Szervezet átalakító. Szándékos önszerveződés. Sőt, szörfözés a káoszon! Keresem a szavakat, hogy minél érzékletesebben megfogalmazzam, mi is az Open Space. Vagy nevezzük egyszerűen csak egy nagyon jól működő megbeszélés módszertannak? Olyan lehetőségnek, amely meglepő módon inspirálja a benne résztvevőket és kiváló eredményeket produkál? Igen, ez jó lesz! Az Open Space pontosan ilyen.
Magyar Péter lenne jobb a gödörben lévő magyar gazdaságnak vagy Orbán Viktor?
Nem lesz baj abból, hogy a nyugdíjmegtakarításokat ingatlancélra is el lehet költeni?
Online Klasszis Klub élőben Felcsuti Péterrel!
Mióta Harrison Owen több mint húsz éve megfogalmazta az alapelveket, a módszer képessé teszi a legkülönbözőbb embereket, a legkülönfélébb szervezetekben és közösségekben arra, hogy maximális módon inspirált megbeszéléseket folytassanak le egymással, olyan eseményeket és projekteket készítsenek elő és hozzanak létre, melyek legmerészebb álmaikban szerepelnek. Lehetővé teszi, hogy elképesztő üzleti eredményeket valósítsanak meg a segítségével.
Sajnos, néha azt gondoljuk, hogy egy egész napos munkamegbeszélésen, egy stratégiai konferencián vagy egy projektülésen a kávészünet volt a leghasznosabb rész. Szívesen emlékszünk vissza az informális információcsere pezsgő hangulatára, egy – egy jól sikerült beszélgetésre, a spontán szerveződő kapcsolódások könnyedségre. Kellemes volt a zsezsgés és jól érzékelhetően mindenki feldobott volt és inspirált.
Nem lehetne ezt a hangulatot bevinni a tárgyaló-, és előadótermekbe is? De igen, be lehet vinni! Erről szól az Open Space facilitáció módszere. Nyitott légkör és szabad tér a gondolatok és a résztvevők szárnyalására, mozgására, a kíváncsiság felélesztésére és kielégítésére. Jól hangzik, nem?
Legyőzni az üres lapot
Győzd le a rád meredő nagy, fehér, üres lapot! Mindenki emlékszik iskolai tanulmányaira, amikor még fehér A4- es írógép papírt vagy füzetet használtunk egy-egy téma megírására, kidolgozására. Előttünk a makulátlan, üres lap – és fogalmunk sincs, hogy kezdjünk hozzá. Atya ég, mit írjak? Az üres flip chart lap réme egy munkamegbeszélésen is újra nekünk támadhat! Sokszor megfigyeltem, sok ember nem igazán szeret tiszta fehér lapra írni. Az OS –nek van erre a helyzetre egy esztétikus, a munka könnyebb elindulását támogató, preparált papírlapja. Néhány kérdés van csak rajta. Mi a jelenlegi helyzet? Mi a cél? Hogyan juthatunk el a célhoz? Melyek a megteendő lépések? Gyűjtsük ide az ötleteket! Az eredmény: mindenkinek megered a nyelve és jönnek az ötletek, elindul a közös munka. Próbálják ki legközelebb és írják fel a legfontosabb kérdéseiket a flip chart nagy, fehér, üres lapjaira!
Nyissunk teret a kezdeményezéseknek és a kreativitásnak!
Egy, az Open Space elvei mentén szervezett rendezvényen egy központilag kialakított, stratégailag fontos téma körül folynak a megbeszélések. A résztvevők maguk hozzák létre és alakítják a párhuzamosan futó munkacsoportok napirendjét, a találkozókat, az eseményeket, magukat a megbeszéléseket.
A program során – bár ez elsőre szokatlannak tűnik – csak olyan kérdésekkel foglalkoznak, amelyek valóban érdeklik őket és fontosak a számukra. Az OS akkor éri el a legjobb eredményt, ha a végrehajtandó feladat komplex, a résztvevők és a gondolatok sokfélék, a megoldás iránti lelkesedés – vagy a konfliktus lehetősége! – magas, és a megoldásra kijelölt határidő rövid és szorító.
