2018. július 1-jétől kezdődően azok az adózók, akik számláikat számlázó szoftverrel állítják ki, más adóalanyok részére kiállított számláik tekintetében kötelesek a számlakibocsátást követően azonnal adatot szolgáltatni a NAV felé. Az adatszolgáltatási kötelezettség bevezetésével az adózók kötelesek automatizált megoldást kialakítani és kommunikációs kapcsolatot létrehozni az adóhatósággal annak érdekében, hogy megfeleljenek a jogszabályi követelményeknek. Ennek elmulasztása esetén súlyos következményekkel, akár számlánként ötszázezer forintig terjedő összegű mulasztási bírsággal is szembesülhetnek a vállalkozások.
Az adatszolgáltatást magának a számlázó programnak vagy egy olyan kapcsolódó modulnak kell teljesítenie, amely elvégzi az adatok megfelelő struktúrába konvertálását, és azok adóhatóságnak történő beküldését. Külön adatszolgáltató modul is teljesítheti tehát a kötelezettséget, ha az közvetlen kapcsolatban áll a számlázó programmal, és ha biztosítja, hogy az adatszolgáltatás a számla kiállítását követően azonnal, emberi beavatkozás nélkül megtörténik.
Az online adatszolgáltatást főszabály szerint a százezer forint összeget elérő, vagy azt meghaladó áfa-tartalmú, számlázó programmal kibocsátott számlák esetében szükséges teljesíteni, azonban az adózók dönthetnek úgy is, hogy értékhatárra tekintet nélkül jelentik a belföldi, más adóalanyok részére kiállított számláik adatait. Ez máris egy olyan megfontolás, amiről a felkészülés keretében döntést kell hozniuk az adózóknak, hogy a fejlesztés során milyen megközelítést alkalmaznak. E tekintetben azt is szükséges figyelembe venniük, hogy a tervek szerint a jövőben ez az értékhatár várhatóan csökkentésre kerül, így mindenképp olyan rugalmas megoldás bevezetése javasolt, ami a későbbi változásokat is kezelni tudja.
„A folyamat tehát több lépésből áll, folyamatos interakciót követel meg a vállalkozások rendszere és az adóhatóság között, ezért a vállalkozásoknak érdemes időben elkezdeniük a felkészülést. Ennek keretében át kell tekinteni a jelenleg alkalmazott számlázási folyamatokat, azok helyességét is, ugyanis ha egy cég számlázási gyakorlata valamilyen okból nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, az adatszolgáltatás eredményeként ez azonnal az adóhatóság látókörébe kerül” – mondta el Tancsa Zoltán, a Deloitte Magyarország adó- és jogi osztályának igazgatója.
Az új adatszolgáltatási kötelezettséggel összefüggésben tehát számos számlázási gyakorlattal kapcsolatos kérdés vetődhet fel, amiket a felkészülés során – a pusztán technikai felkészülés mellett – szükséges tartalmilag is áttekinteni.
Különösen nagy körültekintést igényel például a módosító, helyesbítő számlák kezelése, jelentése. Figyelni kell például azokra az esetekre, amikor az eredeti számla áfa-tartalma nem éri el az értékhatárt, ezáltal a számlázó program azt nem jelenti, azonban a módosítás eredményeként az áfa összege már meghaladja a jogszabályi limitet. A fordított eset is előfordulhat, amikor az eredeti számlát jelentette a számlázó program az értékhatár elérése miatt, azonban a módosítás eredményeként az áfa összege az értékhatár alá csökken. A rendszernek biztosítani kell, hogy ilyen esetekben is megfelelően történjen a számlákra vonatkozó adatszolgáltatás.
Hasonló gyakorlati kérdések merülnek fel előlegszámlák és végszámlák viszonylatában is. Ezek tekintetében az okoz problémát, hogy az adóhatóság jelenlegi kommunikációja szerint ilyen számlák esetén is biztosítani kell a kapcsolatot az előleg- és a végszámla között, ami a legtöbb esetben nem feltétlenül áll rendelkezésre a számlázó-programokban.
Nagy odafigyelést igényelnek azok az esetek is, amikor egy vállalkozás meghatalmazás alapján más adóalany nevében állít ki számlákat, illetve üzleti partnerei nevében a saját részére, a saját rendszeréből bocsát ki számlákat („önszámlázás”). Ilyen esetekben bár az adatszolgáltatásért jogszabály alapján az a társaság felelős, amelynek a nevében számlakibocsátás történik, azaz az esetleges szankciók ezt a céget terhelhetik, azonban az adatszolgáltatást ténylegesen az a vállalkozás, illetve számlázó-program tudja elvégezni, amiből a számla kiállítása történik. Ennek megfelelően, ilyen esetekben körültekintően és időben rendezni kell a felek közötti megállapodásban a felelősségi köröket, a partnerek együttműködésének részleteit, ami valószínűleg a jelenlegi meghatalmazottkénti számlázásra, önszámlázásra vonatkozó megállapodások kiegészítését, módosítását fogja igényelni, amit a jogszabály hatályba lépéséig szintén le kell tárgyalni az üzleti partnerekkel.
Az előzőekben bemutatott néhány példa alapján is látható, hogy a vállalkozásoknak érdemes időben elkezdeniük a felkészülést az új adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére, és áttekinteniük, hogy a számlázási gyakorlatuk megfelel-e a jogszabályi követelményeknek.
