A pandémia alatt a jogi eljárások során az ügyfelek azonosítása és a dokumentumok ellenjegyzése is fókuszba került, miután számos alkalommal megoldhatatlan a személyes találkozás. A kérdés gyakori előfordulása mellett azért is hangsúlyos, mert az ügyfelek azonosítására vonatkozó kötelezettséget az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény (Üttv.) és a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) is előírja. Mind a távazonosítás, mind a távellenjegyzés személyes találkozás nélküli elvégzésére is van azonban megoldás. A szabályokat és a részleteket a Magyar Ügyvédi Kamara (MÜK) elnökének korábban kiadott tájékoztatása tartalmazza.
A Zoom ismét alkalmas távazonosításra
Az ügyfelek azonosítása egyszerűnek tűnő, mégis érzékeny feladat. Ennek elektronikus hírközlő eszközökön keresztül zajló protokollját és a felhasználható szoftvereket a MÜK elnöke tájékoztatójában korábban már közzétette. Fontos, hogy az eljárás kizárólag a MÜK által előzetesen jóváhagyott eszközökön keresztül bonyolítható le. Az alkalmazható programok körébe tartozik a Skype, Skype for Business, Microsoft Teams, bluejeans.com, Google Meet, LogMeIn, Cisco Webex Meetings szolgáltatása, ACPM SecureOffice és a Zoom Meeting szoftvere. Ezek is csak akkor jöhetnek szóba, ha a MÜK által megadott verziószámú vagy annál frissebb program fut a gépünkön. Ki kell emelni, hogy az utóbbi időben nagy népszerűségre szert tett Zoom Meeting auditációját a MÜK április 3-án visszavonta, amit csak tavaly november 20-án adott vissza azzal a feltétellel, hogy távazonosítás-távellenjegyzés során kizárólag az 5.4.2. vagy magasabb verziószámú szolgáltatás használható, végponti titkosítás alkalmazásával. Ezekre az előírásokra muszáj figyelemmel lenni, hiszen milliós szerződések múlhatnak rajta.
A távazonosítás – a szigorú technikai előírások ellenére – meglehetősen egyszerű folyamat. Elvégzéséhez nem kell más, csak hogy az ügyfél jól látható módon a kamera elé üljön, a személyazonosító okmányát felmutassa a kamerának úgy, hogy annak adattartalma látható legyen, és a személyes adatait szóban is elismételje az eljáró ügyvédnek.
Távellenjegyzés: az ügyfél helyett nem az ügyvéd ír alá!
Távazonosítás és távellenjegyzés útján az ügyfél személyazonosítása és a papíralapú okiratokellenjegyzése problémamentesen elvégezhető, ám utóbbival kapcsolatban szélesebb körben él egy téves vélekedés az ügyfelek körében – mutat rá a Bán és Karika Ügyvédi Társulás. Sokan ugyanis azt gondolják, hogy „távellenjegyzés” esetén az okiratok aláírásakor az ügyvédnek kell szignóznia a dokumentumokat, amit majd az ügyfél a sajátjaként ismer el.
Ez azonban téves információ! Az ellenjegyzés során ugyanis az ügyvéd azt tanúsítja, hogy az okirat a jogszabályoknak megfelel, a felek nyilatkoztak arról, hogy az okiratban foglaltak megfelelnek az akaratuknak, az okiratban megjelölt felek, illetve az eljáró képviselőik azonosítását elvégezte, és az okiratot a felek előtte írták alá vagy az okiraton szereplő aláírást előtte sajátjukként ismerték el. Az ügyfélnek ezért a papír alapon aláírt okiratokat postán vagy futárszolgálat útján kell elküldenie az eljáró ügyvédnek és a dokumentumokon szereplő aláírást kell a videótelefonálás során a sajátjaként elismernie. Az okiratok ellenjegyzése csak ezen a módon történhet meg személyes találkozás nélkül. Ez óriási különbség!
További fontos előírás, hogy az ügyvéd csak akkor jogosult távellenjegyzés útján ellenjegyezni egy okiratot, ha az aláíró felet korábban akár távazonosítás útján, akár személyesen azonosította.
„Rendkívül hasznos lenne, ha minden szerződést kötő fél tisztában lenne a távellenjegyzés folyamatával. Ha ez az ismeret nincs meg, akkor a legjobb szándék ellenére is késhet a szerződés aláírása, sőt határidős dokumentumok esetén az egész megállapodás kútba eshet. Az ügyfélnek tudatában kell lennie annak, hogy egy ilyen folyamat teljes lebonyolításához kevés a megfelelő szoftver rendelkezésre állása”– hangsúlyozza dr. Karika Márton, a Bán és Karika ügyvédje.A távazonosítás-távellenjegyzés lehetősége különösen hasznos lehet abban az esetben, ha az ügyfél a papíralapú okiratot külföldön írja alá, de a távellenjegyzés természetesen belföldi ügyfelek esetén is alkalmazható. Így nem csak az utazás költségei spórolhatóak meg, de az ilyen módon ellenjegyzett okiratok teljes bizonyító erejéhez diplomáciai hitelesítés vagy felülhitelesítés, illetve Apostille-tanúsítvány sem szükséges, így az ügyletek adminisztrációs költségei is jelentősen csökkenthetők. Távellenjegyzésre leggyakrabban ingatlanügyletek és cégbejegyzési, illetve változásbejegyzési eljárások esetén lehet szükség, de jelenleg nincs olyan előírás, amely bizonyos ügyletek esetében tiltaná a távellenjegyzést. Ezzel együtt sem feltétlenül kell az ügyvédnek minden esetben végrehajtania a távazonosítást vagy a távellenjegyzést. Saját maga is dönthet arról – például kifejezetten nagyértékű szerződések esetén –, hogy milyen helyzetekben ragaszkodik mégis a személyes találkozóhoz.
