Egyik reggel megbeszéléssel kezdődött a napom, kilencre volt egyeztetve a találkozó. Pár perccel az adott időpont előtt a biztonsági záras kapun egy ingujjas férfi eresztett be, aki futva éppen akkor érkezett meg. Mint kiderült, mindketten ugyanahhoz a céghez megyünk, én, mint vendég, a férfi, mint a cég vezérigazgatója. Köszöntés után, nevetve újságolta, hogy most jön a műhelyből.
Csodálkozó pillantásomat látva, rögtön magyarázattal folytatta. Tudja, egy projekten dolgozunk, ahol a műszaki beállításokat kellett elvégeznem, mert annyira speciális munkáról van szó, s nem adom át senkinek. Volt olyan megbeszélés is, amikor az ügyvezetőt a szerelőaknából hívták elő, mert éppen nyakig volt egy autóbusz javításában. Más alkalommal egy nagyon elfoglalt ügyvezető, azzal tért ki egy stratégiai megbeszélés elől, most nem érek rá, mert éppen fotókat készítek a termékskálánkról egy pályázathoz. Szóval mi a valóság? Az ügyvezetők, nem, vagy nemcsak ügyvezetők, hanem egyben beosztottak is. Egy adat: egy céges kivizsgálásnál egy elfoglalt ügyvezetőről kiderült, hogy a vezetői feladatok mellett, még legalább 30 további felelősségi kört, feladatkört is ellát. Hogy mikor és hogyan? Amikor éppen szükség van rá, ha éppen ellenőrzés van, ha éppen fontos a munka, vagy a legfontosabb vevő veri az asztalt, vagy, csak azért mert rajta maradt a feladat elvégzése, mint „szamáron a fül”. Olyan is van, hogy tulajdonképpen Ő maga ragaszkodik hozzá, mert nagyon szereti azt a munkát.
Ezzel a helyzettel nincs is semmi gond, hiszen kis cégeknél is megfigyelhető, hogy a vezető egyben beosztott munkatárs is, a szakértő, a tanácsadó, a műszaki ellenőr, a technikus.
Azonban akár veszélyes is lehet mind a cégre, mind a vezetőre nézve, ha mindent egyetlen, pótolhatatlan első ember tart kézben. Pedig ez sajnos nagyon is jellemző a hazai kisvállalkozásokra.
Akkor mire is kell figyelnie egy vezetőnek:
- Ismernie kell, hogy melyek azok a területek, ahova időnként, lehet, hogy egyszer egy évben, de figyelmet kell helyeznie, azért, hogy ne érje váratlanul a feladat elhanyagolása miatt egy probléma, egy hirtelen hatósági ellenőrzés, vagy egy vevői panasz.
- Ha több feladatköre van, akkor tegyen rendszert a munkájába azzal, hogy megszervezi, melyiket mikor tudja elvégezni, nehogy a „nem szeretem” feladatok elmaradjanak. Ha valamelyik elmarad, akkor ütemezze be mindenképpen, hogy mikor fogja pótolni.
- Tervezze meg, hogy ezeket a feladatokat kinek, mikor és hogyan tudja majd átadni, delegálni munkatársainak.
- A legfontosabb: mindezt úgy tegye és azzal a céllal, hogy mindenképpen maradjon ideje a fő feladatkörére a vezetésre, a stratégiára, a tervezésre, az irányításra, a kontrollra.
Pénzes Zsuzsa Comline Budapest Kft.
