Egy komoly változás természetes velejárója, hogy a vállalkozás áttekinti működési folyamatait. Ezt tesszük a pozitív fordulatnál, például új megrendelő megjelenésekor, s így reagálunk a traumákra, például az árbevétel-visszaesésre is. Ha viszont megy a szekér, nem bolygatjuk azt, ami működik. Rosszul tesszük. A folyamatos fejlesztés hívei egyenesen azt tartják, hogy állandó kontroll alatt kell tartani a szervezetet, hibalistákat kell gyűjteni, ezeket ki kell értékelni, s az érintett területeknek együttműködve, folyamatosan igazítaniuk kell a rendszert az optimális működés közelítése érdekében.
A hazai mikro-, kis- és közepes vállalkozások többségére nem jellemző ez a tudatosság, de a jelenlegi gazdasági helyzetben sokuk mégis kénytelen feltárni a szervezetben rejlő tartalékokat. De hogyan? Bodnár Viktória, az IFUA Horváth & Partners Kft. ügyvezető partnere szerint a lényeg az, hogy egy szisztéma, logika mentén vigyük végig a folyamatot.
Pénzből pénz
A leggyorsabban s legegyszerűbben a finanszírozási területen lehet eredményeket elérni – ideértve a bankköltségeket és a biztosításokkal összefüggő díjakat –, itt az átvilágítás egy külső szakértőnek egy-két nap, és a szükséges változtatások is pár hetes távlatban megvalósíthatók. A megtakarítás pedig akár a 20–25 százalékot is elérheti az addig költségekhez képest. Külső szakértő bevonását indokolhatja a speciális piacismeret, az összehasonlításhoz elengedhetetlen adatok megléte, amelyek mind elősegítik, hogy az adott vállalkozás számára optimális megoldást ajánljon. A szakértői díj pedig – 100–200 ezer forint – a várható megtakarításhoz képest mérsékelt. A válság miatt tanácsadói piacon is nyomottak az árak, a kiadás szempontjából tehát ez az időszak kedvező lehet az újratervezéshez.
Az adminisztráció területén is gyorsan tehetők lépések. Itt lehetőség szerint minél hosszabb időtávot átfogó iparági átlagokhoz (benchmarkokhoz) érdemes viszonyítani a vállalkozás paramétereit, s ahol kiugró értékek tapasztalhatók, meg kell vizsgálni, hogy indokolt-e az eltérés, vannak-e olyan sajátosságai a tevékenységnek, amelyek az eltéréseket alátámasztják. Az eredmények itt is viszonylag gyorsan, néhány hetes távlatban jelentkeznek.Jóval bonyolultabb, komplexebb feladat a logisztika, az operáció átszervezése, gondolva itt a beszerzés, termelés, értékesítés folyamatainak áttekintésére, összehangolására, a szerződések újratárgyalására. Általában itt tapasztalják a szakértők a legnagyobb ellenállást is. A vállalkozók saját területükhöz jellemzően nagyon értenek, nehezen tudják elképzelni, hogy valaki kívülről olyan tanácsokat tud adni, amelyek javítanak az évek alatt kidolgozott folyamatokon. A szakértők azonban úgy látják, hogy minden szervezetben vannak tartalékok, a normál működés során ugyanis nincs arra idő, hogy a lehetőségeket végigmodellezve válassza ki a cég az adott problémára adható legjobb választ. Ez a folyamat már lényegesen hosszabb, mint az előzőek – nem elsősorban az átvilágítás ideje, hanem az elhatározott változtatások következetes véghezvitele miatt –, és csak akkor lehet sikeres, ha komoly az elhatározás. Ugyanakkor itt is 15–20 százalékos megtakarítást remélhetünk.