A lelkesedéshez szükségszerűen és szinte automatikusan kötelezettség vállalás kapcsolódik, ami közismerten minden vezető számára kívánatos momentum. Kapcsolódik továbbá hozzá egy jó kávészünet energiája, tudatos önszerveződés és fejlődés, lelkes munkavégzés, káosz és kreativitás. Mindezen alkotóelemek egy egyszerű és hatékony eljárássá állnak össze az emberek és szervezetek megmozgatására, ott és akkor ahol a legnagyobb szükség van rá. És a végére, a korábbinál magasabb szinten, új egyensúly születik!
Az Open Space rövid magyarországi története
Magyarországon a kétezres évek végétől lehet az Open Space technikával facilitált rendezvényekről beszélni. A viszonylag fiatal módszer szinte robbanásszerű sikert aratott azok körében, akik megismerkedtek vele.
Nem csak multinacionális vállalatok és független civil szervezetek kezdték el az eszközt használni, hanem állami nagyvállalatok körében is rohamosan elterjedt. Napjainkra egyre több közepes,- és nagyvállalat is sikeresen használja. Sokak számára vált egyértelművé és világossá, hogy az Open Space a bevonó, felhatalmazó vezetés kiemelkedően eredményes eszköze. Lelkes szervezeteket és munkacsoportokat tud kialakítani, amelyekben átlagos emberek közös munkája különleges eredményeket hoz létre.
Segítsük a gondolkodást rajzzal!
Hogy nézne ki egy rajzon a problémánk vagy a megoldandó feladat? Skicceljük fel nagy vonalakban! Egy kép leegyszerűsít és érzékletessé tesz elvont dolgokat. Próbálja ki! Rajzolja le!
Mi lesz az output? Mi lesz a nyereség?
Azzal a működési móddal szemben, ami a hagyományos munkamegbeszélésekre és konferenciákra jellemző, itt a résztvevők a kiscsoportos beszélgetések során megtapasztalják, hogy nemcsak lehetséges, hanem szórakoztató is, ha
Lényeges célokat és feladatokat boncolgatnak
A vezetést közösen gyakorolják
Felelősségteljesen cselekszenek
Értékként és erőforrásként kezelik a különbözőségeket
Maguk dolgozzák ki a cselekvéshez szükséges terveket
Megállapodnak az elérendő célokban és a munkamódban
Az Open Space során létrejött szinergia motiválja az embereket az önszerveződő és önirányító működésre. Ez azután a hétköznapokban, a hétköznap munkában is megjelenik. Az intenzív impulzus tovább hat a mindennapokban: a fejekben, a munkahelyi viselkedésben, a vállalati vezetésben és véleményalkotásban.
Jó példa
Éltető Tamás, innovation driver, (Ericsson Magyarország Kft.) úgy látja, hogy az OS olyan helyzetekben használható kiemelkedő hatékonysággal, ahol sok múlik az emberi, munkatársi együttműködés jó minőségén. Ilyen együttműködésre van szükség olyankor, amikor közös projekten dolgozik egy vagy több csapat, legyen ez akár a tervezés, akár a végrehajtás szakaszában. Jól jöhet ez a módszer olyankor is, amikor egy új dologba vág bele a szervezet és ehhez új információkat és ötleteket kell összegyűjteni, valamint a projekt résztvevők elkötelezettségét is meg kell nyerni. Használták már probléma feltárásához ugyanúgy, mint retrospektív módon, egy projekt végén, kiértékelő visszatekintés lebonyolítására. Ez az egyik legegyszerűbb mód olyankor, amikor érdemi megbeszélésre van szükség: ezek a peremfeltételek, rajta, gondolkozzunk együtt.
Ki viszi be ezt a tudást a munkahelyi szervezetbe?
Egy jól képzett facilitátor. Az Open Space facilitátora a munkafolyamat kereteit és szabályait alakítja ki és szervezi az eredmények megosztását. Fontos szerepe van az összegző szakasz vezetésében és az eredmények közös feldolgozásában, a prioritások és akciók megszervezésében.
Olyan gyakorlati tudással rendelkezik, amellyel tudatosan segíteni tudja a csoportfejlődést, a tudás-transzfert, teamek önszerveződését és felelősségvállalását. Tapasztalt vezetők, trénerek, ambiciózus HR – esek egynapos képzés keretein belül elsajátíthatják a módszer alapjait. Az is lehetséges, hogy évente egy vagy két nap belső Open Space rendezvény megtartásához gyakorlott tréner közreműködését választjuk.
