„A lehetőségek egy gyors autóban ülve száguldanak el mellettünk, nem sétálnak és nem is várnak” – érvel a Microsoft az üzleti intelligencia (Business Intelligence - BI)-megoldások használata mellett. A szervezeteknek minden döntési szinten rendelkezniük kell a valós idejű eladási eredményekről, a raktár helyzetéről, a piac változásairól, a versenytársak helyzetéről, a partnerek beszállítóiról ahhoz, hogy versenyben maradhassanak.

Sok információ, kevés idő

Egy vállalat szinte minden részlege adatokat halmoz föl, és az informatikai rendszerek alkalmazása révén többévi tételes adatsorok állnak rendelkezésére. Ám a tevékenység elemzése, a jövőbeli trendek meghatározása még mindig manuálisan történik. A hagyományos formában rendelkezésre álló adatbázisok nem is alkalmasak a mai tudásigény kiszolgálására. Nem személyre szabottak, nem a döntéshozásra alkalmas információkat tartalmazzák. Az adatokból nyert információ és a fejlődési vonal végén elhelyezkedő tudás „megszerzését” a BI-rendszerek segítik: elemezhető formába rendezik az adatokat, és bizonyos szempontok szerint strukturálják is. Akkor sincs szükség szakemberre, ha valamilyen új szempont szerint, újabb adatok bevonásával kell az elemzést elvégezni. Így pénzt és időt spórolhat meg a vállalkozás.
Milyen üzleti kihívásokkal néz naponta szembe egy vállalat? Például, hogy mennyire költséges az új ügyfelek megszerzése, vagy hogy nehéz megtartani a vevő márkahűségét. Nem könnyű feladat az egyre gyorsabban változó ízlés és igények kiszolgálása, sem a csökkenő nyereség okának a feltárása.
Az üzleti intelligencia az az eszköz, amely kifelé néz, és a versenytársakra koncentrál. Elsősorban ebben különbözik az adatbányászattól, ami főként a belső adatok elemzésére irányul.
Az üzleti intelligencia szoftverek feladata tehát, hogy a szervezet különböző egységeinél keletkező és raktározott adatokat összegyűjtve és felhasználva, a menedzsment és a vállalati tanácsadók számára biztosítsa azokat az információkat, amelyek nélkül elképzelhetetlen a jó megoldás és a megfelelő döntés. De nem mindig tudjuk pontosan, hogy mit keresünk. Az új eszköz lényege a mélyebb összefüggések felderítése: képes kimutatni a különböző adatrendszerek egymáshoz viszonyított kapcsolatrendszerét és annak erősségét, így a meglévő adatok megfelelő vizsgálatával új ismereteket is szerezhet a vállalati vezetés. Azáltal, hogy előre jelez trendeket, és halmazokat hoz létre, segít megtalálni, hogy az adott üzleti probléma megoldásához melyik szegmenssel kell foglalkozni: melyik partneri kört érinti, melyik terméket, vagy melyik munkatársat. A rendszer a „kérdés megfogalmazásában” segít, könnyebbé teszi a gazdasági kimutatások elkészítését, vagy a versenytársak pozicionálását, de senki helyett nem hoz döntést.

Mi tehát az BI?
A BI fogalmát és koncepcióját 1993-ban vezette be az amerikai Gartner Group. Eszerint ez egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi a vállalati szintű tudásbázisok és adatok elérését, valamint megértését. E szoftver segítségével nagy mennyiségű, komplex adatok elemzésére nyílik tehát lehetőség, ami gyorsabb, megalapozottabb döntéshozatalt, a piaci változások gyorsabb felismerését és hatékonyabb reagálást eredményezhet. Nélküle a vállalatoknál hiányzik ez az integrált, nyitott platform.
A BI sokak szerint azonban egy újszerű hírszerzési tevékenység. Nem kémkedés, csak a begyűjtött információk csoportosításával, a tények megfelelő értelmezésével juttatja a vállalatvezetőt a versenytársakkal szemben előnyhöz.
Az üzleti intelligencia szélsőséges példája is előfordult már azonban. Az Egyesült Államok egy nagyvállalatokat tömörítő szervezete az összes európai versenytársat megvizsgálta különböző üzleti szempontok szerint. Az adatok beszerzéséhez – lehet, hogy mégis kémkedés? – BI segítségével figyeltette meg többek között az olyan információs csatornákat , mint a telefon, vagy az e-mailek. Majd a begyűjtött információk alapján az ipari szabadalmak területén az USA képes volt megelőzni európai versenytársait. Amikor mindez napvilágot látott, kitört ugyan a botrány, de az üzleti intelligencia eszköztárába alkalmazott módszerek továbbra is legálisak.