Occam borotvahabja: először egyszerűsíts

Az Occam borotvájaként ismert filozófiai elv populáris megfogalmazása szerint, ha egy jelenségre több magyarázat lehetséges, akkor azok közül a legegyszerűbbet érdemes választani. A helyes döntés feltétele, hogy „leborotváljuk”, azaz eltávolítsuk a magyarázatok feltételezéseit, a tényekkel nem alátámasztható elemeit. Ez a gondolkodásmód a vállalkozások működésfejlesztése szempontjából is fontos üzenetet hordoz: mielőtt jelentős összegeket költünk fejlesztésekre, a sokszor megváltóként várt bonyolult berendezések vagy informatikai alkalmazások beszerzésére, egyszerűsítsünk a feladatvégzés módján. Vágjuk le a fölösleges részeket, amelyek megnehezítik a mindennapi munkát. A következőkben az ezt megkönnyítő „borotvahabról” szólunk röviden.

2018. október 10.

Piac&Profit

A vállalkozások működését leginkább a folyamatok állapota alapján lehet megítélni. Az indulásnál a vállalkozók jellemzően egyszerű, logikus módon szervezik meg saját munkájukat, optimálva az idő- és költségráfordítást. Az idő előrehaladtával új feladatok jelennek meg, amelyekhez új munkatársakat vesznek fel. Ennek során nem mindig van energia arra, hogy átgondolják a változások hatását a mindenkori működésre. Ezzel elkezdődik a folyamatok spontán, „organikus” fejlődése, amelynek eredménye a bonyolult, fölösleges és redundáns műveletek sokasága. Ha ebben az állapotban állunk neki a folyamatok gépekkel és szoftverekkel történő automatizálásának, „beégetjük” a hibákat, amelyeket később csak hatalmas összegek fejében fogunk tudni eltávolítani. A követendő út tehát az, hogy először egyszerűsítsünk, és csak utána fejlesszünk.

Az egyszerűsítés nem egyszerű. Komoly erőfeszítést igényel eltérni a hosszú évek alatt kialakult rutintól, lemondani a komoly munkával generált feladatokról. Mint amilyen nehéz tud lenni a „delete” gomb megnyomása egy-egy leírt mondat kitörlésekor, olyan nehéz tudomásul venni, hogy amit eddig csináltunk, az mostantól felesleges. De ha túljutunk ezen a holtponton, jóleső megkönnyebbülést érzünk a letett súlyoknak köszönhetően.

Az egyszerűsítés érdekében be kell azonosítanunk és el kell különítenünk egymástól az értékes, a szükséges és a fölösleges tevékenységeket. Értékes az, amelynek eredményeképpen a termékünk vagy szolgáltatásunk tulajdonságai közelebb kerülnek a vevőink elvárásaihoz. Ha a kiállított számlánkon tételesen felsorolnánk az elvégzett műveleteinket és azok díját, ezekért biztosan hajlandó lenne az ügyfelünk fizetni.

Hogyan lehet a céged pazarlóból pazar?

A jól működő vállalkozások egyik ismérve, hogy igyekeznek minimalizálni az erőforrásaik pazarlását, azaz nem végeznek felesleges munkát, nem vásárolnak szükségtelen dolgokat, és nem gyártanak az eladhatónál több terméket. Ezzel szemben gyakran tékozlóan bánunk az idővel és a pénzzel. A Resultator Kft. fekete öves szakértőjének segítségével adunk néhány gyakorlati tanácsot, hogy tehetjük pazarlóból pazarrá a vállalkozásunkat.

A célunk az, hogy maximalizáljuk részarányukat a folyamatainkban. A szükséges lépések közvetlenül nem állítanak elő értéket, de nélkülözhetetlenek ehhez. Ennek okai lehetnek a jogszabályi előírások, az infrastrukturális körülmények, vagy éppen a rendelkezésre álló kapacitás- és kompetencia-korlátok. A cél az ezekre fordított erőforrások minimalizálása. A harmadik kategória a fölösleges tevékenységeket tartalmazza, amelyek létezésére nincs racionális magyarázat. Jellemző rájuk, hogy kialakításukkor szükségesek, vagy adott esetben értékesek voltak, de a változások megszűntették létjogosultságukat. Célunk az eltávolításuk a működésből.

A javítás valójában újraépítés. A beazonosítást és elkülönítést követően kíséreljük meg felépíteni a folyamatunkat kizárólag az értékes tevékenységek segítségével. Gondoljuk végig, hogy ezek milyen kimeneteket (terméktulajdonságok, információk) állítanak elő, és ehhez milyen bemenetek (alapanyagok, alkatrészek, szerszámok, berendezések, információk, kompetenciák) szükségesek. Ha olyan bemenetet azonosítunk be, amelyet nem állít elő valamelyik korábbi értékes lépés vagy egy másik folyamat és nem is tudjuk beszerezni, meg kell határozni egy szükséges lépést, amely ezt megteszi. A munka eredményeképpen megkapjuk az optimálisnak tekinthető folyamatot, amely csak értékes és minimális mennyiségű szükséges lépést tartalmaz.

Az optimalizált folyamat csak akkor működhet megfelelően, ha rendelkezésre áll minden feltétel. Ha bármelyik bemenetnél mennyiségi, minőségi vagy időzítésbeli problémát észlelünk, azt meg kell oldani, majd meg kell találnunk a működetéshez szükséges erőforrásokat. Itt kerül sor a feladatok és felelősségek munkatársakhoz rendelésére, az esetleges nem humán erőforrások (gépek, szoftverek stb.) lefejlesztésére vagy beszerzésére, a képzések végrehajtására és a változás kezelésére. A problémamegoldás és a bevezetés jelentős mennyiségű, komplex és sok kockázatot magában rejtő munkájának a kifejtése meghaladja az itt rendelkezésünkre álló keretet, ezért ezek módszertanát következő cikkeinkben részletezzük.

Szerző:

dr. Csiszér Tamás

minőségügyi mérnök,

a Resultator Kft. vezető tanácsadója.

Szerzőnkről:

dr. Csiszér Tamás minőségügyi mérnök, az Óbudai Egyetem oktatója, a Resultator Kft. fekete öves Lean Six Sigma vezető tanácsadója. Szakmai tapasztalatát több mint száz működésfejlesztési projektben végzett munkája során szerezte. Kutatási területei a működésfejlesztés eszköztárának fejlesztése, valamint a lézersugaras technológiák alkalmazása fém-polimer hibrid kötések kialakításában.

Véleményvezér