Nincs annál bosszantóbb, mint az utolsó pillanatban megkapni a hírt: egy rakás pénzt be kell fizetni áfára, méghozzá azonnal. Nincs lehetőség megoldásokban gondolkodni, felkészülni, átütemezni – cégvezetőként joggal érezheti beszorítva magát. Ennek nem kell így lennie. Szükség van némi megértésre a témával kapcsolatban, és egy kis előzetes munkára, de úgy gondolom, ez jobban megéri, mint gutaütést kapni három hét múlva.
A probléma látszólag a következő: a (gaz) könyvelő nem szól időben, emiatt a cég kész helyzettel szembesül. Ha ez lenne a teljes igazság, akkor már megoldódott volna a probléma, hiszen a piaci résre már rég lecsapott volna egy marketingben jártas könyvelőcsapat: „Gyorsiksz Könyvelőiroda – mi mindig időben értesítjük!”. A „későn szóló” könyvelők pedig kihaltak volna a piacról.
Nos, vessünk egy pillantást egy teljesebb képre. Ha meg akarjuk érteni a problémát – akár kellemes a gondolat, akár nem –, egy kicsit fel kell vennünk a könyvelő nézőpontját.
Az időzítés szerepe
Ahhoz, hogy a fizetendő áfa összegét meg tudja adni, a könyvelőnek előbb le kell könyvelnie a szóban forgó hónapnak vagy negyedévnek az anyagát. Lehet, hogy az Ön cégére nézve ez csak egy fél dosszié (egy 2 cm vastag, számlákból és iratokból álló köteg), de egy könyvelő nemcsak az Ön cégében gondolkodik. Neki az összes ügyfél anyagát kell lekönyvelnie.
Itt jön az időzítés szerepe. Minden olyan cég, amely előbb adja le az anyagát, és várhatóan az anyag teljes és pontos, jól feldolgozhatóan van összekészítve, előnyt élvez – és hamarabb jut információhoz.
Érdemes telefonon egyeztetni a könyvelővel az alábbiakat:
- Melyik napokon szeretné lekönyvelni az Ön cégének az anyagát ahhoz, hogy időben tudjon adatokat szolgáltatni Önnek, mint cégvezetőnek. Erre az időpontra juttassa el a könyvelőnek, amit kér.
- Október elején még érkezhetnek olyan számlák, amelyek teljesítési időpontja szeptemberi, tehát az áfa-tartalmuk a fizetendő áfát csökkenti. Mi legyen az a legkésőbbi dátum, ameddig az Ön cégébe beérkező, előző havi számlákat (a teljesítés időpontja szeptemberi) szeretné a könyvelő megkapni? Az a legrosszabb, amikor egyenként küldözgetjük neki a papírokat, mert nagyon szétaprózza a figyelmét, és valószínűbb, hogy egy idő után inkább megvárja, míg minden eszünkbe jut, és egyszerre foglalkozhat az egésszel.
- A könyvelési anyagot szétválogatva adja át a könyvelőnek: külön-külön legyenek lefűzve a beérkező számlák, a kimenő számlák, bankkivonatok, készpénzes bizonylatok és az összes többi egyéb. Ha az egyes csoportokon belül még dátum szerint sorba is teszi a papírokat, pályázhat a „könyvelőbarát ügyfél” címre. Mindenesetre időt spórol a könyvelőnek, és így saját magának is.
- Ne halogassa a számlák kiállítását az ügyfeleinek! Ez nemcsak könyvelési anyagot jelent, hanem ebből lesz az „életet adó” bevétel –, de ahhoz legalábbis el kell küldenie őket!
- Figyeljen a nagyobb munkák befejezésének időzítésére! Ha abban állapodott meg az ügyfelével, hogy szeptember 30. napjára készül el a nagy mű, akkor a teljesítés időpontja ez a nap, tehát a nagy összegű áfát a következő hónap (a példában október) 20-án kell befizetni. Ha október 3. napján adjuk át ugyanazt a terméket (fejezzük be a szolgáltatást), akkor ennek a számlának az áfáját nem kell október 20-án befizetni, csak egy hónap vagy negyedév múlva! Erre már szerződéskötéskor gondolni kell!
- Ha sok a cége könyvelési anyaga (több dosszié), szedjen össze minden elérhető bizonylatot most, és vigye el a könyvelőhöz akár ma. Így a munka nagy részét ő már elvégezheti a későn jövők megérkezése előtt!
- Ha a beérkező számlák eredeti példányait cégében előbb beteszi az utalandó számlák közé, és csak akkor adja át könyvelésre, ha már elutalta őket, akkor ezeket a számlákat most inkább fénymásolja le az utaláshoz, és az eredetiket készítse a könyvelési anyagba!
Matovics Klára közgazdász, tréner www.megertesakonyvelesrol.hu
