Komoly probléma is származhat a számlatömb elvesztéséből – Kép: Pixabay

Nincs egyetlen olyan jogszabály vagy rendelkezés sem arra vonatkozóan, hogy mi a teendő ez esetben, azonban célszerű először az adóhatóságnak bejelentenünk, vagy közzétennünk egy hivatalos lapban. Akár a bejelentést, akár a közzétételt választjuk, szerepeltetni kell a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb (-tól, -ig) sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját. Így egy esetleges adóellenőrzés alkalmával, ha az adóellenőr számon kéri rajtunk a megvásárolt számlatömbünket, fel tudjuk mutatni az elvesztésével kapcsolatos bejelentésről szóló dokumentumainkat. 2011-től az adózás rendjéről szóló törvény szerint a szigorú számadású nyomtatványok vásárlásakor (ilyen például a számlatömb is) az eladónak kötelessége a vásárlással megbízott magányszemély nevét, adóazonosító kártyáját is elkérni, hiszen a forgalmazóknak lejelentési kötelezettségük van. Tehát az adóhatóságnak naprakész információja van arról, hogy az egyes sorszámtartományú számlatömböket ki vásárolta meg – olvasható az UCMS Group Hungary blogján.

Fontos tudnunk azt is, hogy a számviteli törvény értelmében a számlatömbök megőrzési határideje 8 év. Ezen időszak alatt biztosítani kell a számlatömb és az abban szereplő számlák sértetlenségét, eredetiségét, hitelességét és olvashatóságát.

A bejelentés után készítsünk egy selejtezési dokumentációt (a selejtezési szabályzatunknak megfelelően), amiben részletesen leírjuk azt, hogy mikor tűnt el a számlatömb, mikor vettük észre, mit tettünk meg a megtalálása érdekében, stb. Érdemes csatolni olyan bizonylatokat, amelyek alátámasztják a jegyzőkönyvben foglaltakat. Ha például az autónkat törték fel, és onnan tűnt el a számlatömb, csatoljuk a rendőrségi feljelentést is.

Ha a számlatömbben állítottunk már ki számlákat, akkor a számla befogadójától tudunk kérni hiteles másolatot, ezzel a bizonylatmegőrzési kötelezettségünknek eleget tudnunk tenni. Ezeket a hiteles másolatokat mindenképpen érdemes beszereznünk, hiszen ezek nélkül egy esetleges adóellenőrzésnél az adóhivatal becsléssel fogja megállapítani árbevételünket, ami nekünk sosem kedvező. Mindemellett a bizonylatmegőrzési kötelezettségünk megszegéséért az adóhivatal a magánszemély adózót 200 ezer forintig, más adózót 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújthatja.

A fentiek tükrében érdemes a számlatömb helyett számlázóprogramot alkalmaznunk, amely ma már csak pár tízezer forintos költséget jelent a vállalkozás számára, azonban kiküszöbölhetjük a számlatömb megrongálódását, elvesztését.

Forrás: UCMS Group Hungary