Kép:Pixabay

Van egy munkatársunk, aki tapasztalt, ismeri a cég belső működését, hiszen évek, sőt évtizedek óta itt dolgozik. Biztosan lehet rá számítani, tudja a dolgát, akár hátat is lehet neki fordítani, mert akkor is elvégzi a munkáját időben és úgy, ahogy kell.  Ha jön egy új munkaerő, őt választják ki mentornak, ő lesz az a senior értékesítő, aki bevezeti a céges szokásokba, szakmai fogásokba az új embert, ő egy stabil pont. De mi a helyzet, ha elmegy a cégtől, ha nyugdíjba megy, ha más területre helyezik át?

Ez az, amitől sok vezető retteg. Hogyan fogom pótolni Igazuk is lehet! Sok minden veszteni való van egy stabil ember elvesztésével. Pótolni kell, ki kell választani az új embert, ki kell képezni, meg kell fizetni a tanulópénzt, s lehet, hogy nem is csak egyszer, hanem többször is le kell játszani ezt a körmeccset. Mit lehet tenni, hogy ezt a pénzben is jól látható veszteséget ne kelljen megfizetni? Ott tartani a bevált kollégát? Nem! Azt a munkatársat, aki menni akar, aki más területen még több értéket tud termelni, nem lehet, és nem is érdemes visszatartani.

Ahhoz, hogy a cég számára minimális veszteséggel vészelje át a váltást, nagyon fontos a pontos munkaköri leírás, vagy, ahogy viccesen elnevezték az un. helyettesítési dosszié. Ez a speciális munkaköri leírás abban különbözik a HR területen általában használttól, hogy egy nagyon pontosan körülhatárolt munkaterület leírását tartalmazza, és nem egy munkatárs minden feladatát, hanem egy konkrét munkaterület részleteit. Még az apró technikai megoldásokat, szakmai trükköket, „mesterfogásokat”is megfogalmaztuk. Nem csak vázlatosan, pontokba szedve. Úgy írtuk le, mint amikor az apa a fiának átadja az asztalos műhelyt, az üzletet, vagy mikor a Nagyi leírja a „Mama meggyes sütijét”, s a receptből a kis unokája is olyan süteményt tud majd sütni, amilyen a Nagyié volt.

Példánkban az egyik munkatárs, Anita a következő félévben elmegy szülni. Munkaköre tartalmazza a recepció ellátását, a levelek, küldemények iktatását, az irodaszerek megrendelését, a szerződések kezelését, a megrendelések kezelését és a számlázást is. Ezt a munkakört nevezhetnénk általánosan irodai asszisztens munkakörnek. Anita elmegy szülni, és felvettük Piroskát, aki el fogja látni ezt a munkakört. Még át is gondoltuk a munkavállalóink váltását, és Piroska Anitával két hetet együtt dolgozik, amikor is Anita betanítja őt, azaz elmondja, hogy hogyan végzi munkáját. Piroska figyel, sőt kis füzetében szorgalmasan jegyzetel is, mindent, amit csak felfog, megért, elér hozzá. Aztán magára marad.

Egy hónappal később egy napon egymás után érkeznek a vendégek a cég vezetőihez, fogadja őket, a postás hozza a leveleket, és iktatja őket, a postás hozza az ajánlott szerződéseket is, és aláíratja őket az illetékesekkel, a webshopban megjelennek a megrendelések, és feldolgozza őket, közben csörögnek a telefonok. Aztán valami történik, ami megakasztja, nem tud válaszolni egy vevőnek, nem tudja ki az illetékes ebben a speciális szerződésben. Keresi az adatokat, nem találja, visszahívást ígér, kutakodik, keres. A munkatársak miközben ebédelni mennek, megkérik, hogy rendeljen piros tollat, post-it-ot, vagy tonert. Nem tud utána nézni a megrendelésnek, mert közben egy másik vevő szóval tartja telefonon, hogy miért hiányzik a megrendelésből egy alkatrész, átadná a telefont a szervizvezetőnek, de az rázza a fejét, hogy most nem tudja a telefont átvenni. S elkezd megfájdulni a szeme, elkezd forogni vele a világ. Ezt a helyzetet simán tudta kezelni egy rutinos munkatárs, aki mindent, akár fél szóból is megértett, tudta, hogy melyik helyzetben hova kell nyúlnia, jó pár éves tapasztalattal a háta mögött. De most más a helyzet. Kihez fordulhat, hova nyúlhat, hogy ne tévedjen és elég gyors is legyen?

Az első lehetősége, hogy előveszi a jegyzeteit, s próbálja megkeresni a szükséges adatot. Ki most az illetékes, kié a megrendelés, hol is rendeljem az írószert, mit is válaszoljak erre a kérdésre? Elkezd gondolkodni, talán valamit én rontottam el ezen a megrendelésen, vagy szerződésen? Megjelenik a kétség, szorongás, félelem.  S látunk egy ideges, frusztrált munkatársat, aki minden elront. Úristen kit vettünk fel? Mennyibe is kerület ez nekünk?

végül nem tudja mi a jó megoldás, megkérdez valakit. Na, ezzel még további kárt okoz, hiszen másokat is megállít a munkában. Az is kiesik a munkájából, figyelme máshol lesz, még ő is megkérdez valakit és kész munkatársi „gömböc” lesz a recepció előtt. Mindenki most már ezzel a problémával, ezzel a feladattal foglalkozik. Aztán mégsem lesz tökéletes a megoldás, hiszen senki sem ezt csinálta Anita idejében. Ez a félmegoldás kellemetlen szituációt, mérgelődést, sőt akár tetemes anyagi kárt is okozhat mindenkinek, az új munkatársnak, a régi munkatársaknak, végül is a cégnek. A betanulási idő pedig hosszú hónapok is lehetnek. Ezek az apró, vagy nagy súrlódások, kihagyások, felesleges körök, kártérítések, elvesztett ügyfelek összesen több milliós kárt is okozhatnak még egy asszisztensi munkakörnél is, hát még egy magasabb beosztásnál.

Egy ilyen anyag elkészítése sok idő. De sok pénzt és idegeskedést megspórolhatunk vele! Csak egyszer kell jól összeszedni az alapokat, aztán csak ki kell egészíteni, szükség esetén! Így bármikor bárkit be lehet állítani a munkakörbe – persze, aki képzett magára a feladatra - egy kis tanulás, gyakorlás után, mert tudni fogja, hogy ebben a cégben ezt a feladatot, hogy kell elvégeznie pontosan, sztenderden. Ezzel a módszerrel egy stabil és gyorsan termelékennyé vált munkatársat kap.

Pénzes Zsuzsa Comline Budapest Kft.