„Az adómentesség okát pontosan, részletesen meg kell adni. Ez sok vállalkozásnak nehézséget fog okozni, hiszen nem is biztos, hogy birtokában vannak a szükséges szakmai tudásnak. A könyvelőknek, adótanácsadóknak tehát meg kell tanítaniuk helyesen számlázni ügyfeleiket, és elképzelhető, hogy eleinte tételről-tételre segíteniük kell a számlák helyes kitöltésében” – figyelmeztetett Poór Károly, az SDSYS Zrt. cégvezetője.

Ugyan 2021. január 1-jétől már a 3.0-ás számlaadatszolgáltatást kell alkalmazni, de április 1-jéig még haladékot kaptak a vállalkozások. Eddig az időpontig még nem bünteti a hatóság a hibákat, most lehet tehát felkészülni a rendszer éles használatára, begyakorolni az új szabályoknak megfelelő számlázást. Az viszont nem igaz, hogy a vállalkozások ráérnének a fejlesztésre, hiszen a NAV már most is ellenőrizheti a számlát befogadó, áfát levonó felet.

Az új rendszer számos eddig kevés figyelmet kapott változást is hozott. Míg eddig elég volt, ha az áfamentes számlázásnál megadtuk, hogy alanyi vagy tárgyi mentes, ez mostantól sokkal nehezebb lesz. Mostantól egy NAV által meghatározott, akár nyolcjegyű kód megadásával és szövegesen is el kell magyarázni az áfamentesség indokát. Ez egyrészt a könyvelő, másrészt a hatóság számára nyújt információt arról, hogy mitől lett adómentes a számla. A könyvelőnek ugyanis másképp kell kezelnie, ha a számlakibocsátó vagy az áru/szolgáltatás miatt adómentes egy számla, netán van áfatartalma, de eltér a megszokott kulcsoktól.

Érdemes előre átgondolni a szabályokat

Ez jellemzően a külföldi partnernek kiállított számláknál fog problémát okozni, de lehet egy-két belföldi ügylet is, amelynél érdemes a számlázás előtt végig gondolni a vonatkozó szabályokat. Ilyenek lehetnek a fordított adózású termékek és szolgáltatások, például az építőipar, vaskereskedelem, hulladékgazdálkodás.

A szöveges magyarázatot elvileg a számlakibocsátó vállalkozónak kell kitöltenie. A nagyvállalatok helyzete ebből a szempontból könnyebb, hiszen ők cikktörzsek, szállítói törzsekből dolgoznak, így plusz fejlesztéssel képesek lesznek ezek automatizálására is. A kisebb cégeknél azonban, akik nem feltétlenül működtetnek komplex vállalatirányítási rendszert, minden gazdasági eseménynél, minden tételnél döntést kell hozni a számlázáskor. Erre pedig sokan nincsenek felkészülve. Egy-egy ritkábban előforduló, bonyolultabb áfaszabályok szerint adózó gazdasági esemény helyes besorolása gondos elemzést, adószakértővel való egyeztetést igényelhet.

Ráadásul azt az adóbevalláshoz szükséges információ, hogy egy tétel melyik kategóriába esik, csak a cikknévből derül ki. Ez pedig szükségessé teheti a számlaképek lehívását, a tételes könyvelést. Érdemes olyan ügyfeleiknél, akikről tudják, hogy tevékenységük alapján a megszokottól eltérő áfatartalmú számlát is kiállíthatnak, külön odafigyelni erre. Az is problémát jelenthet, hogy a könyvelői programok technológiailag még nem készültek fel a tételek ellenőrzésére. Új munkafolyamatokat kell kidolgozniuk az XML-ben összevont tételek kezelésére is, amelyekről szintén csak a számla képe adhat információt.

Az a könyvelő tehát, aki csak a NAV-tól letöltött adatokból dolgozik számlaképek nélkül „vakon” nagy kockázatot vállal. Ugyanis mostantól az ügyletek hibás áfakezelése ki fog derülni belföldi és a hatóságok közötti nemzetközi együttműködés miatt határon átnyúló ügyletek esetében is, és ez komoly adóhiányt, mulasztási bírságot is eredményezhet. Meg kell tehát oldani a bonyolultabb esetek tételes áfakezelését, és e miatt az XML adatok és számlaképek összekapcsolását, érdemes ezt lehetővé tevő alkalmazást keresni és bevezetni.