Minden üzletembernek komoly gondot jelent, hogy feldolgozza a naponta beérkező akár több száz e-mail-üzenetet. Ha az ember kicsit nem figyel, könnyen elmegy a fél nap is csak az olvasással és válaszolgatással. A legnagyobb üzleti guruk is szembesülnek a problémával, és olykor egészen meglepő huszárvágásokkal oldják meg azt. Van, aki viszont nem sajnálja rá az időt.
Tim Cook: hajnali kezdés
Az Apple vezetője hajnali 3.45-kor kel, hogy nekilásson napi 700-800 üzenete átnézésének. Bevallása szerint ezek többségét el is olvassa, minden egyes nap. Mondjuk nem is titkolja, hogy munkalkoholista (workaholic).
Az AOL vezérigazgatója viszont épp reggel igyekszik távol tartani magát a levelek özönétől. A Google-tól átigazolt vezető bevallottan nem valami jó alvó, és már 5 órakor vagy negyed 6-kor ébren van. Edzeni megy, olvas, cége honlapját böngészi, lányával tölt egy kis időt, aki szintén korán kelő. De reggel 7 óra előtt nem kezd hozzá az e-mailek feldolgozásához.
Chad Dickerson: rendszerez
A kézműves termékek árusításának platformját, az Etsyt vezető Dickerson szerint mindenbe rendszert kell vinni.
Amikor találkozik egy új emberrel, és beviszi az e-mail-címét a kontaktjai közé, odabiggyeszt mellé néhány szót, aminek révén emlékezni fog az illetőre (hol és mikor találkoztak, miről beszéltek). Így amikor válaszolnia kell az illető beérkező üzenetére, egyrészt azonnal képben van, hogy ki ő, másrészt a válaszban már szólhat arról érdemben, amiről a múltkor beszéltek – megvillogtatva ezzel, hogy milyen jól emlékszik rá. Ezzel legalább jó benyomást kelt az üzleti partnerekben.
Ha az ember a nap végeztével írja be az új kontaktokat, akkor még emlékezhet rá, ki mit mondott. Ezzel sem szabad elmaradni. Két nap múlva talán már hiányos a memóriánk.
Kara Goldin: korán csekkolja
Egy újabb korán kelő. A Hint Water nevű italgyártó cég alapítója 5.30-kor már a gépénél ül, olvassa meg írja az e-maileit, tervezi a napi időbeosztását. Elmondása szerint mindez segít neki abban, hogy pontos fogalma legyen arról, mi fog történni a következő 12 órában, és mikre kell koncentrálnia prioritásként, amikor bemegy az irodájába.
Eric Schmidt: rapid válasz
Az Alphabet – a Google-t is birtokló cégcsoport – elnöke gyorsan válaszol mindenre, hogy ne torlódjon fel semmi. Schmidt vallja, hogy a jó munkaerő gyorsan cselekszik, nem halogat, és nemcsak a cégen belüli kérdés-feleleteket kezelik gyorsan, hanem a kívülről érkező üzeneteket is. Még akkor is fontos az azonnali válaszolás, ha azzal semmi mást nem akarunk közölni, mint hogy „kösz, megkaptam”, vagy hogy „rendben, értem”.
Schmidt szerint a Google céges kultúrája elvárja mindenkitől, hogy válaszra méltassa a másik embert. Schmidt beszédét a 2016-os Startup Fest Europe-ról készült tudósításunkban itt olvashatja.
A világ egyik legnagyobb technológiai kockázati tőkésének számító Andreessen Horowitz partnere nem engedi, hogy kollégái egymás háta mögött panaszkodjanak. Ha valaki e-mailben bemártja egy munkatársát, ő átküldi azt a bepanaszolt személynek olyan megjegyzéssel, „Helló, Kim, úgy tűnik, Carlnak valami mondanivalója van számodra. Remélem, hogy a következő értekezleten elintézitek ezt előttem.”
Dalgaard ezzel arra ösztökéli alkalmazottait, hogy személyesen beszéljék meg a problémáikat. Manapság túl könnyű mindent e-mailben elintézni, de Dalgaard a magatartásával azt az üzenetet küldi következetesen a csapatának, hogy emberek vagyunk, és minden kifogást a másik emberrel együtt, személyesen kell megoldani.
Ennek diplomáciai értéke is van. „Amikor belenézünk a másik szemébe, nem leszünk annyira udvariatlanok. Ez egyszerűen lehetetlen.” Míg az e-mail, a személytelensége miatt – főleg, ha az érintett nem a címzettje – sokkal bunkóbb hangvételűre sikerülhet.
„Ha egy szervezet különböző részlegei elkezdenek beszélni egymással, akkor van csak ereje a cégnek.”
Ryan Holmes: sztornó
Amikor a közösségi médiás tartalmak menedzselését elősegítő kanadai cég, a Hootsuite vezetője már végképp úgy érzi, hogy képtelen lépést tartani az e-mailek áradatával, egyszerűen „e-mail-csődöt” jelent. Vagyis mindent kitöröl, hogy üres lapról indíthasson.
Persze ez megbosszulhatja magát (jogi kötelezettségeket is hanyagolhat így, amiknek súlyos következményei lehetnek), ezért azt tanácsolja, hogy legfeljebb csak néhány évente folyamodjunk ehhez az igencsak drasztikus megoldáshoz. S ha megtesszük, legyen egy automatikus válasz, hogy „bocsánat, ha nem olvastam a legutóbbi e-mailjét, nemrég e-mail-csődöt jelentettem”. Ezzel legalább a szerződéses partnerek is értesülnek arról, hogy az e-mailjük esetleg a kukában landolt.
Nyilván vannak páran a világon, akik ezt megtehetik, de nagy valószínűséggel Ön – és mi sem – tartozik közéjük. A mi tanácsunk: soha ne tegyen ilyet. Inkább delegáljon e-maileket a beosztottaknak, de semmi ne tűnjön el azért, mert az ujjunk nagyon a delete gomb felé kívánkozik.
Randi Zuckerberg: érzelmek nélkül
A Zuckerberg Média alapítója, Mark Zuckerberg – nála két évvel idősebb – nővére inkább elhalasztja az e-mail megválaszolását egy kicsit, ha úgy érzi, hogy túl sok érzelem kavarog benne. Pontosabban: megírja a választ, de nem küldi el. Ezzel olyan féket épít be kommunikációjába, mely megakadályozza, hogy olyan gyalázkodó vagy ledorongoló e-maileket küldjön ki, amelyeket később megbánna. Amikor elolvassa újra a megírt választ, általában érzi, hogy tompítani kell rajta, és örül neki, hogy nem küldte el.
Másik szabálya: reggeli felkelés után 20 percig nem nézi meg az e-mailjeit.
Sajnos arról nem beszélnek a mogulok, hogy a hírlevelekkel és spammel mit kezdenek, cégeik szűrői mennyire eredményesek ezek kiszűrésében, illetve vannak-e olyan tartalmak, amiket szánt szándékkal átengednek a rendszerszintű fékeken, mert kíváncsiak rájuk...
Forrás: Business Insider, Today, The New York Times
