenlegi árfolyamon számolva 7,95 milliárd forintot jelent évente. Ebből akár több kilométer autópályát, vagy akár néhány kórház modernizációját is el lehetne itthon végezni.
Az elmúlt években nőtt az eljárásanyag az osztrák hivatalokban ugyan, ám ezek feldolgozása a rendszernek köszönhetően lényegesen gyorsabb lett. Ezzel pedig pénzt spóroltak meg, ráadásul a feladatok elvégzéséhez - a rendszernek köszönhetően - kevesebb ember is elegendőnek bizonyult: a korábbi 1100 fős szövetségi könyvelő iroda ma már 550 munkatárssal működik a rendszer.
A projekt sikeréhez nagyban hozzájárult a minden oldalról érkező erős politikai akarat. A rendszer további előnye pedig az, hogy nem kényszerrel akarták ráerőltetni az emberekre az új rendszert, hanem a meggyőzés eszközével igyekeztek elérni. A tapasztalatok szerint így sokkal nagyobb hatásfokot lehetett elérni. Ugyancsak fontos, hogy a végrehajtásnál egy közvetlen irányító csoportot hoztak létre.
