Az üzleti célú, céges kontaktlista nem új keletű dolog, akár céges levelezőrendszerekként, akár papíralapú címjegyzékek formájában alapvetően elterjedtek, és egyértelműen a cég tulajdonát képezik. Az ügyféladatbázisok értékkel bíró dolgok, amelyek akár adásvétel tárgyát is képezhetik, tipikusan üzletág-átruházás során. Az előbbiekből következően a céges kontaktlisták tartalma nem egyszer üzleti titkot is képezhet.
Mivel ezek a cég erőforrásai felhasználásával készültek, befektetésnek tekinthetők, és a személyes jellegű, illetve egy konkurenciánál való felhasználásuk kárt okozhat a cégnek. Nem kérdés tehát, hogy a cégek kontaktlistái, ügyfél-adatbázisai az azt megalkotó cég tulajdonában állnak, függetlenül azok megjelenési formájától. De vajon az előbbiek szerinti megközelítés alkalmazható a céges LinkedIn-kapcsolatokra is? Elképzelhető, hogy a munkavállalók profiljához köthető LinkedIn-kapcsolatok a munkáltató cég tulajdonában állnak – teszi fel a kérdést blogbejegyzésében Papp Gábor, a DLA Piper ügyvédi iroda szenior ügyvédje.
A LinkedIn-profil létrehozásával a felhasználó felhasználói szerződést köt a közösségi oldalt működtető céggel (európai felhasználók esetében ez az írországi LinkedIn vállalat). A szerződés szerint a felhasználó tulajdonában áll valamennyi adat, információ, amelyet a felhasználó a LinkedInen keresztül megoszt. A felhasználói szerződés alapján a felhasználó csak egyetlen profilt használ, nem adja ki a jelszavát, és nem bízza a profil használatát harmadik személyre.
Ezen túl, a felhasználói szerződés nyitva hagyja azt a kérdést, hogy a felhasználó kapcsolatai kinek a tulajdonában állnak. (Más kérdés, hogy amennyiben a Linkedin-profilt üzemeltető cég úgy dönt – például marketing okokból –, hogy a LinkedIn-közösségen belül láthatóvá teszi a kapcsolatait, az ily módon nyilvánossá tett információkra az üzleti titkokra vonatkozó védelem már aligha lesz alkalmazható.) Adódik viszont a következtetés, hogy amennyiben a felhasználó kapcsolati hálójára úgy tekintünk, mint a felhasználó által a LinkedIn-rendszeren belül megosztott adatokra, akkor ezek az információk a felhasználói szerződés szerint a felhasználó tulajdonát kell, hogy képezzék.
A kérdést az üzleti titokkör szempontjából vizsgálva némileg ellentétes következtetésre juthatunk. Abból fakadóan, hogy egy cég ügyféladatbázisa az adott cég tulajdonát képezi, következik, hogy az ügyféladatbázis megjelenési formájaként szolgáló (céges) LinkedIn-profilon létrejött kapcsolatok is a cég tulajdonában állnak. A céges LinkedIn-profiloktól eltérően kezelendő a magánszemély által létrehozott LinkedIn-profil, amelyben találhatóak olyan kapcsolatok, amelyek a magánszemély a munkájára, munkakörére tekintettel létesített üzletfejlesztési, marketing, üzleti célú céges kapcsolattartási stb. célokból. Ez esetben, noha a LinkedIn-profil egy magánszemélyhez kötődik, az ott létesített és tárolt kapcsolatok mégis szoros összefüggésben vannak a magánszemélyt foglalkoztató céggel.
A megfelelő felkészülés tehát aranyat érhet, ami ugyanakkor komplex intézkedéseket igényel:
Szabályok rögzítése: A szabályzatban célszerű feltüntetni a vállalat tevékenységéhez kapcsolódó LinkedIn-profilok tulajdonosát, a használati jogokat és korlátokat, a munkavállaló jogkörét és a munkaviszony megszűnésével járó lépéseket. Például meghatározható, hogy a munkavállaló kilépésekor a munkaviszonyra tekintettel létesített LinkedIn-kapcsolatainak adatait a cég rendelkezésére bocsátja, és vagy törli őket a profiljából, vagy – kifejezetten a munkaviszonnyal összefüggésben létesített LinkedIn-profil esetén – magát a profilt szünteti meg. A gyakran változó, átalakuló ‘social media’ platformokra figyelemmel célszerű platform-független szabályozás kialakítása.
Szabályzatok frissítése: Tekintettel a közösségi média fejlődési ütemére, szükséges a vonatkozó szabályok rendszeres frissítése, naprakészen tartása.
Magán- és üzleti célú profilok elkülönítése: Célszerű megkövetelni a munkavállalóktól, hogy magánjellegű és céges közösségi média-felületeiket egymástól elkülönített, szükség szerint elválasztható módon kezeljék, oly módon, hogy a céges felületeik, és az ott megosztott információk, létesített kapcsolatok a munkáltató számára transzparensen követhetőek legyenek.
Ügyféladatok védelme: Célszerű az ügyféladatokat jelszóval védett adatbázisban tárolni, függetlenül attól, hogy azok a közösségi médián keresztül, vagy más úton keletkeztek. Javasolt továbbá az ügyféladatbázis létrehozására és fenntartására fordított erőforrások dokumentálása, különös tekintettel az ezzel járó költségekre. Mindezen adatok és intézkedések egy esetleges későbbi jogvitában kellően alátámaszthatják, hogy, az akár a munkavállalók LinkedIn-aktivitása útján szerzett, vagy fenntartott kapcsolatok a vállalat célzott befektetésének eredményeként keletkeztek és a cég üzleti titkának minősülnek.
Addig is tehát, amíg a közösségi hálózatokra vonatkozó magyar szabályozás és joggyakorlat felzárkózik a technikai fejlődéshez, a vállalatok elsősorban a közösségi oldalakra vonatkozó elvárásaiknak szabályzatokban, munkaköri leírásban, vagy akár a munkaszerződésben való rögzítésével kerülhetik el azt, hogy a LinkedIn-kapcsolatoknak a vállalat érdekével ütköző felhasználására kerüljön sor.
